Перевод сотрудника – одна из самых частых кадровых операций. При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) оформление записи требует особой внимательности: необходимо соблюдать требования ТК РФ, а также новые правила ведения электронного учёта. В этой статье подробно разберём, какие поля заполнять, какие документы использовать и как правильно оформить запись.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной, который хранится в системе 1С:Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерии или в облачных сервисах (например, Е-Офис 24). Она позволяет:
- Хранить сведения о трудовой деятельности сотрудника в едином электронном виде;
- Упростить процесс выдачи и обновления данных;
- Снизить риск потери или повреждения бумажных документов.
Перевод сотрудника оформляется записью в соответствующий раздел ЭТК. Эта запись фиксирует основные сведения о перемещении.
Нормативно‑правовая база
Для правильного оформления записи необходимо учитывать несколько нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 70, 71, 77) – регламентирует порядок переводов и оформление кадровых документов.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от № 1035).
- Письменные инструкции Министерства труда и социальной защиты РФ.
- Внутренние регламенты организации (приказ о переводе, заявление сотрудника).
Важно помнить, что запись в ЭТК должна быть подтверждена официальным документом – обычно это приказ о переводе или заявление сотрудника о переходе в электронный учёт.
Шаги по оформлению записи о переводе
Подготовка документа‑основания
- Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронный учёт (или приказ о переводе, если перевод инициирован работодателем).
- Документ должен содержать:
- ФИО сотрудника;
- Дата перехода;
- Новое место работы и должность;
- Номер и дату приказа (или другого основания).
- Документ подписывается сотрудником и (при необходимости) уполномоченным лицом отдела кадров.
Выбор места записи в ЭТК
В электронной форме записи обычно используют следующие графы:
- Графу 1 – Сведения о работе (номер записи, дата начала работы в новой должности).
- Графу 2 – Дата фактического начала исполнения обязанностей.
- Графу 3 – Наименование организации/подразделения и должность.
- Графу 4 – Реквизиты документа‑основания. Здесь указывается номер и дата приказа (или другого основания). Пример: «Приказ № 123 от »».
- Графу 5 – Примечания (при необходимости).
Заполнение полей
Пример заполнения записи (в виде таблицы):
| Графа | Содержание |
|---|---|
| 1 | 001 (номер записи в книге) |
| 2 | |
| 3 | ООО «Пример»; Должность: «Старший менеджер по продажам» |
| 4 | Приказ № 123 от |
| 5 | Перевод с позиции «Младший аналитик» |
Подтверждение записи
После внесения данных в ЭТК необходимо:
- Подписать запись электронной подписью ответственного сотрудника отдела кадров.
- Отправить уведомление сотруднику о внесении записи (по электронной почте или в личный кабинет).
- Сохранить журнал изменений (лог‑файл) для контроля.
Частые ошибки и как их избежать
- Неуказание номера и даты приказа. Без этого запись может быть признана недействительной.
- Заполнение нескольких записей в одной графе. Каждая запись должна быть уникальной и пронумерованной.
- Отсутствие подписи. Электронная подпись обязательна для юридической силы.
- Неучёт временных переводов. По новым правилам временные переводы не заносятся в ЭТК, только постоянные.
Для минимизации ошибок рекомендуется:
- Проводить пробную запись в черновике;
- Проверять соответствие заполнения актуальному законодательству;
- Консультироваться с экспертами (например, с компанией «Митрофанова и партнёры»).
Примеры готовых записей
Пример записи о переводе на другую должность
Графа 1: 005 Графа 2: Графа 3: ООО «ТехноСервис»; Должность: «Инженер‑конструктор» Графа 4: Приказ № 78 от Графа 5: Перевод с позиции «Младший инженер»
Пример записи о переводе в другое подразделение
Графа 1: 012 Графа 2: Графа 3: ООО «Альфа»; Подразделение: «Отдел маркетинга» Графа 4: Приказ № 45 от Графа 5: Перевод с позиции «Маркетолог» в «Старший маркетолог»
Как перейти полностью на электронную форму?
Если организация планирует полностью отказаться от бумажных трудовых книжек, следует выполнить следующие действия:
- Обучить персонал работе с ЭТК (тренинги, инструкции).
- Настроить систему (1С, облачный сервис) для автоматического формирования записей.
- Получить согласие сотрудника на переход в электронный учёт (заявление).
- Внести в ЭТК все текущие данные из бумажных книжек.
- Вести журнал перехода, где фиксируется дата и номер документа, подтверждающего переход.
После этого сотрудник получает доступ к своей электронной книжке через личный кабинет, а кадровый отдел может в любой момент просматривать и редактировать записи.
Запись в электронной трудовой книжке о переводе – это не просто формальность, а важный документ, который фиксирует изменения в трудовых отношениях и служит доказательной базой при возможных проверках. Соблюдая требования ТК РФ, актуальные нормативные акты и рекомендации экспертов, вы сможете оформить запись корректно, без риска ошибок и спорных ситуаций.
Помните, что правильная запись – это:
- чёткое указание даты и основания перевода;
- полные реквизиты новой должности и подразделения;
- подтверждение подписью ответственного лица;
- сохранение всех изменений в журнале учёта.
Соблюдая эти простые правила, вы обеспечите прозрачность кадровых процессов и снизите административную нагрузку на отдел кадров.
Автор статьи: кадровый эксперт, специалист по трудовому праву.