Перевод сотрудника на другую должность – одна из самых частых кадровых процедур. Правильное оформление записи в трудовой книжке гарантирует юридическую корректность и избавит от возможных споров при проверках.
Общие правила внесения записи о переводе
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. 2022 г.) в трудовую книжку вносятся сведения о постоянных переводах. Временные переводы в неё не включаются.
- Запись о переводе делается в графе 2 (наименование подразделения) и графе 3 (должность).
- Если название подразделения изменилось‚ в третьем столбце обязательно указывается новое наименование.
- При изменении только места работы (перевод в другое подразделение) в графе 3 пишется формулировка: «Переведен в такое‑то подразделение на такую‑то должность».
- Если должность сохраняется‚ но меняется только подразделение‚ в графе 3 указывается новая должность точно так же‚ как она отражена в приказе.
Как оформлять запись‚ если изменилось только название подразделения
В этом случае в графе 3 (должность) указывается новое наименование подразделения‚ а в графе 2 – старое название‚ которое заменяется на новое.
Как оформлять запись‚ если изменилась только должность
Если должность изменена‚ но подразделение остается прежним‚ в графе 2 остаётся прежнее название подразделения‚ а в графе 3 пишется новая должность.
Примеры записей в трудовой книжке
Пример перевода в другое подразделение того же работодателя
Графа 1: Графа 2: Отдел продаж (изменено название на «Отдел клиентских продаж») Графа 3: Руководитель отдела продаж → Руководитель отдела клиентских продаж
Пример перевода на другую должность в том же подразделении
Графа 1: Графа 2: Отдел маркетинга Графа 3: Специалист по маркетингу → Менеджер по брендингу
Пример перевода в другое структурное подразделение
Графа 1: Графа 2: Отдел кадров Графа 3: Специалист по работе с персоналом → Ведущий специалист по развитию кадров
Пример записи о совместительстве и последующего перевода
Если в трудовой книжке ранее была запись о совместительстве‚ то при переводе на основную работу в графе 2 указывается дата начала работы по совместительству‚ а в графе 3 – формулировка:
Работа по совместительству на должности Главбух стала основной.
Пошаговая инструкция по заполнению записи
- Определите дату перевода. Указывается в графе 1.
- Укажите наименование подразделения. В графе 2 пишется текущее название (при изменении – новое).
- Заполните графу «Должность». В графе 3 указывается новая должность‚ точно соответствующая приказу.
- Сделайте отметку о сохранении прежних сведений. При изменении только подразделения в графе 3 добавляется фраза «Переведен в такое‑то подразделение на такую‑то должность».
- Подпишите приказ о переводе. В конце записи делается отметка о прикладывании приказа (или его номер и дата).
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли указывать структурное подразделение в приказе? Да‚ если в трудовом договоре было указано конкретное подразделение‚ в записи о переводе необходимо отразить его.
- Как оформить перевод‚ если сотрудник меняет не только должность‚ но и место работы? В графе 2 указывается новое подразделение‚ а в графе 3 – новая должность. При этом в графе 1 указывается дата перевода.
- Можно ли оформить перевод без приказа? Нет‚ перевод должен оформляться официальным приказом работодателя.
Образцы записей (для справки)
Ниже приведены типичные формулировки‚ которые можно использовать при заполнении трудовых книжек.
- «Переведен в отдел контроля качества на должность Инженер‑контролёр»
- «Переведен в отдел логистики на должность Менеджер по логистике»
- «Переведен в отдел финансов на должность starshiy accountant»
Правильное оформление записи о переводе в трудовой книжке – важный элемент трудовой документации. Соблюдая указанные выше правила и используя примеры из практики‚ вы сможете без проблем пройти проверку трудовой инспекции и избежать недоразумений при оформлении кадровых документов.
Для более детального ознакомления с образцами приказов и форм заполнения рекомендуем обратиться к материалам КонсультантПлюс и к официальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утв. 2022 г.).