В современной практике кадрового делопроизводства часто возникают вопросы о правильном оформлении трудовых книжек при приеме сотрудников в обособленные структурные подразделения — филиалы. Эта процедура имеет свои особенности, которые важно соблюдать во избежание ошибок и нарушений трудового законодательства.

Правовые основы оформления записи

Согласно действующему законодательству, филиал юридического лица не является самостоятельным работодателем, а представляет собой его обособленное подразделение. Поэтому при оформлении трудовой книжки важно правильно указать место работы;

Основные нормативные документы, регулирующие этот процесс:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 55, 66, 68);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 580н (ред. 2024 г.) «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
• Устав организации, где должны быть закреплены полномочия филиала.

Варианты оформления записи о приеме в филиал

Существует два основных способа внесения записи о приеме на работу в филиал:

Указание филиала в заголовке записи

Указание филиала непосредственно в тексте записи

Оба варианта являются корректными, но наиболее распространенным и рекомендуемым является первый способ — указание филиала в заголовке записи. Это делает документ более читаемым и структурированным.

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки при приеме в филиал

1. Проверка наличия трудовой книжки.
   • Если у сотрудника трудовая книжка уже есть, необходимо убедиться, что она ведется правильно и не содержит ошибок.
   • Если трудовая книжка отсутствует или испорчена, работодатель обязан выдать новую (ст. 66 ТК РФ).
2. Заполнение титульного листа.

   На титульном листе указываются:

   • Фамилия, имя, отчество работника;
   • Дата рождения;
   • Образование;
   • Профессия или специальность;
   • Дата заполнения;

   Важно: все записи на титульном листе должны быть заверены подписью работника и печатью организации (при наличии).

3. Внесение записи о приеме на работу.

   Запись вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе» и должна содержать:

   • Порядковый номер записи;
   • Дата приема на работу (число, месяц, год);
   • Наименование должности с указанием структурного подразделения (филиала);
   • Наименование организации;
   • Основание приема (реквизиты приказа о приеме на работу).
4. Подписание и заверение записи.

   Запись подписывается лицом, ответственным за ведение трудовых книжек, и заверяется печатью организации (если она используется).

Образец записи о приеме в филиал

Особенности приема на работу в филиал

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. При приеме на работу в филиал в электронную трудовую книжку вносится аналогичная запись, но с учетом особенностей формата.

Образец записи в ЭТК:

Принят на должность менеджера
в филиал «Калужский»
ООО «Ромашка»
Основание: Приказ от № 45-к

Совместительство и работа в филиале

Если сотрудник принимается на работу по совместительству в филиал, запись в трудовую книжку вносится только по его заявлению и только работодателем по основному месту работы.

Перевод в филиал

Если сотрудник переводится из головного офиса в филиал, запись о переводе вносится в трудовую книжку с указанием филиала.

Ответственность за нарушения при оформлении записи

Неправильное оформление записи о приеме на работу в филиал может повлечь за собой:

• Административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ) в виде штрафа от 1 000 до 5 000 рублей;
• Имущественную ответственность работодателя перед работником в случае причинения ущерба;
• Проблемы при оформлении пенсии из-за некорректных записей в трудовой книжке;
• Трудности при трудоустройстве в других организациях из-за нечитаемых или неправильных записей.

Рекомендации для кадровиков

• Используйте образцы записей из проверенных источников (например, КонсультантПлюс, официальные сайты Минтруда);
• Проводите регулярный аудит трудовых книжек на предмет наличия ошибок;
• Обучайте сотрудников, ответственных за ведение трудовых книжек, новым правилам;
• Используйте программное обеспечение для автоматизации ведения трудовых книжек (например, 1С:Зарплата и управление персоналом);
• Храните трудовые книжки в соответствии с требованиями (в сейфе, в отдельном помещении, недоступном для посторонних);
• Своевременно вносите изменения при переводах, увольнениях, изменениях наименования организации.

Оформление записи о приеме на работу в филиал — это важный процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения всех нормативных требований. Правильно заполненная трудовая книжка защищает интересы как работника, так и работодателя, обеспечивает корректное ведение трудового стажа и упрощает процедуры при оформлении пенсии и трудоустройстве в будущем.

Следуя приведенным рекомендациям и используя представленные образцы, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации.

Важно: всегда сверяйтесь с актуальными нормативными актами, так как правила ведения трудовых книжек могут изменяться.