Приём на должность генерального директора (ГД) имеет свои особенности, которые отражаются в оформлении трудовой книжки. Ниже представлена подробная инструкция, нормативная база и готовые образцы записей, которые помогут избежать ошибок при оформлении кадровых документов.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 68 (общие правила ведения трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – устанавливает форму записи о приёме, избрании, назначении на должность.
• Федеральный закон № 14‑ФЗ «Об акционерных обществах» (если ГД избирается собранием акционеров).
• Устав организации – может предусматривать порядок избрания/назначения генерального директора.

Согласно пункту 4.1 Приказа № 320н, запись о приёме на работу делается в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа (или иного документа, подтверждающего факт назначения).

Кто отвечает за внесение записи?

Оформлением трудовой книжки генерального директора занимается:

1. Кадровая служба (или уполномоченное лицо) – если в организации есть отдел кадров.
2. Сам генеральный директор – в случае, когда он сам ведёт кадровую документацию (малые предприятия, ИП).
3. Учредитель (или совет директоров) – при отсутствии кадровой службы именно учредитель подписывает приказ и может лично внести запись.

Важно, чтобы лицо, вносящее запись, имело право подписи на соответствующем приказе (или решении учредителя).

Что должно быть указано в записи?

Согласно форме, установленной Приказом № 320н, в графе 4 трудовой книжки указываются:

• Дата приёма (назначения, избрания) – день, месяц, год.
• Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
• Должность – «Генеральный директор» (можно уточнить – «Генеральный директор ООО «Название»»).
• Основание для внесения записи – номер и дата приказа о приёме на работу или номер и дата решения учредителя (совета директоров) о назначении.
• Условия труда (по желанию) – график работы, оклад, основные должностные обязанности (не обязательно, но допустимо).

Если генеральный директор принимается на работу по трудовому договору, основанием является приказ о приёме на работу. Если он избирается или назначается решением учредителей, основанием служит протокол общего собрания акционеров/участников или решение единственного участника.

Образец записи о приёме генерального директора

Генеральный директор
Принят на работу в ООО «Ромашка» с г.
Основание: Приказ № 45 от г. о приёме на работу.

В трудовой книжке запись оформляется следующим образом (пример заполнения граф):

Примечание: Если запись делается на основании решения учредителя, вместо приказа указывается:

Решение единственного участника ООО «Ромашка» от г. № 12 о назначении генерального директора.

Образец записи об увольнении генерального директора

При увольнении ГД запись вносится в соответствии с тем же порядком, что и для обычных сотрудников.

Генеральный директор
Уволен по собственному желанию с г.
Основание: Приказ № 78 от г. об увольнении.

Заполнение графами:

Особенности оформления для генерального директора

• Основание может быть не приказом, а решением учредителя – в этом случае в графе 4 указывается номер и дата протокола собрания участников/акционеров или решения единственного участника.
• Отсутствие трудового договора – если ГД работает на основании устава и решения учредителей, трудовой договор может не заключаться, но запись в трудовой книжке всё равно обязательна.
• Срок внесения записи – не более пяти рабочих дней с даты издания приказа (или решения).
• Подпись и печать – запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика, директора по персоналу, учредителя) и печатью организации (если она используется).

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие указания основания – без номера и дата приказа/решения запись считается неполной.
2. Неправильная формулировка должности – пишите точно «Генеральный директор», без сокращений, если иное не предусмотрено локальными актами.
3. Пропуск срока внесения – ведите контрольный журнал приказов, чтобы не пропустить пятидневный срок.
4. Неучёт изменений в уставных документах – если в уставе изменён порядок избрания ГД, убедитесь, что основание записи соответствует новому порядку.
5. Отсутствие печати – в организациях, где используется печать, её отсутствие может привести к признанию записи недействительной.

Оформление записи в трудовой книжке генерального директора требует внимательного отношения к нормативным актам и внутренним документам организации. Главное – правильно указать дату приёма, основание (приказ или решение учредителя) и должность. Следуя представленным образцам и рекомендациям, вы избежите типичных ошибок и обеспечите законное ведение трудовых книжек для руководящего состава компании.

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации (например, при совмещении должностей или при переходе ГД на другую форму собственности), рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или специалистом по кадровому делопроизводству.