В 2026 году бумажная трудовая книжка по‑прежнему остаётся важным документом, особенно когда работник отказывается от перехода на электронную форму (ЭТК). Правильное оформление записи о приёме на работу, соблюдение требований Трудового кодекса РФ и Правил хранения трудовых книжек позволяют избежать ошибок и спорных ситуаций.
Что требует закон
Согласно ч. 3, 4 ст. 66 ТК РФ и ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности сотрудника в единой форме ЕФС‑1. При этом:
- Вести запись необходимо как в электронном, так и в бумажном виде.
- Если сотрудник выбирает ЭТК, то в бумажной книжке всё равно фиксируется запись о приёме на работу.
- Запись должна быть сделана в тот же рабочий день, когда издан приказ о приёме.
Эти требования подтверждены разъяснениями Минтруда и примерами из КонсультантПлюс (2026 г.)
Ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ, статьи 66 и 66.1.
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Порядок № 1305 от ).
Этапы оформления записи о приёме на работу в бумажной книжке
Ниже перечислены основные шаги, которые необходимо выполнить, чтобы правильно оформить документ.
Подготовка ьного листа
- Подпись ответственного лица – руководитель отдела кадров или назначенный ответственный.
- Печать организации (ИП) – ставится, если она используется.
- Указать номер и дату приказа о приёме.
Заполнение первой страницы
В первой (трудовой) части книжки вводятся сведения:
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Паспортные данные.
- Должность, на которую принимается.
- Дата начала работы.
- Сведения о предыдущей работе (если имеются).
Пример оформления (см. образец от экспертов Актион Кадры и HR, 2026‑02‑18):
Запись о приёме на работу ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Паспорт: 45 12 345678 Должность: менеджер по продажам Дата начала работы: Предыдущая работа: ООО «Ромашка», 2018‑2025
Оформление отказа от бумажной формы
Если сотрудник сразу выбирает ЭТК, в бумажной книжке делаются две записи:
- Запись о приёме на работу.
- Запись о переходе на электронную форму (отметка о согласии).
Эти данные фиксируются в соответствии с разъяснениями Минтруда (2026‑02‑15).
Частые вопросы и ответы
Нужно ли вести бумажную книжку, если сотрудник выбрал ЭТК?
Да. По закону необходимо сделать запись о приёме на работу в бумажной версии. После этого можно оформить заявление о переходе на ЭТК.
Как оформить дубликат, если оригинал потерян?
В 2026 году допускаеться оформить дубликат, но в нём также должна быть указана запись о приёме. Дубликат оформляется в том же порядке, что и оригинал.
Какой срок подачи информации в ЭТК?
Информацию необходимо передать не позже рабочего дня, следующего за днём изготовления приказа о приёме. Это требование установлено в Порядке ведения трудовых книжек (2026‑03‑03).
Что делать, если у соискателя нет бумажной трудовой книжки?
В этом случае работодатель всё равно обязан поставить запись о приёме в книжке, которую он выдаст новому сотруднику. Далее можно оформить переход на ЭТК.
Практические рекомендации для работодателя
- Подготовьте образцы записей и приказов – они помогут избежать ошибок.
- Сохраняйте копию каждой записи в электронном виде (для контроля и архивации).
- Контролируйте сроки – запись должна быть сделана в тот же рабочий день, когда издан приказ.
- Обучайте персонал правилам заполнения книжки, особенно в случае перехода на ЭТК.
- Проверяйте соответствие с требованиями ТК РФ и Порядка хранения трудовых книжек.
Для более детального ознакомления с примерами и образцами рекомендуется обратиться к материалам КонсультантПлюс (2026) и Актион Кадры (образцы 2026‑02‑18).
Ведение бумажной трудовой книжки при приёме на работу – обязательный процесс, который требует строгого соблюдения нормативных требований. Правильная оформление первой записи, учёт возможного отказа от бумажной формы и своевременное оформление перехода на электронную форму позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадровых отношений.
Соблюдая указанные выше рекомендации, работодатель сможет корректно оформить документ, сохранить все необходимые сведения о трудовой деятельности сотрудника и выполнить требования законодательства РФ.