Оформление трудовых отношений — один из самых ответственных процессов в кадровой работе. Любая ошибка в документах может привести к проблемам как для работодателя, так и для сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, что говорит Трудовой кодекс РФ о приеме на работу, как правильно сделать запись в трудовой книжке и какие нюансы актуальны в 2026 году.

Законодательная база: кто и когда обязан вести трудовые книжки?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Правила ее ведения и хранения регламентируются Постановлением Правительства РФ от № 225.

Закон четко определяет, кто обязан вести бумажные трудовые книжки:

• Работодатель (организации и индивидуальные предприниматели) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, при условии, что данная работа является для сотрудника основной.
• Исключения: работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не имеют права вести трудовые книжки лиц, работающих у них.

Электронные и бумажные трудовые книжки: актуальные правила

С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с этим в ТК РФ появилась статья 66.1, которая регулирует формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Важно помнить ключевые правила:

1. Работникам, впервые поступающим на работу после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся. Для них предусмотрено только формирование электронных сведений о трудовой деятельности.
2. Работодатели обязаны продолжать вести бумажные трудовые книжки на тех работников, которые не подали заявление о переходе на электронный формат (то есть решили сохранить бумажный вариант).

Если сотрудник, перешедший на ЭТК, просит внести запись о приеме на работу в его бумажную трудовую книжку, работодатель обязан это сделать.

Сроки внесения записи о приеме на работу

Одним из самых частых вопросов является срок, в который работодатель должен зафиксировать факт трудоустройства. Роструд в своих последних разъяснениях подчеркивает:

Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку нужно не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы сотрудника.

При этом важно учитывать, что если работник проработал менее 5 дней и уволился, запись все равно может быть внесена по его просьбе, однако закон прямо обязывает работодателя делать запись только при превышении пятидневного порога.

Пошаговая инструкция: как правильно внести запись

Заполнение трудовой книжки требует предельной внимательности. Разберем правильный порядок внесения записи о приеме на работу.

Шаг 1. Заполнение титульного листа (для новых книжек)

Если книжка заводится впервые (для сотрудников, сохранивших право на бумажную книжку до 2021 года), необходимо заполнить титульный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия. Дата заполнения ставится день внесения первой записи.

Шаг 2. Внесение записи в раздел «Сведения о работе»

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка полное наименование организации (без сокращений). Под этим заголовком вносятся данные:

• Графа 1 — порядковый номер записи.
• Графа 2 — дата приема на работу (арабскими цифрами, например: ).
• Графа 3 — запись о приеме на работу с указанием структурного подразделения и должности (профессии, специальности). Если в трудовом договоре есть особые условия (например, работа по совместительству, вахтовый метод), это также указывается здесь.
• Графа 4 — ссылка на документ, на основании которого внесена запись (обычно это приказ или распоряжение работодателя). Указываются дата и номер приказа;

Пример заполнения:

Графа 1: 10
Графа 2: 18 05 2026
Графа 3: Принят в отдел маркетинга на должность специалиста.
Графа 4: Приказ от № 12-к

Учет и движение трудовых книжек

Трудовой кодекс и Постановление Правительства № 225 требуют не только правильного заполнения, но и строгого учета бланков. Каждая организация обязана вести журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

При приеме на работу работник может принести уже имеющуюся у него трудовую книжку. В этом случае:

1. Работодатель снимает копию и вносит запись о приеме.
2. В журнале учета движения делается соответствующая пометка.
3. В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» (при приеме на работу работником вносится запись о том, что книжка принята от сотрудника, либо ставится подпись сотрудника о том, что он передал документ). При увольнении именно в этой графе работник распишется за получение книжки на руки.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если кадровик обнаружил ошибку в ранее внесенной записи (например, неверная дата или должность), зачеркивать ее нельзя. Исправления вносятся следующим образом:

• В графе 1 ставится очередной порядковый номер.
• В графе 2 указывается дата внесения исправления.
• В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу вносится правильный текст.
• В графе 4 повторяется ссылка на приказ работодателя (либо указывается новый приказ, если ошибка была в реквизитах).

Соблюдение требований Трудового кодекса РФ при приеме на работу и ведении трудовых книжек — это гарантия отсутствия штрафов от трудовой инспекции и защиты прав работников. В 2026 году кадровикам необходимо учитывать баланс между электронными сведениями и бумажными носителями, не забывая вносить записи о приеме не позднее 5 рабочих дней и скрупулезно фиксируя все движения документов в журналах учета.