Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем. Правильное оформление записей в ней имеет решающее значение для будущих трудовых прав и льгот. В этой статье мы разберём, как правильно оформить запись о приёме на работу, какие требования предъявляются к оформлению, а также приведём актуальный образец записи за 2026 год.
Общие правила оформления трудовой книжки
- Записи в трудовой книжке пишутся чёрным, плотным, непрерывным чернилами (цвета красного и синего допускаются только в случае ошибок и исправлений).
- Нельзя использовать сокращения, аббревиатуры и неполные названия организаций.
- В каждой записи обязательно указывается полное наименование организации и, при наличии, сокращённое наименование.
- Дата и номер приказа (или договора) должны быть точными и соответствовать документу, который является основанием для записи.
- Если запись в книжке была внесена с ошибкой, её необходимо исправить в соответствии с правилами Минтруда и указать в графе 4 правильный номер приказа.
- Все записи должны быть расположены в порядке их поступления, а каждая новая запись получает порядковый номер.
Что нужно знать перед записью
- Подтвердите, что у вас есть действительный приказ о приёме или трудовой договор, на основании которого будет оформлена запись.
- Убедитесь, что в организации есть штамп для оформления записей. Для крупных компаний (более 1000 сотрудников) штамп обычно заказывают заранее.
- Запомните, что в графе 4 указывается номер и дата приказа, а в графе 3 – полное и сокращённое наименование организации.
- Если в организации произошло переименование, в записи указываеться новое наименование, а в графе 4 указывается дата и номер приказа о переименовании.
Шаги оформления записи о приёме на работу
- Откройте свободную страницу трудовой книжки.
- Заполните графу 1: порядковый номер записи (например, 1).
- Заполните графу 2: дата приёма на работу (формат: DD.MM.YYYY).
- Заполните графу 3: полное наименование организации и, при наличии, сокращённое наименование.
- Заполните графу 4: номер и дата приказа о приёме (или договора). Если приказ был отменён, укажите дату и номер отменяющего приказа.
- Подпишите запись и приложите штамп.
- Сохраните копию приказа/документа в личный кабинет сотрудника.
Образец записи в трудовой книжке (2026 год)
Ниже приведён пример оформления записи о приёме на работу в соответствии с новыми правилами 2026 года. Обратите внимание на точность данных и соблюдение всех требований.
1 Общество с ограниченной ответственностью Консалтинговая компания Премьер (ООО «Консалтинговая компания Премьер») - № 12/2026 от Приказ о приёме на работу
В данном примере:
- Графа 1 – порядковый номер записи (1).
- Графа 2 – дата приёма .
- Графа 3 – полное и сокращённое наименование организации.
- Графа 4 – номер и дата приказа (№ 12/2026 от ).
Как исправить ошибку в записи
Если в трудовой книжке была внесена ошибка (неправильный номер приказа, дата и т.п.), то:
- В графе 4 указывается правильный номер и дата приказа (или дата и номер отменяющего приказа).
- В графе 1 и 2 оставьте прежние данные, если они верны.
- Запись не удаляется, а дополнительно фиксируется исправление.
Особые случаи: совместительство, перевод, смена фамилии, переход на ЭТК
- Для записи о приёме на работу по совместительству указывайте в графе 3 тип работы (сотрудник по совместительству) и дату начала работы.
- При переводе сотрудника в другую должность в той же организации создаётся новая запись с новым порядковым номером.
- При смене фамилии в графе 3 указывается как «старое имя», а в графе 4 – «новое имя».
- При переходе на экономический трудовой контракт (ЭТК) в графе 3 указывается тип контракта, а в графе 4 – дата и номер приказа о переходе.
Где скачать актуальные образцы и бланки
Для удобства вы можете скачать официальные образцы и бланки трудовой книжки:
- Министерство труда – образцы трудовой книжки
- КонсультантПлюс – образцы и инструкции
- Система кадров – подборка образцов
Правильное оформление записи в трудовой книжке – это залог безупречного трудового стажа и соблюдения всех правовых требований. Следуйте приведённым шагам, используйте актуальные образцы и не забывайте о точности данных. В случае ошибок – исправляйте их в соответствии с правилами Минтруда, указывая правильный номер приказа в графе 4. Удачного оформления!