Запись о приёме работника в трудовую книжку – один из обязательных элементов кадрового документооборота. Неправильное оформление или нарушение сроков может привести к административной ответственности работодателя и осложнить трудовые отношения. В статье подробно рассматриваются нормативные требования, практические нюансы и рекомендации по своевременному внесению записи.
Правовая база
Основные положения, регулирующие сроки внесения записи, содержатся в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и Федеральном законе № 27‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Ключевые статьи:
- Статья 66 ТК РФ – запись о приёме должна быть внесена не позднее пяти рабочих дней с даты начала работы.
- Часть 1 статьи 67 ТК РФ – запись в журнал учёта трудовых книжек и вкладышей должна быть сделана в течение недели после издания приказа (распоряжения) о приёме.
- Пункт 2.1 ст. 6, пункт 2 ст. 8, пункты 4 п. 2, 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона № 27‑ФЗ – обязательная передача сведений в СФР (единый федеральный реестр) по форме ЕФС‑1 в тот же срок.
Каков именно срок?
- Пять рабочих дней – максимальный срок, в течение которого работодатель обязан внести запись в трудовую книжку работника. Считаются только рабочие дни, исключая выходные и праздничные.
- Если приказ о приёме издан позже даты фактического начала работы, запись в книжку должна быть сделана не позднее недели со дня издания приказа.
- При приёме на работу, если срок трудового договора менее пяти календарных дней, запись в книжку не требуется (работник считается «непродолжительно» отработавшим).
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Оформление приказа (распоряжения)
Приём на работу фиксируется приказом, в котором указываются:
- ФИО работника;
- дата начала работы;
- должность, разряд, условия труда;
- основание приёма (трудовой договор, контракт и т.д.).
Шаг 2. Передача сведений в СФР
Согласно п. 2.1 ст. 6 и п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27‑ФЗ, сведения о приёме необходимо отправить в СФР в форме ЕФС‑1 в тот же день, когда издан приказ.
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
Запись делается в графу 3 раздела «Сведения о работе»:
- дата приёма (день, месяц, год);
- наименование организации, её ИНН и ОКПО;
- должность, разряд, тарифная ставка;
- номер приказа и дата его издания.
Запись должна быть выполнена не позднее пяти рабочих дней с даты начала работы.
Шаг 4. Оформление книги учёта трудовых книжек
В журнале учёта фиксируется:
- номер и дата приказа;
- ФИО работника;
- номер и дата выдачи (или возврата) трудовой книжки.
Эта запись делается в течение недели после издания приказа.
Особые случаи
4.1 Приём на работу менее 5 дней
Если сотрудник отработал менее пяти календарных дней, запись в трудовую книжку не требуется. Трудовая книжка может быть возвращена без отметок.
4.2 Отказ от приёма после издания приказа
Если работник отказался от работы до фактического начала, у работодателя нет оснований вносить запись. Приказ считается недействительным, и книжка остаётся без отметок.
4.3 Работа по совместительству
Для совместителей запись в книжку также обязана быть сделана, но сроки могут быть гибче, если совместительство оформлено в виде отдельного договора и не превышает пяти дней в календаре.
4.4 Ошибки и исправления
Если запись была внесена с опозданием или с ошибкой, необходимо оформить поправку в той же графе, указав причину исправления, дату и подпись ответственного лица.
Последствия несоблюдения сроков
- Административная ответственность – штраф для юридических лиц в размере от 5 000 до 20 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Утрата права работника на получение трудовой книжки в полном объёме, что может осложнить получение пенсии, соц. льгот.
- Повышенный риск трудовых споров и судебных разбирательств.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли внести запись в трудовую книжку в выходной день?
Нет. Считаются только рабочие дни. Если пятница – последний рабочий день, а запись не сделана, срок продлевается до следующего понедельника.
Вопрос: Что делать, если работник начал работать без приказа?
Необходимо оформить приказ в ретроспективе, указав реальную дату начала работы, и сразу же внести запись в книжку. При этом следует объяснить причину задержки в служебной записке.
Вопрос: Какой срок считается «недельным»?
Считается семь календарных дней, включая выходные. Однако если в течение недели выпадает более трёх праздничных дней, срок может быть продлён до следующего рабочего дня.
Вопрос: Нужно ли возвращать трудовую книжку, если сотрудник отработал менее 5 дней?
Да. Книжка возвращается без записей, а в журнале учёта фиксируется факт выдачи без отметки о приёме.
Практические рекомендации
- Создайте в организации шаблон приказа о приёме, где уже прописаны все обязательные реквизиты.
- Назначьте ответственного за кадровый документооборот, который будет контролировать сроки.
- Внедрите автоматизированную систему, генерирующую напоминания о пятидневном сроке.
- Проводите еженедельный аудит записей в трудовых книжках и журнале учёта.
Соблюдение пятирабочих‑дневного срока внесения записи о приёме в трудовую книжку – обязательное требование Трудового кодекса РФ. Нарушение этого срока влечёт административные штрафы и может создать трудовые споры. Чёткое планирование, наличие шаблонов приказов и автоматизированные напоминания позволяют избежать ошибок и обеспечить законность кадрового документооборота.
Помните: время – ваш главный союзник в работе с трудовыми книжками. Планируйте, фиксируйте и проверяйте каждую запись в установленные сроки.