Дата публикации:  г․ 14:56

Содержание

1. Правовая база
2. Кто отвечает за запись
3. Какие документы нужны
4. Порядок оформления (бумажная и электронная ТК)
5. Образец записи о приёме руководителя
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Оформление записей в трудовую книжку регулируется Приказом Минтруда России № 320н от  г․ (с последующими изменениями)․ В пункте 2‑го этого приказа указано‚ что запись о приёме на работу делается в раздел «Записи о приёме на работу» и должна содержать:

• дата приёма;
• номер и дата приказа (или договора)‚ которым произведён приём;
• наименование организации‑работодателя;
• должность (должностные обязанности) работника;
• размер ставки (полная‚ частичная‚ сдельная и т․п․)․

С 1 января 2026 г․ в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Для руководителей порядок заполнения ЭТК полностью совпадает с бумажным‚ но запись вносится через специализированную информационную систему «Электронная трудовая книжка» (ЭТК‑Система)․

Кто отвечает за запись

Ответственность за правильное внесение записи несёт:

• руководитель организации (директор‚ генеральный директор) – издаёт приказ о приёме;
• кадровый специалист (HR‑менеджер) – заполняет трудовую книжку в соответствии с приказом;
• бухгалтерия – проверяет соответствие данных в приказе и в трудовой книжке‚ отправляет сведения в ПФР и военкомат․

Если в организации нет отдельного отдела кадров‚ обязанность может быть возложена на заместителя директора или на лицо‚ назначенное приказом № «О назначении ответственного за ведение трудовых книжек»․

Какие документы нужны при приёме руководителя

Для оформления приёма на работу руководителя (директора‚ замдиректора‚ главы подразделения) требуется следующий пакет:

1. Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия)․
2. СНИЛС (оригинал + копия)․
3. Трудовая книжка бумажная или электронная (ЭТК) – в зависимости от того‚ какой формат использует работник․
4. ИНН (копия) – обязательный документ для расчётов в налоговой․
5. Согласие на обработку персональных данных (по требованию работодателя)․
6. Документ‚ подтверждающий образование (диплом‚ сертификат) – часто требуется для руководящих позиций․
7. Трудовой договор (подписанный обеими сторонами)․
8. Приказ о приёме на работу (издаётся руководителем организации)․

Для сотрудников‚ у которых уже есть ЭТК‚ вместо бумажной книжки требуется предоставить:

• Скан‑копию СТД‑Р (свидетельство о переходе в электронную форму) или СТД‑СФР (свидетельство о завершении перехода)․
• Доступ к личному кабинету в системе ЭТК (для проверки записей)․

Порядок оформления записи

Бумажная трудовая книжка

1. Подготовка приказа․ Руководитель издаёт приказ № ____ от «дд․мм․гггг» «О приёме на работу (ФИО) на должность …»․
2. Подписание приказа․ Приказ подписывается директором и печатью (если предусмотрена)․
3. Передача трудовой книжки сотруднику․ Кадровик просит у нового руководителя его бумажную трудовую книжку․
4. Внесение записи․ Кадровик заполняет запись в соответствии с образцом (см․ ниже)․ Важно писать чернилами (чёрный или синий)‚ без исправлений․
5. Подпись и печать․ После заполнения запись подписывается ответственным за ведение трудовых книжек и ставится печать организации․
6. Выдача книжки․ В день окончательного расчёта (или в день приёма‚ если это первый документ) сотруднику вручается его книжка․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

1. Создаётся (или обновляется) запись в системе ЭТК через портал etk․gov․ru․
2. Вводятся те же данные‚ что и в бумажной форме: дата‚ номер приказа‚ должность‚ ставка․
3. Система автоматически отправляет сведения в ПФР‚ ФСС и военкомат․
4. Сотруднику отправляется уведомление о внесении записи; он может проверить её в личном кабинете․

Для руководителей‚ которые сами являются собственниками компании‚ часто используется самостоятельное заполнение ЭТК через доверенное лицо (например‚ юриста)․

Образец записи о приёме руководителя

Ниже – типовой вариант записи‚ который рекомендуется использовать в 2026 году (соответствует Приказу Минтруда 320н)․

Для ЭТК запись выглядит аналогично‚ но вместо подписи и печати указывается электронная подпись (ЭЦП) ответственного лица․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера приказа․ При записи обязательно указывайте «Приказ № … от …»․ Без номера запись считается неполной․
• Неправильный формат даты․ В трудовой книжке используется «дд․мм․гггг»․ В ЭТК – «yyyy‑mm‑dd» (автоматически)․
• Использование карандаша или исправлений․ Запись должна быть выполнена чернилами без стираний․ При ошибке – делайте новую запись в следующей строке․
• Неуказание ставки․ Даже если ставка 1‚0‚ её необходимо прописать․
• Отсутствие подписи ответственного․ Без подписи запись считается недействительной и может стать причиной штрафа (пункт 5 Приказа 320н)․
• Неучёт перехода в электронную форму․ Если сотрудник перешёл на ЭТК‚ в бумажной книжке запись не делается – вместо этого оформляется СТД‑Р/СТД‑СФР․

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли запрашивать у руководителя бумажную трудовую книжку‚ если у него уже есть ЭТК?

Нет․ При наличии ЭТК работодатель запрашивает СТД‑Р (свидетельство о переходе) или СТД‑СФР (о завершении перехода) и вносит запись в электронную систему․

Можно ли оформить приём руководителя без приказа?

По закону приём на работу фиксируется приказом (или решением собрания учредителей)․ Отсутствие приказа делает запись недействительной и может привести к административной ответственности․

Кто подписывает запись в трудовой книжке директора?

Запись подписывается лицом‚ назначенным ответственным за ведение трудовых книжек (обычно HR‑менеджер или заместитель директора)․ Директор сам запись не подписывает․

Как оформить приём руководителя‚ который уже является совладельцем компании?

Требуется отдельный трудовой договор и приказ «О приёме на работу (ФИО) на должность …»․ В записи указывается‚ что работник является совладельцем (это отражается в пункте «Основание»)․

Что делать‚ если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем месте работы‚ а новая запись должна быть сделана в том же листе?

Запись вносятся в следующую свободную строку․ Если лист заполнен‚ открывается новый лист (страница) согласно правилам оформления (раздел «Записи о приёме»)․

Запись о приёме на работу руководителя в трудовую книжку – один из ключевых элементов кадрового документооборота․ Правильное оформление гарантирует:

• соответствие требованиям законодательства (Приказ Минтруда 320н);
• корректную передачу данных в ПФР‚ ФСС и военкомат;
• защиту прав как работодателя‚ так и самого руководителя․

С 2026 года переход к электронной трудовой книжке ускоряет процесс‚ но базовые требования к содержанию записи остаются теми же․ Следуйте рекомендациям‚ проверяйте каждый пункт и избегайте типичных ошибок – и ваш кадровый отдел будет работать без нареканий․

Помните: точность и своевременность – залог безупречного трудового учета․

Автор статьи: Эксперт по кадровому делопроизводству‚ 2026 г․