Работа по совместительству — это популярный способ увеличить доход или получить новый опыт, не уходя с основного места работы. Однако вопрос правильного оформления таких записей в трудовой книжке часто вызывает затруднения как у сотрудников, так и у работодателей. В данной статье мы подробно разберем, кто, когда и на основании каких документов вносит записи о совместительстве, а также рассмотрим особенности бумажных и электронных трудовых книжек.
Кто вносит запись о совместительстве?
Самое главное правило, которое нужно запомнить: запись о работе по совместительству вносится только по основному месту работы.
Работодатель, у которого вы трудитесь по совместительству (внешнему), не имеет права вносить запись в вашу трудовую книжку, даже если она находится у него на хранении. Эту процедуру проводит исключительно основной работодатель.
- Внешнее совместительство: Вы работаете в компании А (основное место) и в компании Б (совместительство). Запись вносит компания А.
- Внутреннее совместительство: Вы работаете в компании А на основной должности и там же занимаете другую должность во свободное время. Запись вносит компания А.
Необходимые условия для внесения записи
Для того чтобы запись появилась в трудовой книжке, должны быть соблюдены два ключевых условия:
- Желание работника. Запись вносится только по желанию сотрудника. Если вы не хотите вносить запись о совместительстве в трудовую, работодатель не может настаивать на этом.
- Наличие подтверждающих документов. Основной работодатель не может просто поверить вам на слово. Ему нужны доказательства того, что вы действительно работаете elsewhere.
Какие документы нужны?
Чтобы основной работодатель внес запись, ему необходимо предоставить:
- Копию приказа о приеме на работу по совместительству (заверенную работодателем по совместительству);
- Или справку от работодателя по совместительству, подтверждающую факт работы, должность и период труда;
- Копию трудового договора с отметкой о том, что работа является совместительством.
Пошаговая инструкция: как оформить запись
Процесс оформления состоит из нескольких этапов. Важно следовать им последовательно, чтобы избежать ошибок.
Шаг 1. Заявление работника
Сотрудник должен написать заявление на имя основного работодателя с просьбой внести запись о работе по совместительству. Заявление пишется в произвольной форме;
Шаг 2. Предоставление документов
К заявлению прилагаются оригиналы и копии документов, подтверждающих работу по совместительству (приказ, справка, договор). Основной работодатель делает заверенные копии и возвращает оригиналы сотруднику.
Шаг 3. Внесение записи в бумажную трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Принцип заполнения аналогичен записи об основной работе, но есть нюансы в формулировках.
Пример заполнения граф:
- Графа 1 (№ записи): Порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Дата приема на работу по совместительству (указывается дата, стоящая в приказе о приеме).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Здесь указывается: «Принят в [название организации-совместителя] по совместительству в [название отдела] на должность [название должности]».
Важно: Название организации-совместителя пишется полностью, как в уставе, или указывается сокращенное наименование, если оно установлено в учредительных документах. - Графа 4 (Документ-основание): Указывается приказ о приеме на работу по совместительству (номер и дата).
Шаг 4. Внесение записи об увольнении
Когда сотрудник увольняется с работы по совместительству, он снова обращается к основному работодателю с документами об увольнении (копия приказа об увольнении или справка). В трудовую книжку вносится соответствующая запись: «Уволен из [название организации] по совместительству» с указанием основания увольнения.
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
С переходом многих работников на электронные трудовые книжки (ЭТК) процедура стала более прозрачной, но требует внимания к деталям.
Если у работника ведеться ЭТК, основной работодатель вносит сведения о совместительстве в систему Пенсионного фонда (СФР) в виде формы СЗВ-ТД (или через новый механизм взаимодействия с СФР, актуальный на 2026 год).
Важные нюансы для ЭТК:
- Запись вносится основным работодателем на основании документов от работодателя по совместительству.
- В отчете указывается код мероприятия «ПРИЕМ» с признаком совместительства.
- При увольнении с совместительства основной работодатель также подает отчет об увольнении.
Что делать, если основное место работы изменилось?
Часто возникает ситуация: человек работал где-то по совместительству, а затем уволился с основной работы, и эта «подработка» стала для него основной.
В этом случае новый основной работодатель (бывший работодатель по совместительству) не может задним числом внести запись о периоде работы по совместительству в трудовую книжку, так как на тот момент он не был основным работодателем.
Как поступить:
- Работник может обратиться к предыдущему основному работодателю с просьбой внести запись о совместительстве, если он еще работает там или сохранил с ним связь.
- Если это невозможно, работник может предоставить новому работодателю документы о прошлой работе (договоры, приказы, справки) для подтверждения стажа при расчете пенсии, но запись в трудовую книжку о периоде совместительства внесена не будет.
- Новый работодатель вносит запись только о приеме на работу уже как на основное место.
Частые ошибки при оформлении
- Запись вносит работодатель по совместительству. Это грубое нарушение. Такую запись могут признать недействительной.
- Отсутствие заявления от работника. Без волеизъявления сотрудника вносить запись нельзя.
- Неверная формулировка. Важно четко указывать, что работа принята/прекращена именно «по совместительству».
- Путаница с совмещением. Помните: совмещение (выполнение дополнительной работы в основное рабочее время у того же работодателя) в трудовую книжку не вносится. Вносится только совместительство.
Правильное отражение работы по совместительству в трудовой книжке важно для подтверждения стажа, который влияет на размер пенсии, больничных пособий и отпускных. Главное — помнить, что инициатива и ответственность за внесение такой записи лежат на работнике и его основном работодателе. Всегда храните копии приказов и договоров о работе по совместительству, чтобы в любой момент подтвердить свой трудовой путь.