Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника․ Однако в нее вносятся не только записи о работе, но и о периодах, которые засчитываются в страховой стаж․ Одним из таких важных периодов является служба в Вооруженных Силах Российской Федерации (или иных войсках)․ Правильное оформление этой записи критически важно для будущего пенсионного обеспечения сотрудника․
В данной статье мы подробно разберем, кто, когда и как должен вносить запись о службе в армии, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие ошибки чаще всего допускают кадровики․
Кто вносит запись: работодатель или военкомат?
Это один из самых распространенных вопросов․ Согласно действующему законодательству (в частности, Правилам ведения и хранения трудовых книжек), запись о службе в армии вносит работодатель, к которому работник поступил на работу после окончания службы․
Военный комиссариат (военкомат) или воинская часть трудовые книжки не заполняют и на учет не ставят․ Они лишь выдают документы, подтверждающие факт службы (военный билет, справку), на основании которых работодатель делает запись․
Нормативная база
При оформлении записей необходимо опираться на следующие документы:
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России)․
Пошаговая инструкция по внесению записи
Запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ Процесс выглядит следующим образом:
Шаг 1․ Проверка документов
При приеме на работу нового сотрудника кадровик обязан запросить документ, подтверждающий службу․ Основным документом является военный билет․ Также может быть принята справка из воинской части или архива, если военный билет утерян, но в этом случае требуется особая внимательность к формулировкам․
Шаг 2․ Формат записи
Запись вносится в графы 1, 2, 3 и 4 раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется порядковый номер записи (сквозная нумерация в данном разделе)․
- Графа 2 (Дата): Указывается дата начала службы (дата призыва/принятия присяги, указанная в военном билете) и дата окончания службы (дата увольнения в запас)․ Важно: В отличие от записей о приеме и увольнении с работы, здесь в одной строке указываются обе даты через слово «по» или тире, либо (что более правильно по старой школе делопроизводства, но допустимо и разделение) запись делается в виде периода․
- Графа 3 (Сведения о работе): Здесь пишется текст записи․ Стандартная формулировка: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации»․ Если служба проходила в других войсках (МВД, ФСБ, Росгвардия), указывается соответствующее наименование ведомства․
- Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование документа, его номер и дата выдачи․ Например: «Военный билет ВС РФ № АБ 123456, выдан Отделом военного комиссариата․․․»․
Шаг 3․ Заверение записи
После внесения записи она должна быть заверена․ В графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» ставится подпись кадровика или руководителя, а также печать организации (или кадровой службы), если она используется в компании․ Подпись самого работника в этом случае не требуется (она нужна только при увольнении или выдаче книжки на руки)․
Примеры записей для разных ситуаций
Служба по призыву (срочная служба)
В графе 3 пишется: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации»․
В графе 4: «Военный билет № [номер], выдан [кем, когда]»․
Служба по контракту
Если человек служил по контракту, формулировка может быть более конкретной, например: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации по контракту»․
Служба в иных силовых структурах
Если служба проходила, например, в войсках национальной гвардии, запись будет звучать: «Служба в войсках национальной гвардии Российской Федерации»․
Частые ошибки и как их избежать
- Внесение записи без документов․ Категорически нельзя делать запись со слов сотрудника․ Основанием служит только оригинал военного билета или заверенная копия/справка․
- Неверные даты․ Даты начала и конца службы должны строго соответствовать датам, указанным в военном билете (раздел «Отметки об увольнении с военной службы» или штамп о призыве)․
- Отсутствие печати․ Запись, не заверенная печатью организации (при ее наличии), может быть признана недействительной при оформлении пенсии․
- Запись от имени военкомата․ Работодатель не имеет права вносить записи за время, когда сотрудник работал в другой организации, но может (и должен) внести запись о службе в армии, даже если она была до трудоустройства в текущую компанию․
Что делать, если военный билет утерян?
Если сотрудник не может предоставить военный билет, запись в трудовую книжку вносить нельзя․ Сотруднику необходимо обратиться в военный комиссариат для восстановления документа или получения справки, подтверждающей службу․ Только на основании этого дубликата или справки кадровик имеет право сделать запись․
Правильно внесенная запись о службе в армии, это гарантия того, что время, проведенное сотрудником в рядах вооруженных сил, будет учтено при расчете пенсии․ Для работодателя соблюдение правил заполнения трудовых книжек, это минимизация рисков возникновения трудовых споров и проблем при проверках․ Всегда проверяйте оригиналы документов, используйте точные формулировки и не забывайте о печати организации․
Помните: аккуратность в ведении кадровых документов сегодня — это спокойствие ваших сотрудников завтра;