Смерть сотрудника – трагическое событие, требующее соблюдения определённых юридических процедур. Один из ключевых моментов – правильное оформление записи в трудовой книжке (или в её электронном эквиваленте). Ниже изложены все необходимые шаги, ссылки на нормативные акты и практические рекомендации, основанные на актуальной информации (на ).

Правовая основа

Для оформления записи используются нормы:

• Часть первая статьи 83 Трудового кодекса РФ – основания прекращения трудового договора.
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (2022 г.) – пункт 6.
• Положения о приказе об увольнении (форма № Т-1, утверждённый Приказом Минтруда России от № 795).

Согласно этим документам, смерть работника (или признание судом его умершим/безвестно отсутствующим) является основанием для прекращения трудового договора.

Последовательность действий работодателя

1. Подготовка приказа о прекращении трудового договора. В приказе указываются:
   • дата и номер приказа;
   • основание – «смерть работника»;
   • ссылка на ст. 83 ТК РФ.
2. Заполнение записи в трудовой книжке. Запись делается в соответствии с пунктом 6 Порядка 2022 г.
3. Внесение сведений в систему СФР (страховая часть) – подача данных о прекращении занятости.
4. Уведомление родственников о выдаче (или отправке) трудовой книжки.

Образец записи в трудовой книжке

В таблице (графа 3) указываются:

• «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника»;
• дата и номер приказа;
• ссылка на норму ТК РФ без сокращений.

В таблице (графа 4) указываются:

• «Приказ о расторжении договора» – дата и номер;
• приложения – копия приказа, подтверждающая основание.

Пример заполнения:

Графа 3: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника
Графа 4: Приказ № 156 от г;

Сроки оформления

Согласно практике КонсультантПлюс (2026 г.), запись в трудовую книжку должна быть выполнена не позднее пяти рабочих дней со дня издания приказа. При этом:

• Дата заполнения может отличаться от даты увольнения, если это связано с процессом оформления;
• Запись вносится вручную (для бумажных книжек) или в электронный формат (для электронных книжек).

Особенности оформления в случае смерти работодателя

В отличие от смерти работника, закон не конкретно определяет, кто должен издать приказ и внести запись в книжку при смерти работодателя (физического лица‑работодателя). Практика указывает, что такие действия обычно берут на себя:

• управляющий организации (если она юридическое лицо);
• уполномоченный представитель (например, исполнитель завещания).

В этом случае также оформляется приказ, но основанием указывается «смерть работодателя».

Практические рекомендации для работодателя

Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:

1. Заранее подготовить шаблоны приказов и форм записи.
2. Хранить копию приказа в архиве и при необходимости предоставить её в СФР;
3. При выдаче трудовой книжки члену семьи работника требуется:
• предъявить оригинал свидетельства о смерти;
• подписать акт приёма‑передачи.
4. Если трудовая книжка электронная, использовать систему «Электронный кадровый учёт» для автоматической генерации записи.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли оформить запись позже, если приказ появился позже?
  Ответ: Да, но запись должна быть выполнена в течение пяти рабочих дней с даты издания приказа. Дата заполнения может быть позже даты увольнения.
• Вопрос: Что делать, если трудовая книжка умершего сотрудника не запрашивали родственники?
  Ответ: Графы 12‑13 книги учёта движения трудовых книжек остаются незаполненными. При необходимости их можно заполнить позже, но лучше зафиксировать факт отсутствия запроса.
• Вопрос: Как оформить запись в случае, когда работник умер во время ежегодного отпуска?
  Ответ: Порядок такой же, как при обычном увольнении. Приказ о прекращении договора оформляется, а запись в трудовой книжке делается в соответствии с пунктом 6 Порядка 2022 г.

Правильное оформление записи в трудовой книжке в связи со смертью работника – обязательный юридический акт, который подтверждает законность прекращения трудовых отношений и позволяет избежать споров в дальнейшем. Соблюдая указанные выше требования (приказ, ссылка на ст. 83 ТК РФ, своевременное заполнение граф 3‑4, выдача книжки члену семьи), работодатель демонстрирует надлежащее соблюдение Трудового кодекса и нормативных актов.

Для более детального ознакомления с образцами приказов и форм рекомендуется обратиться к официальным ресурсам КонсультантПлюс и Контур.Экстерн.