Запись в трудовой книжке о сокращении – один из самых ответственных моментов в документообороте работодателя. От правильного оформления зависит не только соблюдение трудового законодательства, но и будущий размер пенсии, больничных и других соцвыплат сотрудника. В этой статье собраны все необходимые сведения: нормативные акты, пошаговые инструкции, типичные ошибки и примеры заполнения.

Юридическая основа

Запись о сокращении вносится в соответствии с Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов, опубликованных Министерством труда и социальной защиты, Федеральной службой по надзору в сфере труда (Ро труда) и Пенсионным фондом России (ПФР).

1.1 Ключевые нормативные документы

• ТК РФ, ст. 81 – основания увольнения, в т.ч. по сокращению.
• Постановление Правительства РФ № 1 «Об утверждении формы трудовой книжки» (с изменениями).
• Приказ Минтруда России № 123 «Об порядке оформления записей в трудовой книжке».
• Письмо ПФР от № 12‑ПФР‑2025 о требованиях к оформлению записей, подтверждающих стаж.

Важно помнить, что запись о сокращении делается одновременно с указанием основания для расторжения трудового договора. Это фиксируется в приказе об увольнении.

Как правильно оформить запись о сокращении

Ниже – пошаговый план действий, который можно использовать в любой организации.

2.1 Шаг 1. Подготовка документов

1. Сформировать приказ об увольнении (подписать, пронумеровать, указать дату).
2. Получить приказ о сокращении – документ, подтверждающий уменьшение штата/численности.
3. Подготовить ЭТК (экспертизу трудовой карточки) – гарантия сохранности данных.
4. Сформировать заявление сотрудника (по желанию) для последующего обращения в СФР или суд.

2.2 Шаг 2. Формулировка записи

В записи в трудовой книжке необходимо указать:

• Основание увольнения – «по сокращению» (или «по сокращению штата/численности»).
• Дата увольнения – точная дата, указанная в приказе.
• Номер записи – следует подставить в соответствующее поле, соблюдая порядок нумерации.
• Сведения о стаже – при необходимости уточнить продолжительность работы в организации.

2.3 Шаг 3. Внесение записи в трудвую книжку

Запись вносится вручную (или печатно, если используется электронный вариант) в соответствующее поле:

Номер записи: 15
Основание увольнения: сокращение (приказ № 150 от )
Дата увольнения: 

После внесения записи необходимо:

• Сверяться с приказом в течение 5 дней;
• Получить подпись сотрудника о согласии с записью (если это предусмотрено локальными нормами).
• При необходимости – исправить ошибку через признание записи недействительной и внести корректировку.

2;4 Шаг 4. Проверка и подтверждение

Проверка записей – обязательный процесс. Рекомендуется:

1. Сопоставить запись с оригиналом приказа.
2. Убедиться, что дата увольнения совпадает с датой указания в приказе.
3. Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника.
4. При выявлении несоответствий – сразу обратиться в СФР с заявлением или в суд с иском о восстановлении стажа.

Частые ошибки и как их избежать

3.1 Ошибки в датах и основаниях

• Указание неверной даты увольнения.
• Неуказание полного названия основания («сокращение» без уточнения «по сокращению штата»).

3.2 Пропуск или дублирование номера записи

Номера должны идти последовательно. Дублирование приводит к путанице при проверке ПФР.

3.3 Отсутствие сведений о стаже

Для расчёта пенсии важно указать общий стаж работы в организации и общий страховой стаж.

3.4 Несоблюдение сроков проверки

Проверка в течение 5 дней – обязательный требование. Пропуск этого срока может привести к признанию записи недействительной.

Как оспорить ошибку в записи

Если после проверки выявилась ошибка, действуйте так:

1. Подготовьте письменное заявление в СФР с требованием внести коррективы.
2. При необходимости – обратитесь в суд с иском о восстановлении правильного стажа.
3. Сохраните копию всех документов (приказа, записи, подтверждения проверки).

Важно действовать быстро – задержка может привести к потере части стажа и, соответственно, к снижению размеров пенсионных выплат.

Примеры заполнения записи

5.1 Пример 1 – сокращение штата

Номер записи: 27
Основание увольнения: сокращение (приказ № 89 от )
Дата увольнения: 
Сотрудник: Иванов И.И.
Должность: Бухгалтер

5.2 Пример 2 – сокращение численности

Номер записи: 34
Основание увольнения: сокращение численности (приказ № 102 от )
Дата увольнения: 
Сотрудник: Петрова А.В.
Должность: Специалист по маркетингу

В обоих примерах указаны:

• Номер записи.
• Полное основание увольнения.
• Дата увольнения.
• ФИО и должность сотрудника.

Правильная запись в трудовой книжке о сокращении – это не просто формальность, а гарантия сохранения трудовых прав сотрудника и корректного расчёта его социальных выплат. Соблюдайте:

• Требования ТК РФ и соответствующие нормативные акты.
• Сроки проверки записи (не более 5 дней).
• Точность формулировок и указание полного основания увольнения.
• Своевременное исправление ошибок через признание записи недействительной.

Соблюдая эти правила, вы защитите интересы компании и обеспечите сотрудникам надёжную запись в их קורות קריירה.