Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж работы и‚ как следствие‚ право на получение пенсии․ Правильное оформление записи о выходе на пенсию является обязательным требованием законодательства РФ и Украины․ В статье подробно рассматриваются правовые нормы‚ порядок заполнения‚ особенности электронных трудовых книжек и типичные ошибки․
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1) – регламентирует порядок выдачи и заполнения трудовой книжки․
- Закон Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» (часть первая статьи 26) – определяет сроки оцифровки трудовых книжек и порядок подтверждения стажа․
- Постановления Пенсионного фонда РФ и ПФУ (Украина) о переходе на электронные трудовые книжки․
Согласно этим нормативным актам‚ запись о выходе на пенсию должна быть внесена работодателем в момент увольнения работника‚ а также в случае досрочного выхода по льготному стажу․
Когда необходимо вносить запись?
- При обычном выходе на пенсию по возрасту (мужчины – 65 лет‚ женщины – 60 лет)․
- При досрочном выходе по льготному стажу (тяжёлый‚ вредный труд‚ военная служба и т․п․)․
- При переходе на электронную трудовую книжку – запись делается в системе ПФР/ПФУ и в бумажной копии‚ если она сохраняется;
Что именно фиксируется в записи?
| Пункт | Содержание записи |
|---|---|
| Дата увольнения | Точная дата выхода на пенсию (по приказу работодателя)․ |
| Основание увольнения | «Выход на пенсию»‚ «Досрочный выход по льготному стажу»‚ «Выход по состоянию здоровья» и т․д․ |
| Должность и код ОКДП | Должность‚ соответствующая списку 1 или 2 (для льготных профессий)‚ и код ОКДП․ |
| Стаж работы | Общий трудовой стаж‚ учитываемый для назначения пенсии․ |
| Подпись и печать | Подпись работодателя‚ печать организации и подпись работника (при получении книжки)․ |
Важно‚ чтобы запись полностью совпадала с данными‚ указанными в приказе о назначении пенсии‚ иначе Пенсионный фонд может не учесть данный период․
Пошаговая инструкция для работодателя
4․1 Оформление в бумажной трудовой книжке
- Подготовьте приказ о выходе сотрудника на пенсию․
- Заполните графу «Дата увольнения» и укажите «Основание увольнения – выход на пенсию»․
- Укажите должность‚ код ОКДП и общий трудовой стаж․
- Поставьте подпись руководителя и печать организации․
- Сотрудник подписывает запись при получении книжки․
4․2 Оцифровка и передача в электронный реестр (для РФ)
- Авторизуйтесь в Личном кабинете работодателя на портале ПФР (используйте электронную подпись)․
- Выберите раздел «Коммуникации с ПФУ – Сведения о трудовых отношениях работника»․
- Заполните форму: идентификационный код‚ ФИО‚ дата увольнения‚ основание увольнения․
- Прикрепите скан‑копию приказа и‚ при необходимости‚ справки о льготном стаже․
- Отправьте данные․ Система выдаст подтверждение о приёме записи․
4․3 Оцифровка в Украине
- Зарегистрируйтесь на веб‑портале ПФУ с помощью Электронной подписи или BankID․
- Перейдите в раздел «Оцифровка трудовой книжки»․
- Загрузите сканы всех страниц трудовой книжки‚ включая запись о выходе на пенсию․
- Прикрепите подтверждающие документы (приказ‚ справки о льготном стаже)․
- Отправьте заявку․ Приоритет оцифровки имеют книжки‚ у которых до выхода на пенсию осталось ≤ 2 лет или записи до 1 июля 2000 года․
Особенности для досрочного выхода по льготному стажу
Согласно материалам Банки․ру (15 янв 2026)‚ если работник трудился в тяжёлых условиях из списка 2 и имеет менее половины необходимого общего стажа‚ то каждые:
- 2‚5 года работы у мужчин;
- 2 года работы у женщин;
уменьшают возраст выхода на пенсию на один год․ При этом запись в трудовой книжке должна точно соответствовать должности из списка 1 или 2‚ иначе льготный стаж может быть не признан․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
ЭТК позволяют упростить процесс передачи данных в Пенсионный фонд и ускорить расчёт пенсии․ Основные правила:
- Запись о выходе на пенсию вносится в электронную форму одновременно с бумажной записью (если книжка сохраняется)․
- Работодатель обязан предоставить работнику письменное заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Если сведения не переданы в ПФР‚ период работы не учитывается при расчёте пенсии․
Для подачи сканов в ПФУ необходимо иметь КЭП (квалифицированную электронную подпись) и доступ к личному кабинету․
Как исправить ошибку в записи?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неверная должность‚ дата‚ отсутствие записи):
- Работодатель оформляет приказ об исправлении записи․
- Вносятся корректные данные в бумажную книжку․
- В электронный реестр загружается скан исправленного приказа и обновлённые страницы книжки․
- Работник подписывает исправление․
В случае‚ когда запись за период до 1 января 2004 года полностью отсутствует‚ следует воспользоваться Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа‚ предусмотренным законодательством (см․ БУХГАЛТЕР․UA‚ 10 ноя 2021)․
Что нужно знать работнику
- Проверьте‚ что запись о выходе на пенсию совпадает с приказом и вашими данными․
- Сохраните копию приказа и скан трудовой книжки․
- Если вы переходите на электронную форму‚ убедитесь‚ что ваш профиль в ПФР/ПФУ активирован․
- При обнаружении ошибок сразу требуйте их исправления – иначе ваш пенсионный стаж может быть недооценён․
Запись в трудовую книжку по выходу на пенсию – критически важный этап‚ от которого зависит правильный расчёт будущей пенсии․ Современные требования к оцифровке и электронным трудовым книжкам делают процесс более прозрачным‚ но одновременно требуют от работодателей и работников внимательности к деталям․ Следуя описанным в статье рекомендациям‚ вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить корректное начисление пенсии․
Дата актуализации статьи: ․ Информация взята из открытых источников: БУХГАЛТЕР․UA‚ Банки․ру‚ FactorAcademy‚ Engage‚ Портфель‚ Администрация Доможировского сельского поселения․