Смена фамилии, имени или отчества — это не просто личное событие для сотрудника, но и серьёзный кадровый процесс, требующий точного и законного оформления. Внесение записи об изменении ФИО в трудовую книжку — обязательная процедура, регулируемая Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ № 225 от (в ред. от 2021 г.). Нарушение порядка ведения трудовых книжек может привести к штрафам от Роструда и проблемам при оформлении пенсии.
Кто должен вносить запись об изменении ФИО?
Запись об изменении ФИО вносится текущим работодателем — тем, на чьём предприятии сотрудник работает на момент подачи заявления и представления документов.
Даже если изменение фамилии произошло между работами (например, после свадьбы или развода), бывший работодатель не обязан вносить исправления в трудовую книжку; Это правило подтверждено Рострудом: ответственность за актуализацию данных лежит на нынешнем работодателе, который ведёт трудовую книжку на момент обращения сотрудника.
Пример: сотрудница сменила фамилию после свадьбы, уволилась с первой работы, а через месяц устроилась на новую. Она предоставляет новому работодателю паспорт с новой фамилией и свидетельство о браке. Только новый работодатель вносит запись об изменении ФИО — в разделе «Сведения о работе» или в отдельной графе, предусмотренной для исправлений.
Какие документы нужны для внесения записи?
Запись в трудовую книжку нельзя вносить по словам сотрудника. Это запрещено пунктом 2.3 Постановления № 695 (Постановление Минтруда России от № 69). Документы, подтверждающие изменение ФИО:
- Свидетельство о заключении брака (при смене фамилии после свадьбы);
- Свидетельство о расторжении брака (при возврате девичьей фамилии);
- Свидетельство об изменении имени/отчества (по решению ЗАГСа);
- Паспорт гражданина РФ с новыми данными — обязательный документ, на основании которого сверяются все изменения.
Важно! Копии документов заверяются кадровой службой, а оригиналы возвращаются сотруднику. В запись в трудовой книжке обязательно вносятся реквизиты документа: номер, дата выдачи, орган, выдавший документ.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Изменения вносятся в соответствии с п. 6.1 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от ).
Шаг 1: Определите, где вносить запись
Запись об изменении ФИО вносится в графе 4 «Сведения об изменении фамилии, имени, отчества» — это специальная строка, расположенная на ьном листе трудовой книжки. Если такой графы нет (в старых бланках), запись делается в разделе «Сведения о работе», как дополнительная запись, пронумерованная по порядку.
Шаг 2: Формат записи
Запись оформляется в следующем виде:
- Номер записи — следующий по порядку после последней записи в книжке.
- Дата внесения записи — дата, когда сотрудник представил документы и работодатель внес изменения.
- Содержание записи:
«Фамилия (имя, отчество) изменена: [старое ФИО] на [новое ФИО] на основании [документа] № [номер] от [дата] выданного [орган]». - Основание, реквизиты документа, подтверждающего изменение ФИО (см. выше).
Пример записи:
№ 12 — — Фамилия изменена: Иванова на Петрова на основании свидетельства о заключении брака № 456789 от , выданного Отделом ЗАГС по г. Москве, район Северный.
Шаг 3: Как зачеркивать старые данные?
Зачёркивание старой фамилии в трудовой книжке не допускается! Это распространённое заблуждение. Согласно требованиям Роструда и Минтруда, нельзя исправлять записи в трудовой книжке путём зачёркивания или перечёркивания, даже если старая фамилия указана в предыдущих записях о приёме или увольнении.
Все ранее сделанные записи остаются без изменений. Новая запись об изменении ФИО лишь уточняет текущие данные сотрудника. При дальнейших операциях (приём, увольнение, перевод) кадровик использует уже новое ФИО, указанное в паспорте и подтверждённое записью в трудовой книжке.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть записи с устаревшими ФИО?
Это нормально. Исторические записи не исправляются. Например, если сотрудник работал под фамилией «Сидорова», а потом стала «Петрова», то записи о приёме и увольнении с предыдущих мест остаются как есть. Новая запись об изменении ФИО просто «привязывает» все предыдущие трудовые периоды к новому ФИО.
При оформлении пенсии или запросе стажа Пенсионный фонд сверяет данные по номеру трудовой книжки и СНИЛС, а не по буквам в старых записях. Главное, чтобы в трудовой книжке была актуальная запись об изменении ФИО и совпадали данные в паспорте, СНИЛС и трудовой книжке.
Что делать, если сотрудник сменил ФИО, но трудовая книжка у бывшего работодателя?
Если сотрудник уволился и ушёл с трудовой книжкой, а затем сменил фамилию, он должен:
- Получить новую трудовую книжку (если старая утеряна или повреждена) — по заявлению и паспорту;
- Или продолжить использовать старую книжку, но новый работодатель вносит запись об изменении ФИО на основании документов, которые сотрудник предоставит при приёме на работу.
Важно: если сотрудник при устройстве на новую работу предоставляет трудовую книжку с устаревшими данными, новый работодатель обязан внести запись об изменении ФИО, иначе это нарушение.
Какие ещё документы нужно обновить?
Изменение ФИО требует корректировки не только трудовой книжки, но и:
- Личное дело сотрудника (все приказы, трудовой договор, личная карточка Т-2);
- Трудовой договор — оформляется дополнительное соглашение;
- Табель учёта рабочего времени;
- Форма СЗВ-ТД — подаётся уточнённая форма с новыми данными;
- СНИЛС — необходимо обратиться в Пенсионный фонд для замены;
- Банковские реквизиты для перечисления зарплаты (если карты привязаны к ФИО).
Что будет, если не внести запись?
Несоблюдение порядка внесения записи об изменении ФИО в трудовую книжку влечёт за собой:
- Штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Проблемы при назначении пенсии — Пенсионный фонд может не засчитать стаж, если ФИО в трудовой книжке не совпадает с паспортом и СНИЛС;
- Споры при увольнении — если сотрудник уходит, а в трудовой книжке указано старое ФИО, это может вызвать вопросы при оформлении документов.
Образец записи в трудовой книжке (для скачивания и печати)
Вот шаблон, который можно использовать в кадровой службе:
№ | Дата | Содержание записи | Основание ----|-------------|--------------------------------------------------------------------------------------|-------------------------------------------- 12 | | Фамилия изменена: Иванова на Петрова на основании свидетельства о заключении брака № 456789 от , выданного Отделом ЗАГС по г. Москве, район Северный. | Свидетельство о браке № 456789 от
Запись заверяеться печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- Запись вносит только текущий работодатель — бывший не обязан.
- Только на основании документов, по словам сотрудника нельзя.
- Не зачёркивайте старые ФИО — они остаются в истории, новая запись — лишь уточнение.
- Обязательно указывайте реквизиты документа — номер, дата, орган выдачи.
- Обновляйте все кадровые документы — не только трудовую книжку, но и договор, табель, СЗВ-ТД.
- Сохраняйте копии документов в личном деле сотрудника на срок хранения.
Правильное оформление записи об изменении ФИО — это не только формальность, но и залог беспроблемного подтверждения трудового стажа, защиты прав сотрудника и избежания проверок и штрафов со стороны контролирующих органов.
Совет кадровику: Ведите журнал учёта изменений ФИО сотрудников — это поможет быстро найти документы при проверке и избежать ошибок.