Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения: переводы, увольнения и прием на работу. Именно этот документ подтверждает трудовую деятельность и стаж сотрудника, а работодатель обязан вносить в него точную и своевременную информацию о том, где и как трудился человек;
Когда речь заходит о гражданских служащих (лицах, замещающих должности государственной гражданской службы), процесс увольнения и внесения записей имеет свои важные нюансы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись в трудовой книжке при увольнении гражданского служащего, чтобы избежать ошибок и нарушений законодательства.
Особенности статуса гражданского служащего
Гражданская служба регулируется Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», однако в части ведения трудовых книжек применяются и нормы Трудового кодекса РФ. Увольнение служащего может происходить как по общим основаниям (соглашение сторон, собственное желание), так и по специальным основаниям, предусмотренным законодательством о госслужбе (например, утрата доверия, достижение предельного возраста).
Основные правила внесения записи об увольнении
При увольнении гражданского служащего запись в трудовую книжку вносится в разделе «Сведения о работе». Очень важно соблюдать хронологию и правильность заполнения всех граф:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи.
- Графа 2 — указывается дата увольнения (день прекращения службы).
- Графа 3 — вносится сама причина увольнения со ссылкой на соответствующую статью (пункт, часть) закона.
- Графа 4, указывается документ, на основании которого внесена запись (реквизиты приказа об освобождении от замещаемой должности).
Формулировки записей в зависимости от основания
Формулировка причины увольнения должна строго соответствовать формулировкам закона. Рассмотрим наиболее частые варианты:
- Увольнение по соглашению сторон. Запись выглядит так: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Увольнение по инициативе служащего. «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Увольнение по специальным основаниям госслужбы. В этом случае делается ссылка на Закон о государственной службе. Например: «Уволен с государственной гражданской службы в связи с утратой доверия, пункт 13 части 1 статьи 33 Федерального закона от № 79-ФЗ».
Исправление ошибочных записей и решений суда
На практике встречаются ситуации, когда запись об увольнении необходимо изменить. Самое главное помнить, что зачеркивать или замазывать ранее внесенные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено.
Частый случай — изменение основания увольнения по решению суда. Например, работник был уволен за прогул, но по решению суда основание увольнения должно быть другое (допустим, увольнение по соглашению сторон). В связи с этим работодателю надо внести исправления в трудовую книжку.
Как это сделать правильно:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
- В графе 2 проставляется дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен…» (далее следует правильная формулировка и ссылка на норму закона).
- В графе 4 указываются реквизиты нового приказа (или решения суда, если увольнение признано незаконным и восстановлен прежний статус).
Подтверждение стажа и альтернативные документы
Хотя трудовая книжка остается главным документом о стаже, подтвердить трудовой стаж можно и другими документами. К ним относятся:
- трудовые договоры;
- справки, выданные сотрудникам на предыдущих местах работы;
- выписки из приказов;
- ведомости о выплате заработной платы;
- архивные документы.
Цифровизация и электронные трудовые книжки
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК). С 2021 года все работодатели, включая государственные органы, обязаны подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд (ныне, Социальный фонд России) в цифровом виде.
Для гражданских служащих это означает, что при увольнении информация об этом факте одновременно появляется в их электронном лицевом счете. Если служащий перешел на ЭТК и отказался от бумажного варианта, ему выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если служащий сохранил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан внести запись в нее и подать электронный отчет.
Выдача трудовой книжки
В день прекращения службы (увольнения) представитель работодателя (кадровая служба государственного органа) обязан выдать гражданскому служащему его трудовую книжку на руки. Если сотрудник предоставил при приеме на работу оригинал трудовой книжки и дубликат, выдаче подлежит именно тот документ, который велся в качестве основного.
Если в день увольнения выдать документ невозможно (например, служащий отсутствует или отказывается от получения), работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо получить согласие на отправку ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Внесение записи в трудовую книжку при увольнении гражданского служащего требует строгого соблюдения инструкций и законов. Очень важно, чтобы формулировки соответствовали реальным основаниям прекращения службы, а все изменения (особенно по решениям суда) вносились корректно, без исправлений старых записей. Внимательное отношение к этому документу защищает как права самого служащего, так и интересы государственного органа как работодателя.