Оформление записи об увольнении по сокращению штата или численности — одна из самых частых процедур для кадровиков и работодателей․ Неправильная формулировка может привести к спорам с работником и проверкам со стороны трудовой инспекции․ В этой статье разберем‚ как правильно сделать запись в трудовой книжке‚ какие документы нужны и на что обратить особое внимание․

Юридическое основание: на какую статью ТК РФ ссылаться?

Увольнение по сокращению численности или штата регулируется пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ․ Именно на этот пункт должна быть ссылка в записи․ Важно понимать разницу:

• Сокращение штата — изменение структуры организации‚ упразднение конкретной должности или подразделения․
• Сокращение численности — уменьшение количества работников без изменения структуры штатного расписания (например‚ при финансовых трудностях)․

Для записи в трудовой книжке разница не принципиальна‚ но в приказе и других документах формулировка должна быть точной․

Правила оформления записи: что обязательно указать

Согласно действующему Порядку ведения трудовых книжек‚ запись должна содержать:

1. Дату увольнения, последний рабочий день сотрудника․
2. Номер и дату приказа (распоряжения) об увольнении․
3. Прямую ссылку на п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ как основание расторжения договора;
4. Четкую формулировку причины: «Уволен(а) по сокращению штата (численности) работников организации»․

Образец записи в трудовой книжке (2026)

Приведем несколько корректных вариантов‚ соответствующих требованиям:

Вариант 1 (классический‚ для бумажной трудовой книжки)

Вариант 2 (если сокращение численности)

Вариант 3 (для электронной трудовой книжки ⎼ ЭТК)

В ЭТК запись вносится в строгом соответствии с Постановлением Правительства № 147н․ Формулировка должна быть идентичной бумажному варианту‚ но без подписи кадровика в книжке․ Все данные передаются в СЗВ-ТД․

Пошаговая инструкция по оформлению

1. Подготовьте и изучите документы: приказ о сокращении (штата/численности)‚ протокол консультаций с профсоюзом (если есть)‚ уведомление работника за 2 месяца до увольнения (ст․ 180 ТК РФ)‚ его письменный отказ от перевода (если предложено)․
2. Издайте индивидуальный приказ (распоряжение) об увольнении конкретного сотрудника с указанием даты‚ номера и точной ссылки на ст․ 81 ТК РФ․
3. Внесите запись в трудовую книжку в присутствии работника․ Используйте шарионовую ручку‚ чернила синего или черного цвета․ Не допускайте исправлений‚ помарок‚ сокращений («сокр․»)․
4. Заверьте запись:
   • Подписью должностного лица‚ ведущего трудовые книжки (обычно кадровик или руководитель)․
   • Подписью самого работника (обязательно!)․
   • Штампом организации (если используется)․
5. Отдайте книжку работнику в день увольнения вместе с расчетом и другими документами․

Типичные ошибки‚ которых стоит избегать

• Неточная формулировка: «Уволен по сокращению» без уточнения «штата/численности» и ссылки на статью․
• Отсутствие ссылки на ст․ 81 ТК РФ․ Это главное требование!
• Использование формулировок из УК РФ: «Уволен по п․ 2 ст․ 81 ТК РФ», недостаточно․ Нужно прописать полную причину․
• Неправильная дата: в записи должна быть дата увольнения (последний день работы)‚ а не дата приказа․
• Отсутствие подписи работника․ Без ее подписи запись считается неоформленной․
• Внесение записи до издания приказа․ Сначала приказ‚ потом запись․

Что проверить перед подписанием записи работником?

Работнику перед подписанием необходимо убедиться‚ что в записи:

1. Указана правильная дата увольнения․
2. Есть номер и дата приказа․
3. Приведена полная и точная формулировка причины с ссылкой на закон․
4. Нет исправлений и помарок․

Если есть расхождения — не подписывать‚ требовать исправления․

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Можно ли написать «Уволен по сокращению штата» без ссылки на статью?

Нет․ Ссылка на п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ является обязательным реквизитом записи․ Без нее она не соответствует форме․

Что делать‚ если работник отказывается подписывать запись?

Это факт‚ который нужно зафиксировать․ Составьте акт об отказе от подписания записи в трудовой книжке с участием двух свидетелей․ Подпишите запись только со своей стороны‚ сделайте отметку «От подписания отказался» и приложите акт к личному делу․

Какой номер приказа указывать: кадрового или общего?

Указывается номер и дата индивидуального приказа (распоряжения) об увольнении конкретного сотрудника․ Общий приказ о сокращении может быть‚ но в запись вносится номер документа‚ который напрямую касается данного работника․

Можно ли уволить по сокращению‚ если сотрудник находиться в отпуске (больничном)?

Нет․ Увольнение по сокращению во время отпуска (ежегодного оплачиваемого‚ учебного) или временной нетрудоспособности запрещено․ Необходимо дождаться выхода на работу․

Правильная запись в трудовой книжке при сокращении, это защита как работодателя от претензий‚ так и работника‚ подтверждающая законность увольнения․ Ключевые элементы: точная формулировка причины + прямая ссылка на п․ 2 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ + номер и дата приказа + подписи сторон․ Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса и Порядка ведения трудовых книжек․

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву․

Дата актуализации материала: 23 мая 2026 года․