При расторжении трудового договора по инициативе работодателя (статья 81 Трудового кодекса Российской Федерации) в трудовую книжку работника вносится запись об увольнении. Ниже – подробное руководство, которое поможет избежать ошибок и оформить запись в полном соответствии с законодательством.

Нормативная база

• Статья 81 ТК РФ – основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
• Статья 84.1 ТК РФ – требование о внесении в трудовую книжку записи об основании и причине прекращения трудового договора.
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек» (п. 36 – отмена требования знакомить работника с записью под подпись с ).

Общие правила оформления записи

1. Язык и шрифт – запись делается печатным или рукописным способом синими либо черными чернилами (гелевыми, перьевыми или шариковыми ручками).
2. Цифры – только арабские numerals, без сокращений.
3. Ссылка на нормативный акт – обязательно указывается статья, часть, пункт (или подпункт) ТК РФ, на котором основано увольнение.
4. Графы трудовой книжки – запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 3‑4).
5. Подпись ответственного лица – внизу той же строки указывается ФИО лица, внёсшего запись, и ставится его подпись.
6. Фамилия работника – не требуется подписывать работника с (п. 36 Порядка 320н).

Пошаговая инструкция

1. Подготовьте приказ об увольнении – он должен содержать:
   • номер и дату приказа;
   • основание увольнения (конкретный подпункт статьи 81 ТК РФ);
   • ФИО работника, его должность, структурное подразделение;
   • дата прекращения трудового договора (день, месяц, год).
2. Ознакомьте работника с приказом (под роспись) – это обязательная процедура до дня увольнения.
3. В день увольнения заполните трудовую книжку:
   1. Откройте раздел «Сведения о работе».
   2. В графе 3 запишите формулировку основания увольнения (см. примеры ниже).
   3. В графе 4 укажите номер и дату приказа об увольнении (например: «Приказ № 123 от »).
   4. Под строкой записи укажите ФИО ответственного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и подпись.
4. Выдайте трудовую книжку работнику под роспись в журнале движения трудовых книжек (если ведётся).

Примеры формулировок записи для каждого подпункта ст. 81 ТК РФ

Ниже приведены типовые формулировки, которые соответствуют требованиям статьи 84.1 ТК РФ. Выбирайте тот пункт, который совпадает с основанием, указанным в приказе.

Подпункт а) п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – ликвидация организации

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпункт б) п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – сокращение численности или штата работников

Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпункт в) п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – несоответствие занимаемой должности (не прошел аттестацию, не прошел испытательный срок и т.п.)

Трудовой договор расторгнут в связи с несоответствием работника занимаемой должности, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпункт г) п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – систематическое неисполнение трудовых функций без уважительной причины

Трудовой договор расторгнут в связи с систематическим неисполнением трудовых функций без уважительной причины, пункт 4 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпункт д) п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – прогул (отсутствие на работе более 4 часов подряд без уважительной причины)

Трудовой договор расторгнут в связи с прогулом, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпункт е) п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – иные основания, предусмотренные федеральными законами (например, утрата доверия, нарушение трудовой дисциплины и т.д.)

Трудовой договор расторгнут по основаниям, предусмотренным пунктом 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации (указать конкретное основание из федерального закона).

Что нельзя делать при оформлении записи

• Не использовать сокращения типа «ст.», «п.», «ч.» – пишите полностью: «статья», «пункт», «часть».
• Не писать римскими цифрами – только арабские.
• Не вносить личные оценки или эмоциональные высказывания.
• Не ставить дату, отличную от даты приказа (дата в трудовой книжке должна совпадать с датой прекращения трудового договора, указанной в приказе).
• Не забывать подпись ответственного лица – без неё запись считается недействительной.

Полезные советы для кадровых специалистов

1. Сверяйте формулировку записи с текстом приказа – они должны полностью совпадать по ссылке на статью и пункт.
2. Храните образец заполнения трудовой книжки в локальном нормативном акте организации (например, в Положении о ведении трудовых книжек).
3. При переходе на электронные трудовые книжки (если организация ведёт их) запись делается в электронном виде с теми же требованиями к формулировке и ссылкам.
4. Если работник отказывается подписывать журнал движения трудовой книжки, это не влияет на законность записи – достаточно подписи ответственного лица.
5. После внесения записи выдавайте работнику справку о форме и основании увольнения (по требованию).

Правильное оформление записи в трудовую книжку при увольнении по статье 81 ТК РФ – это не только соблюдение формальных требований, но и защита прав как работника, так и работодателя. Следуя представленной инструкции, используя точные формулировки и учитывая все нюансы (чернила, цифры, подпись), вы избежите возможных споров и штрафов со стороны трудовой инспекции.

Удачной работы и корректного документооборота!