Оформление записи об увольнении в трудовой книжке, это финальный, но крайне важный этап прекращения трудовых отношений. Ошибка в дате или формулировке может привести к юридическим спорам, проблемам с подтверждением стажа и получением пособий. Данная статья объясняет, как правильно указать дату увольнения в соответствии с действующим законодательством и кадровыми практиками.
Самое главное помнить:
Дата увольнения (графа 2), это не дата издания приказа, а фактический последний день работы сотрудника. Именно на эту дату рассчитывается срок отработки, выплата компенсаций и стаж для последующих мест работы.
Структура записи об увольнении в трудовой книжке
Запись о каждом этапе работы (приём, перевод, увольнение) оформляется в отдельном разделе «Сведения о работе» и состоит из четырёх граф:
- Графа 1: Порядковый номер записи (например, 1, 2, 3…).
- Графа 2: Дата увольнения (число, месяц, год).
- Графа 3: Наименование документа, на основании которого внесена запись (например, «Уволен по сокращению штата»).
- Графа 4: Реквизиты этого документа (номер и дата приказа/распоряжения).
Особенности указания даты увольнения (Графа 2)
Законодательство (ТК РФ) и разъяснения контролирующих органов чётко определяют, что понимать под датой увольнения:
- Для увольнения по инициативе работника (по собственному желанию): Это последний день работы, который указан в заявлении работника. Если заявление подано с предупреждением, но сотрудник фактически не отработал весь срок, датой увольнения считается день его фактического ухода.
- Для увольнения по инициативе работодателя (сокращение, несоответствие и т.д.): Это последний день работы, установленный в уведомлении сотруднику и в приказе. Датой увольнения не может быть день издания приказа, если он идёт после последнего рабочего дня.
- Для увольнения по соглашению сторон: Это день, который стороны зафиксировали в соглашении как дату прекращения трудового договора.
Важно: Днём увольнения считается последний день, когда сотрудник фактически присутствовал на работе или должен был присутствовать, если он не выходил на работу после истечения срока предупреждения.
Образцы заполнения записи с датой увольнения (2026)
Ниже представлены корректные примеры для наиболее распространённых ситуаций. Обратите внимание на разницу в указании даты в графе 2 и реквизитов документа в графе 4.
| Основание увольнения | Графа 2 (Дата увольнения) | Графа 3 (Запись) | Графа 4 (Реквизиты документа) | Пояснение |
|---|---|---|---|---|
| По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) | Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) | Приказ № 125-к от | Дата в графе 2 и дата приказа совпадают, так как сотрудник отработал до конца дня. | |
| По собственному желанию (с предупреждением) | Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) | Приказ № 189-к от | Ключевой пример! Приказ издан 10 мая, но сотрудник отработал 14 дней. Дата увольнения — 15 мая (последний рабочий день). | |
| Сокращение штата (ст. 81 ТК РФ) | Уволен по сокращению штата (п. 2 ч; 1 ст. 77 ТК РФ) | Приказ № 45-к от | Приказ об увольнении издан заранее (15.02), но дата увольнения — последний день работы (28.02). | |
| По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) | Уволен по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) | Соглашение № 5 от | Дата в графе 2 берётся из текста соглашения, а не из даты его подписания. |
Порядок действий и сроки
Процедура оформления записи регламентирована:
- Издание документа: Работодатель издает приказ (распоряжение) или подписывает соглашение с указанием конкретной даты увольнения (последнего дня работы).
- Внесение записи: Запись в трудовую книжку вносится не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (соглашения). Это требование п. 49 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
- Выдача трудовой книжки: Трудовую книжку с внесённой записью работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (его последний рабочий день). Если в этот день выдача невозможна, она проводится на следующий рабочий день. При отказе работника от получения в этот срок работодатель обязан направить ей по почте заказным письмом.
- Подпись: Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью организации.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение ЭТК обязательно для большинства работодателей. В электронном формате процесс аналогичен:
- В разделе «Сведения о работе» создаётся новая запись.
- В поле «Дата прекращения» указывается последний день работы (а не дата приказа).
- В поле «Основание прекращения» выбирается или вручную вводится корректная формулировка.
- В поле «Номер и дата документа» указываются реквизиты приказа/соглашения.
- После формирования запись подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
- Работник получает уведомление о внесении записи в личный кабинет на портале Госуслуг или через работодателя.
Типичные ошибки и их последствия
- Ошибка: Указать в графе 2 дату приказа, а не последний рабочий день.
Последствие: Неверный расчёт стажа, возможные проблемы с оформлением пенсии или пособия по безработице. - Ошибка: Использовать некорректную формулировку («Уволен за прогул» без ссылки на конкретный пункт ТК РФ, если это было дисциплинарное взыскание).
Последствие: Запись может быть признана недействительной, что потребует её исправления через суд. - Ошибка: Не внести запись в срок (не в день увольнения или не на следующий рабочий день).
Последствие: Работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф).
Правильное указание даты увольнения в трудовой книжке, это соблюдение буквы и духа закона. Всегда помните:
- Графа 2 = Последний день фактической работы.
- Графа 4 = Номер и дата документа (приказа/соглашения), на основании которого внесена запись.
- Формулировка в графе 3 должна точно соответствовать основанию увольнения, указанному в Трудовом кодексе РФ.
- Срок внесения — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания документа.
- Выдача — в день увольнения.
Соблюдение этих простых правил защитит и работника, и работодателя от будущих конфликтов и гарантирует корректное отражение трудового стажа.