Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина‚ его стаж‚ должности‚ причины прекращения трудовых отношений и другие сведения‚ предусмотренные Трудовым кодексом РФ (ТК РФ)․ С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ которая хранится в базе данных Социального фонда России (СФР)․ В статье рассматривается‚ как оформляется запись «принят переводом» в трудовой книжке‚ какие правовые нормы регулируют этот процесс и какие нюансы существуют при использовании бумажного и электронного форматов․

Что такое запись «принят переводом»?

Запись «принят переводом» делается в трудовой книжке‚ когда работник переводится в другое подразделение‚ филиал‚ предприятие‑партнёр или в другую организацию‑работодателя в рамках одного юридического лица или в случае перевода по согласованию сторон․ При этом трудовой договор сохраняется‚ а работнику не требуется оформлять новый договор – меняется только место работы․

• Перевод может быть внутренним (внутри одной компании) или внешним (между разными работодателями‚ но с согласованием)․
• Запись делается в разделе «Записи о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении» трудовой книжки․
• Для ЭТК запись вносится автоматически в электронную базу СФР после подачи работодателем соответствующей формы (ЕФС‑1)․

Правовые основы

Основные нормы‚ регулирующие оформление записи «принят переводом»‚ находятся в Трудовом кодексе РФ:

1. Статья 66 ТК РФ – определяет форму и обязательность ведения трудовой книжки․
2. Статья 66․1 ТК РФ – вводит возможность выбора формы трудовой книжки (бумажная или электронная)․
3. Статья 71 ТК РФ – описывает порядок внесения записей о приёме‚ переводе и увольнении․
4. Постановление Правительства РФ от № 2155 «Об организации и ведении электронных трудовых книжек» (далее – ПП 2155)․

Согласно этим актам‚ работодатель обязан своевременно и достоверно вносить запись о переводе в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 3 рабочих дней со дня фактического перевода․

Порядок оформления при переводе

Подготовка документов

Для оформления записи «принят переводом» работодатель собирает следующий пакет:

• Заявление работника о переводе (по желанию работника‚ если перевод не является односторонним)․
• Приказ (распоряжение) о переводе‚ подписанный руководителем организации․
• Согласие нового подразделения (если перевод происходит в другое юридическое лицо)․
• Копия трудовой книжки (для бумажного варианта) или подтверждение наличия ЭТК в базе СФР․
• Форма ЭФС‑1 (сведения о трудовой деятельности) – заполняется в электронном виде через портал СФР․

Оформление в бумажной трудовой книжке

1. Работодатель вносит запись в раздел «Записи о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении» следующего вида:

    Принят (переведён) переводом
    На должность: ______________________
    В подразделение (филиал‚ отдел): ______________________
    Основание: приказ № ___ от __․__․____
    

2. Запись подписывается руководителем организации и печатью (если она предусмотрена у работодателя)․
3. Сотруднику вручается трудовая книжка с внесённой записью․

Оформление в электронной трудовой книжке

1. Работодатель заполняет форму ЭФС‑1 в личном кабинете СФР‚ указывая:
   • Дата перевода;
   • Новая должность и подразделение;
   • Основание (приказ № … от …)․
2. После проверки данных система автоматически вносит запись в ЭТК работника․
3. Работнику отправляется уведомление (SMS/почта) о том‚ что запись успешно добавлена․

Электронная трудовая книжка и перевод: особенности

С 1 января 2020 года в России введена возможность вести трудовую книжку в электронном виде․ На 2026 год большинство организаций уже перешли на ЭТК‚ однако работник может выбрать бумажный вариант‚ если это предусмотрено коллективным договором․

• Преимущества ЭТК при переводе:
  • Отсутствие риска потери или повреждения документа․
  • Мгновенное обновление данных в базе СФР․
  • Упрощённый доступ к сведениям для будущих работодателей․
• Ограничения:
  • Необходимо наличие доступа к интернету и электронной подписи у работодателя․
  • Работник‚ не желающий использовать ЭТК‚ должен оформить бумажную книжку в течение 30 дней с момента начала работы․

Какие сведения вносятся в запись о переводе?

В соответствии со ст․ 71 ТК РФ‚ в запись о переводе обязаны быть включены следующие сведения:

• Дата перевода․
• Новая должность (полное наименование)․
• Наименование нового подразделения (филиала‚ отдела‚ предприятия‑работодателя)․
• Основание перевода (приказ‚ распоряжение‚ соглашение сторон)․
• Подпись (или электронная подпись) руководителя‚ уполномоченного вносить запись․

Ошибки‚ которые часто допускаются

1. Отсутствие даты перевода․ Без указания даты запись считается недействительной․
2. Неполное указание основания․ Нужно указать номер и дату приказа‚ иначе запись может быть оспорена в суде․
3. Неиспользование формы ЭФС‑1 при ЭТК․ Подача данных в СФР без заполнения формы считается нарушением ПП 2155․
4. Отсрочка внесения записи более чем на 3 рабочих дня․ За просрочку предусмотрена административная ответственность (штраф для работодателя)․

Рекомендации работодателям

• Создайте внутренний регламент‚ фиксирующий порядок перевода сотрудников и оформления записей в ТК/ЭТК․
• Обучите кадровый персонал работе с порталом СФР и формой ЭФС‑1․
• Внедрите автоматизированную систему уведомления работников о внесённых записях․
• Периодически проверяйте корректность данных в ЭТК через сервис «Проверка трудовой книжки»․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять новый трудовой договор при переводе?

Нет․ При переводе сохраняется действующий трудовой договор; меняются только место работы и‚ при необходимости‚ должностные обязанности․

Можно ли перевести сотрудника‚ если у него уже есть электронная трудовая книжка?

Да․ Перевод фиксируется в ЭТК автоматически после подачи формы ЭФС‑1․ Работник получает уведомление о внесённой записи․

Что делать‚ если работник отказывается от ЭТК?

Работник имеет право на бумажную трудовую книжку․ В этом случае работодатель обязан оформить её в течение 30 дней с начала трудовых отношений и вести её в соответствии со ст․ 66 ТК РФ․

Как проверить‚ что запись о переводе внесена корректно?

Для ЭТК – зайти в личный кабинет СФР и просмотреть историю записей․ Для бумажной ТК – попросить сотрудника показать страницу с записью и убедиться в наличии подписи и печати․

Запись «принят переводом» в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота‚ который фиксирует перемещение сотрудника внутри организации или между юридическими лицами․ С 2020 года большинство компаний используют электронную трудовую книжку‚ что упрощает процесс внесения записей и минимизирует риски потери документа․ Тем не менее‚ соблюдение требований статей 66‚ 66․1 и 71 ТК РФ‚ а также своевременное заполнение формы ЭФС‑1 остаются обязательными как для бумажных‚ так и для электронных трудовых книжек․

Тщательное соблюдение процедур и своевременное информирование работников помогут избежать юридических конфликтов и обеспечат прозрачность трудовых отношений․

Дата публикации: