Запись «Принят(а)» в трудовой книжке – один из самых важных пунктов, который фиксирует начало трудовых отношений между работником и работодателем․ Ошибки при её оформлении могут привести к проблемам при расчёте стажа, получении пенсии и даже к юридическим спорам․ В этой статье мы разберём:

• какие нормативные акты регулируют запись;
• какой порядок заполнения граф 3 и 4 раздела «Сведения о работе»;
• образцы формулировок для разных ситуаций;
• особенности оформления в бумажной и электронной трудовой книжке (ЭТК);
• пошаговый чек‑лист для работодателя и работника;
• часто задаваемые вопросы․

Правовая база

Оформление записей в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ (ст․ 66‑71) и Положением о порядке ведения трудовых книжек, утверждённым приказом Минтруда России от № 1н․ В частности:

• Пункт 10‑1 «Порядка заполнения раздела Сведения о работе» предписывает фиксировать факт приёма на работу в графе 3․
• С 1 января 2020 г․ работодатели обязаны передавать сведения о кадровых изменениях в ПФР по форме СЗВ‑ТД, что делает запись в ЭТК обязательной․
• С 2021 года граждане могут перейти с бумажной трудовой книжки на электронную (ЭТК) – процесс регулируется тем же приказом․

Структура записи «Принят(а)» в бумажной трудовой книжке

Где делается запись?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе», который состоит из четырёх граф:

1. Порядковый номер записи․
2. Дата и номер приказа о приёме (или иной документ, подтверждающий факт)․
3. Текст записи «Принят(а) …»․
4. Подпись работодателя (директора, главного бухгалтера) и печать организации․

Как формулировать запись в графе 3?

Согласно рекомендациям КонсультантПлюс и Положения о трудовых книжках, в графе 3 следует использовать шаблон:

Принят(а) в <структурное подразделение> в должность <наименование должности, профессии, специальности> с указанием квалификации․
 

Если структурное подразделение не указано в трудовом договоре, его можно опустить․

Примеры:

• «Принят в отдел кадров в должность кадровика»․
• «Принят в отдел продаж в должность менеджера по работе с клиентами»․
• «Принята в лабораторию в должность старшего научного сотрудника (квалификация – магистр)»․

Что указывается в графе 2?

В графе 2 фиксируется:

• Дата издания приказа (например, )․
• Номер приказа (например, 208‑к)․
• Если запись делается без приказа (например, при приёме студента), указывается «Договор № 12 от »․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Что такое ЭТК?

ЭТК – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, хранящийся в системе ПФР․ Доступ к ней осуществляеться через портал Госуслуги или через приложение «ПФР»․ Основные преимущества:

• Автоматическая передача данных работодателем в ПФР․
• Отсутствие риска потери бумажного документа․
• Возможность просмотра записей в любой момент․

Как оформить запись «Принят(а)» в ЭТК?

1. Работодатель в личном кабинете ПФР создаёт задачу «Приём на работу» и загружает скан‑копию приказа (или трудового договора)․
2. В системе указывается дата приёма, структурное подразделение и должность согласно шаблону, аналогичному бумажному варианту․
3. После подтверждения записи в системе ПФР автоматически формирует запись в ЭТК работника․
4. Работник получает уведомление и может проверить запись в личном кабинете․

Переход с бумажной книжки на ЭТК

Если работник желает перейти на электронный формат, необходимо:

• Подать письменное заявление о переходе (можно через портал Госуслуги)․
• Работодатель в течение недели вносит пометку о переходе в бумажную книжку и регистрирует сведения в СФР․
• После подтверждения ПФР создаёт электронную книжку и переносит в неё все записи․

Пошаговый чек‑лист для работодателя

Подготовка документов

1. Собрать у соискателя паспорт, СНИЛС, ИНН, документы об образовании․
2. Подготовить трудовой договор (или приказ о приёме)․
3. Если работник уже имеет трудовую книжку, проверить её первую запись․

Оформление записи в бумажной книжке

1. Записать порядковый номер (обычно 1‑й, если это первая запись)․
2. Указать дату и номер приказа (или договора)․
3. Сформулировать текст «Принят(а) …» согласно шаблону․
4. Подписать запись и поставить печать организации․
5. В течение 3 рабочих дней выдать работнику книжку․

Оформление в ЭТК

1. Войти в личный кабинет работодателя на портале ПФР․
2. Создать задачу «Приём на работу», загрузить скан‑копию приказа․
3. Заполнить поля: дата, подразделение, должность, квалификация․
4. Отправить на проверку – система автоматически создаст запись в ЭТК․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли оформлять запись, если сотрудник работает менее 5 дней?

По закону запись в трудовую книжку обязана вноситься, если работник отработал более пяти календарных дней․ При работе менее пяти дней запись не требуется, но рекомендуется оформить её в ЭТК для учёта стажа․

Можно ли исправить ошибку в записи «Принят(а)»?

Да․ Ошибку исправляют следующим образом:

• Ставят над ошибкой черту, пишут «исправлено» и указывают правильный текст․
• Подписывают исправление руководитель и ставят печать․
• В ЭТК исправление вносится через запрос в ПФР – работодатель подаёт заявку «Корректировка записи»․

Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки?

Если у сотрудника нет бумажной книжки (например, студент, впервые устраивается на работу), работодатель может оформить только электронную запись․ При желании работник может в дальнейшем запросить выдачу бумажной книжки в ПФР․

Как отразить в записи особый статус (например, «на испытательном сроке»)?

В графе 3 указывается только факт приёма․ Информация о типе договора, испытательном сроке и т․д․ фиксируется в приказе и в личном деле, но не в записи «Принят(а)»․

Можно ли объединить несколько приёмов в одну запись?

Нет․ Каждое новое трудоустройство (перевод, повышение, смена подразделения) требует отдельной записи с новым порядковым номером и ссылкой на соответствующий приказ․

Запись «Принят(а)» в трудовой книжке – это обязательный юридический акт, который фиксирует начало трудовых отношений․ Правильное оформление зависит от:

• соответствия шаблону «Принят(а) в <структурное подразделение> в должность <наименование должности>»;
• точного указания даты и номера приказа в графе 2;
• подписи и печати работодателя;
• своевременного внесения данных в электронную систему ПФР при использовании ЭТК․

Следуя приведённому чек‑листу и рекомендациям, вы избежите типичных ошибок, обеспечите корректный учёт трудового стажа и упростите процесс получения пенсии в будущем․

Дата публикации:  17:47 (по московскому времени)․ Информация актуальна на момент написания и основана на нормативных актах, рекомендациях КонсультантПлюс, официальных разъяснениях Минтруда и практических примерах из 2024‑2026 гг․