Переход на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности регулируется Федеральным законом от № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» и соответствующими нормативными актами Минтруда России․ При оформлении перехода важно правильно заполнить бумажную трудовую книжку, чтобы избежать споров с работником и контролирующими органами․

Нормативная база

• ФЗ‑439 от – вводит понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) и порядок её ведения․
• Письмо Минтруда РФ от № 14‑2/В‑150 – разъясняет, как оформить запись о переходе на электронный формат․
• Статья 66․1 ТК РФ – регулирует предоставление сведений о трудовой деятельности по заявлению работника․
• Приказ Минтруда РФ от № 534н – утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек (в редакции 2022 г․)․

Порядок оформления записи в бумажной трудовой книжке

1. Определить порядковый номер записи – в графе 1 указывается следующий номер после последней записи в книжке․
2. Указать дату выдачи трудовой книжки – в графе 2 ставится дата, когда книжка была впервые выдана работнику (или дата последней выдачи, если книжка уже находилась у сотрудника)․
3. Сформулировать суть записи – в графе 3 пишется стандартная формулировка, предусмотренная Порядком:

Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации

4. Внести заявление работника – в графе 4 указывается текст заявления сотрудника о переходе на электронную форму, с обязательным указанием:

• даты подачи заявления;
• номера регистрации заявления в журнале incoming documents (или другого внутреннего журнала учёта заявлений)․

Образец записи

Важно! После заполнения графа 4 запись необходимо:

• подписать лицом, ответственным за ведение трудовых книжек (обычно специалист отдела кадров);
• поставить печать работодателя (или кадровой службы, если она имеется)․

Что делать, если работник сразу выбрал электронную трудовую книжку при приёме на работу?

В этом случае бумажная трудовая книжка не заводится․ Работодатель:

1. выдаёт сотруднику уведомление о выдаче электронной трудовой книжки (форма может быть произвольной, но должна содержать дату, ФИО сотрудника, реквизиты заявления и подпись ответственного лица);
2. вносит запись в электронный реестр сведений о трудовой деятельности (через личный кабинет на портале «Работа в России» или иную approved систему);
3. не делает запись в бумажной книжке, так как её нет․

Если позже сотрудник решит вернуться к бумажному формату, необходимо оформить обратный переход: подать заявление о возврате к бумажной ТК, после чего в бумажную книжку вносится запись о выдаче дубликата бумажной трудовой книжки (по аналогии с записью о приёме на работу)․

Ответственность работодателя за правильность записи

• Административная ответственность – за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст․ 5․27 КоАП РФ) может быть наложен штраф от 1 000 до 5 000 руб․
• Трудовые споры – некорректно оформленная запись может послужить основанием для признания незаконным отказа в выдаче справки о трудовой деятельности или для взыскания компенсации морального вреда․
• Риски при проверках – инспекция труда может потребовать представления оригиналов заявлений и журналов учёта; отсутствие подписи или печати считается нарушением․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли делать скан‑копию бумажной трудовой книжки перед переходом на электронную?

Нет, законодательство не требует создания скан‑копий․ Достаточно правильно оформить запись о переходе и выдать книжку работнику на руки․

Кто отвечает за хранение электронных сведений после перехода?

Хранение обеспечивает оператор информационной системы (например, ПФР или аккредитованный оператор ЭТК)․ Работодатель лишь передаёт сведения и подтверждает их достоверность․

Можно ли использовать электронную подпись вместо ручной при оформлении записи?

Запись в бумажной трудовой книжке должна быть заверена собственноручной подписью и печатью․ Электронная подпись применяется только в электронных реестрах․

Что делать, если работник потерял заявление о переходе?

Необходимо запросить у сотрудника дубликат заявления (можно оформить новое заявление с указанием даты подачи и ссылкой на утерянный документ) и внести его в графе 4․

Правильное оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку – это не просто формальность, а гарантия соблюдения прав работника и защиты интересов работодателя․ Следуя указанному порядку (номер, дата выдачи, стандартная формулировка в графе 3, заявление сотрудника в графе 4 с подписью и печатью), вы минимизируете риски штрафов и трудовых споров․ При возникновении сомнений рекомендуется сверяться с актуальными разъяснениями Минтруда и консультироваться с юристом по трудовому праву․