Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. При назначении на руководящую позицию, в частности на должность директора, в неё вносятся особые сведения, которые должны соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и приказов Роструда. В статье подробно рассматривается, какие данные необходимо указывать, кто отвечает за запись, какие формы применяются (бумажные и электронные) и на что обратить внимание, чтобы избежать ошибок.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие оформление записи о приёме на работу директора:
- Статья 66 Трудового кодекса РФ – порядок внесения сведений о трудовой деятельности в трудовую книжку.
- Приказ Минтруда России № 3‑н от «Об утверждении формы и порядка ведения электронных трудовых книжек».
- Приказ Роструда № 10‑н от «Об утверждении формы и порядка заполнения бумажных трудовых книжек».
- Устав и решение общего собрания учредителей (для ООО) – основание назначения директора.
Кто и когда вносит запись
- Работодатель (юридическое лицо) – обязан оформить запись в трудовой книжке в течение 3 рабочих дней с момента фактического приёма на работу.
- В случае электронной трудовой книжки запись делается через систему Онлайн‑инспекция.рф (ФГИС Труд).
- Ответственный за заполнение – специалист по кадрам или начальник отдела кадров. При отсутствии такового запись может выполнить уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер).
Содержание записи о приёме на должность директора
Запись в трудовой книжке должна включать следующие обязательные элементы (см. форму 2‑н):
| Пункт | Содержание |
|---|---|
| Дата приёма | дд.мм.гггг (дата начала работы) |
| Наименование организации | Полное юридическое название, ИНН, ОГРН |
| Должность | Директор (генеральный директор, исполнительный директор и т.п.) |
| Основание назначения | Решение общего собрания учредителей, приказ совета директоров, устав |
| Срок договора | Бессрочный / сроком до «дд.мм.гггг» (при срочном трудовом договоре) |
| Трудовой договор | № и дата заключения договора |
Важно: запись делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности», а не в «Сведения о воинской обязанности».
Порядок оформления записи
Бумажная трудовая книжка
- Подготовьте оригинал трудового договора (срочный или бессрочный) и документ, подтверждающий основание назначения (протокол собрания, приказ).
- Заполните запись от руки чернильным шрифтом, используя строчные буквы и соблюдая шрифт, указанный в приказе Роструда (шрифт «Times New Roman», кегль 12).
- Подпишите запись руководителем организации (обычно генеральный директор) и поставьте печать организации.
- Сотрудник (новый директор) ставит подпись в графе «Подпись работника».
- Вложите в книжку копию трудового договора и приказа о назначении (по желанию, в виде отдельного листа).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Убедитесь, что организация зарегистрирована в ФГИС Труд и имеет доступ к системе «Электронная трудовая книжка».
- Войдите в личный кабинет работодателя, выберите сотрудника и нажмите «Добавить запись о приёме на работу».
- Заполните поля согласно пункту 3 (дата, должность, основание, срок договора).
- Прикрепите скан-копии трудового договора и приказа о назначении.
- Подтвердите запись электронной подписью руководителя организации.
- Система автоматически отправит уведомление сотруднику; он может просмотреть запись в личном кабинете.
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки, однако в некоторых случаях (например, при отсутствии доступа к сети) допускается использование бумажного варианта.
Особенности при назначении директора
- Для директора часто заключают срочный трудовой договор (например, на 1 год) с возможностью продления. В этом случае в запись указывается срок действия договора.
- Если директор назначен на бессрочную должность, в записи указывается «бессрочно».
- Назначение директора должно быть подтверждено решением учредителей (протокол общего собрания) либо уставом организации.
- В случае смены директора в одной и той же организации необходимо оформить увольнение предыдущего директора (запись о прекращении трудовых отношений) и приём нового в той же трудовой книжке.
Наиболее распространённые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Как избежать |
|---|---|
| Отсутствие указания срока договора (при срочном трудовом договоре) | Всегда указывайте точную дату окончания или помечайте «бессрочно». |
| Неправильный шрифт или рукописный стиль, неразборчивый почерк | Пользуйтесь чернильным шрифтом «Times New Roman», кегль 12, печатными буквами. |
| Отсутствие подписи руководителя или печати организации | Подпись и печать обязательны; без них запись считается недействительной. |
| Запись в неверный раздел книжки | Заполняйте только раздел «Сведения о трудовой деятельности» (страницы 2‑3). |
| Не прикреплены подтверждающие документы (договор, приказ) | Храните копии в личном деле сотрудника; в электронном варианте прикрепляйте сканы. |
Как проверить правильность записи
- Сравните запись в книжке с данными трудового договора и приказа о назначении.
- Проверьте, что указана полная официальная наименования организации (с ИНН, ОГРН).
- Убедитесь, что подписи и печать стоят в нужных графах.
- Для электронных книжек откройте запись в системе ФГИС Труд и проверьте наличие прикреплённых документов.
- При необходимости запросите справку о трудовом стаже в отделе кадров – в ней будет отражена запись о приёме на должность директора.
Запись в трудовой книжке о принятии на должность директора – важный юридический акт, который фиксирует начало руководящей деятельности и служит основанием для расчёта трудового стажа, пенсионных прав и иных социальных гарантий. Соблюдение требований ТК РФ, правильное оформление (как в бумажной, так и в электронной форме) и внимательное отношение к деталям позволяют избежать последующих споров и проблем при проверках со стороны инспекций.
Помните: без корректно оформленной записи в трудовой книжке трудовой стаж директора может быть признан недействительным, что негативно скажется на пенсионных начислениях и праве на отпуск.
Дата публикации: