Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника. Для муниципальных служащих процесс оформления записи имеет свои особенности, связанные с нормативно‑правовыми актами, регламентирующими работу органов местного самоуправления.

Правовая база

Согласно Постановлению Правительства РФ № 225 от (утверждены Правила ведения трудовых книжек) и инструкции Минтруда России от о заполнении трудовых книжек, запись о приёме на работу, переводе, повышении и увольнении обязана вноситься работодателем в установленном порядке.

С 2021 года в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в муниципальном секторе многие организации продолжают использовать бумажные формы, поэтому статья охватывает оба варианта.

Кому и когда делается запись

• Новому муниципальному служащему при приёме на работу;
• При переводе в другой отдел/должность в рамках муниципального образования;
• При изменении условий труда (смена графика, вида занятости, совместительство и т.п.);
• При увольнении, выходе на пенсию, досрочном прекращении службы.

Необходимые документы

1. Трудовой договор (или приказ о приёме на работу);
2. Заявление работника (если требуется);
3. Копия паспорта и СНИЛС;
4. Справка о наличии/отсутствии судимостей (для некоторых должностей);
5. При необходимости – справка о высшем образовании, квалификационных аттестациях;
6. Для ЭТК – согласие работника на ведение электронной книги (форма 2‑н);
7. При переводе – приказ о переводе и новое описание должностных обязанностей.

Пошаговая инструкция по оформлению записи в бумажную трудовую книжку

Шаг 1. Подготовка приказа

Составляется приказ «О приёме (переводе, увольнении) муниципального служащего» с указанием:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Трудовой стаж (общий и в муниципальном секторе);
• Наименование организации (муниципальное образование), её ИНН и ОКПО;
• Должность, разряд, оклад, условия труда;
• Дата начала (окончания) работы;
• Подпись руководителя и печать.

Шаг 2. Заполнение графы «Запись о приёме на работу»

В трудовой книжке заполняются следующие пункты (см. образец в Инструкции Минтруда):

1. Дата записи (дата оформления приказа);
2. Наименование организации (полное название муниципального образования);
3. Код ОКТМО и ОКПО организации;
4. Должность, разряд, квалификационная категория;
5. Ставка (оклад) и условия оплаты труда;
6. Дата начала работы (дата, с которой сотрудник приступил к исполнению обязанностей);
7. Подпись (Ф.И.О.) лица, вносящего запись, и печать организации.

Шаг 3. Подтверждение записи

После внесения записи сотруднику предоставляется копия (если требуется) и подписывается в графе «Сотрудник ознакомлен». При необходимости сотрудник получает справку о наличии записи.

Оформление записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Для муниципальных органов, использующих ЭТК, процесс выглядит так:

1. Получить согласие сотрудника (форма 2‑н) и зарегистрировать его в системе «Электронная трудовая книжка»;
2. Внести данные приказа в электронный реестр через специализированный сервис (например, портал Госуслуг или региональную систему кадрового учета);
3. Система автоматически генерирует запись, которая отображается в личном кабинете сотрудника;
4. Сотрудник получает уведомление и подтверждает запись электронным способом (ЭЦП или код подтверждения).

ЭТК позволяет вести запись в режиме реального времени, исключая ошибки, связанные с плохим почерком или пропуском подписи.

Специфические нюансы для муниципального служащего

• Код ОКТМО – в записи обязательно указывается код муниципального образования, в котором работает сотрудник.
• Для должностей, связанных с государственной тайной, в записи указывается «доступ к сведениям ограничен» (по требованию законодательства).
• При совместительстве в муниципальном и государственном секторах запись делается только в основной (первой) трудовой книжке; вторая запись в отдельный документ не требуется, если иное не предусмотрено локальными нормативными актами.
• Если муниципальная организация использует единую кадровую систему (например, «КАДР-Электрон»), запись в трудовую книжку делается автоматически после утверждения приказа в системе.

Часто допускаемые ошибки и как их избежать

FAQ (Часто задаваемые вопросы)

Вопрос: Можно ли вести запись в трудовую книжку без печати организации?

Нет. По правилам Постановления № 225 запись должна быть заверена печатью работодателя.

Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Необходимо оформить поправку – приказ о внесении исправлений, подписанный руководителем, и занести её в отдельную страницу книги, указав причины исправления.

Вопрос: Нужно ли делать запись при работе по совместительству?

Запись делается по желанию работника. Если он хочет, запись вносится в ту же трудовую книжку, но указывается «по совместительству».

Вопрос: Как оформить запись при переводе внутри муниципального образования?

Составляется приказ о переводе, в котором указываются новая должность, дата перевода и условия труда. В трудовую книжку вносятся новые данные, а старая запись сохраняется как завершённая.

Оформление записи в трудовую книжку муниципального служащего – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований. Правильное заполнение гарантирует:

• Корректный учёт трудового стажа;
• Отсутствие проблем при начислении пенсии и соцвыплат;
• Юридическую защиту как работника, так и работодателя.

С учётом перехода на электронные трудовые книжки, муниципальные органы всё чаще используют автоматизированные системы, что упрощает процесс и снижает риск ошибок. Тем не менее, знание традиционной процедуры остаётся важным, поскольку в ряде регионов бумажные книги продолжают использоваться.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться в отдел кадров вашего муниципального образования или в Госуслуги для получения консультации по электронным трудовым книжкам.

Дата публикации: