Вопрос о том, можно ли оформить запись в трудовой книжке именно на основании трудового договора, часто возникает у работодателей и специалистов по персоналу․ Ниже представлено подробное разъяснение, подкреплённое нормативами Трудового кодекса РФ и Приказом Министерства труда № 320н․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, даты приёма и увольнения, основания прекращения трудового договора и др․ Ведение такой книжки регламентируется ст․ 66 ТК РФ и Приказом Минтруда № 320н от ․
Основные реквизиты
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата записи;
- Графа 3 – сведения о приёме на работу (договор, приказ, распоряжение);
- Графа 4 – номер и дата документа, на основании которого вносится запись;
- Графа 5 – сведения о прекращении работы (при необходимости)․
Правовая основа для записи на основании трудового договора
Согласно п․ 15 Приказа Минтруда № 320н, информацию о приёме на работу вносят в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки․ При этом в графе 3 указываются:
- Порядковый номер записи;
- Дата приёма;
- Наименование документа, на основании которого производится запись (трудовой договор, приказ, распоряжение и т․п․);
- Номер и дата этого документа․
Таким образом, трудовой договор может служить основанием для записи в трудовую книжку, если в нём указаны все необходимые реквизиты и подписаны обеими сторонами․
Как правильно оформить запись при приёме на работу
Ниже приведён пошаговый алгоритм, который поможет избежать ошибок․
- Подготовка документа․ Убедитесь, что трудовой договор подписан и содержит:
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Сведения о месте работы;
- Дата начала работы;
- Сведения о ставке или тарифе;
- Подписи сторон․
- Заполнение графа 3․ В эту графу вносится:
- «Трудовой договор № __ от __․__․____»;
- или «Приказ № __ от __․__․____ о приёме на работу»․
- Указание даты и номера документа․ В графе 4 указывается номер и дата приказа (или другого нормативного акта), на основании которого производится запись․
Пример оформления:
Графа 3: Трудовой договор № 12 от Графа 4: Приказ № 57 от «О приёме на работу»
Как исправлять ошибки в уже сделанной записи
Если в трудовую книжку внесена неверная запись, действует следующая процедура (см․ п․ 15 Приказа Минтруда № 320н):
- В графе 2 указывается дата записи;
- В графе 3 пишется: «Запись за номером ___ недействительна»;
- В графе 3 вносится правильная запись;
- В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была допущена ошибка․
Таким образом, исправление записи возможно только через дополнительный пункт в графе 3 и уточнение в графе 4, а не изменением уже существующего текста․
Особенности при оформлении записи по срочному трудовому договору
Согласно ст․ 59 ТК РФ, срочный договор может быть заключён только в ограниченных случаях (например, сезонная работа)․ При этом:
- Запись о приёме вносится в трудовую книжку только по желанию работника, если он работает по совместительству;
- Если срочный договор не продлён, в книжку вносится запись об увольнении с указанием причины – «истечение срока действия договора»․
Пример записи:
Графа 3: Срочный трудовой договор № 34 от Графа 4: Приказ № 12 от «О продлении трудового договора» (если договор продлён)
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать только трудовой договор, без приказа? – Да, при условии, что договор подписан обеими сторонами и содержит все реквизиты, требуемые п․ 15 Приказа № 320н․ Однако в большинстве организаций для формального фиксирования используют и приказ․
- Нужно ли указывать номер статьи ТК РФ в записи? – При оформлении записи об увольнении или прекращении договора рекомендуется указывать соответствующую статью (например, «ст․ 81 ТК РФ – увольнение по сокращению»)․ Это упрощает дальнейшую проверку․
- Как вести учёт при переходе на электронные трудовые книжки? – С 2021 г․ в большинстве регионов допускаеться электронное ведение, однако все записи должны соответствовать требованиям ТК РФ и Приказа № 320н․
Таким образом, внести запись в трудовую книжку на основании трудового договора полностью разрешено, если:
- Договор подписан и содержит все необходимые реквизиты;
- В графе 3 указано название документа и его номер;
- В графе 4 указана дата и номер приказа (или другого нормативного акта), на основании которого производится запись;
- При необходимости производится корректировка ошибок согласно установленной процедуре․
Соблюдение этих требований гарантирует юридическую корректность оформления и упростит последующие проверки со стороны контролирующих органов․