Цель статьи – подробно рассказать, как правильно оформить запись в трудовой книжке (или в её электронном эквиваленте) о приёме сотрудника в определённый отдел организации, какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует избегать;

Правовая база

В Украине с 10 июня 2021 г. началось поэтапное переводение бумажных трудовых книжек в электронный формат. Это значит, что запись о приёме в отдел может быть сделана как в традиционной бумажной форме, так и в Электронной трудовой книжке (ЭТК). Основные нормативные документы:

• Трудовой кодекс Украины (ТКУ) – ст. 41, 43, 44.
• Закон Украины «О электронных трудовых книжках» от  г.
• Приказ Министерства труда и социальной защиты Украины № 274 от  г. «Об утверждении формы и порядка ведения электронных трудовых книжек».
• Методические рекомендации Комитета государственной инспекции труда (МТСЗН) – комментарии эксперта Жениcа Султанова.

Кому и когда делается запись

Запись делается работодателем (или уполномоченным лицом) в момент:

1. Официального приёма сотрудника на работу в конкретный отдел.
2. Перевода сотрудника из одного отдела в другой (при изменении должностных обязанностей).
3. Восстановления сотрудника после длительного отпуска (например, декретного) с указанием нового подразделения.

Важно: запись должна быть сделана в течение трёх рабочих дней с даты начала работы в отделе.

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Запись в бумажную трудовую книжку делается в разделе «Записи о приёме на работу». Примерный шаблон:

Дата приёма: г.
Должность: инженер‑технолог
Отдел: отдел разработки новых продуктов
Основание: трудовой договор № 12/2026 от г.
Подпись работодателя: ______________________
Подпись работника: ______________________

Элементы записи:

• Дата приёма – фактическая дата начала работы в отделе.
• Должность – полное наименование должности, указанное в трудовом договоре.
• Отдел – название структурного подразделения (можно указать код отдела, если он существует).
• Основание – ссылка на трудовой договор, приказ о приёме, внутренний регламент.
• Подписи – подпись уполномоченного представителя работодателя и подпись работника.

Как оформить запись в электронной трудовой книжке (ЭТК)

Электронная запись производится через специализированный портал «Е‑Трудова книжка» или через корпоративную HR‑систему, интегрированную с государственным реестром. Пошаговый процесс:

1. Войти в систему под своей учетной записью (логин/пароль, двухфакторная аутентификация).
2. Выбрать сотрудника из списка активных работников.
3. Нажать кнопку «Добавить запись о приёме».
4. Заполнить поля:
   • Дата приёма (календарный выбор).
   • Должность (выбор из справочника).
   • Отдел (выбор из оргструктуры).
   • Основание (номер и дата трудового договора, приказа).
5. Прикрепить скан‑копию трудового договора (обязательно в формате PDF, размер ≤ 5 МБ).
6. Подтвердить запись электронной подписью руководителя (или уполномоченного лица).
7. Система автоматически генерирует подтверждение и отправляет уведомление сотруднику на электронную почту.

После подтверждения запись становится частью официального реестра и доступна для просмотра в любой момент.

Пример записи в электронном виде

{
 "date_of_hire": "2026-05-23",
 "position": "Инженер‑технолог",
 "department": "Отдел разработки новых продуктов",
 "basis": "Трудовой договор № 12/2026 от ",
 "attachments": [
 {
 "type": "contract",
 "file_name": "contract_12_2026.pdf",
 "hash": "a1b2c3d4e5f6..."
 }
 ],
 "signed_by": {

 "employer": "Иванов И.И.",
 "employee": "Петров П.П."
 }}

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о приёме в другой отдел?

В таком случае делается новая запись с указанием даты перевода и нового отдела. Предыдущая запись остаётся в истории, так как отражает прежний период работы.

Можно ли исправлять ошибку в записи?

Да, но только через официальную процедуру: аннулирование ошибочной записи (подпись руководителя и отметка «аннулировано») и последующее внесение корректной записи. В ЭТК исправление происходит через функцию «Отмена записи» с указанием причины.

Нужно ли хранить бумажный оригинал записи, если используется ЭТК?

Согласно закону, электронная запись имеет ту же юридическую силу, что и бумажная. Однако рекомендуется сохранять копию договора и приказа в архиве компании.

Как отразить в записи временный перевод в другой отдел?

Указывается «временный перевод», указывается срок (дата начала – дата окончания) и основание (приказ № … от …). По окончании срока делается запись о возврате в основной отдел.

Типичные ошибки и как их избежать

• Опечатка в дате. Проверяйте дату дважды; в ЭТК система обычно предупреждает о несоответствиях.
• Отсутствие подписи руководителя. Без подписи запись считается недействительной.
• Неполные сведения об основании. Указывайте номер и дату договора/приказа полностью.
• Запись в неправильный раздел; В бумажной книжке есть отдельный раздел «Переводы», используйте его при смене отдела.
• Не загрузили скан‑копию договора в ЭТК. Система может отклонить запись без приложенных документов.

Запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) о приёме в отдел – важный юридический акт, который фиксирует факт начала работы сотрудника в конкретном подразделении. Соблюдение нормативных требований, правильное заполнение полей и своевременное подписание гарантируют, что запись будет признана действительной как работодателем, так и государственными контролирующими органами.

Помните, что с 2021 г. в Украине активно внедряется электронный формат трудовых книжек, поэтому стоит подготовить персонал к работе в системе ЭТК и обеспечить надёжное хранение электронных документов.

Дата публикации статьи: