Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке после смерти работника, часто вызывает сомнения у кадровых специалистов и руководителей. Неправильная запись может привести к недоучету стажа, задержке выплат и даже к конфликтам с сотрудниками и их родственниками. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормах Трудового кодекса РФ, Порядке ведения трудовых книжек и практических рекомендациях.
Правовое основание
- Пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) – «смерть работника либо работодателя».
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек 2022 (Порядок № 320н) – регламентирует оформление записей о прекращении трудового договора.
- Приказ Минтруда РФ от № 588н и № 589н – подтверждает необходимость печати работодателя при записи о прекращении договора.
Ссылка в записи
В записи обязательно указывается ссылка на пункт 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Это подтверждает законность прекращения договора и позволяет избежать споров при проверках.
Что именно записываеться в трудовой книжке?
После смерти работника в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» (графы 3–4) вносится следующая запись:
Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
В графе 3 указывается порядковый номер и дата записи, а в графе 4 – дата и номер приказа о прекращении договора.
Пример оформления записи
№ 1 Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. № 1
Запись заверяется печатью работодателя и подписью сотрудника отдела кадров, внесшего запись.
Как оформить приказ о прекращении договора?
- Составляется приказ о прекращении трудового договора с указанием причины – «смерть работника».
- В приказе указывается дата смерти, дата вступления в силу приказа (обычно дата смерти) и номер приказа.
- Приказ подписываеться руководителем организации и заверяется печатью.
Выдача трудовой книжки умершему работнику
После внесения записи в трудовую книжку её можно выдать:
- Супругу/супруге.
- Любому члену семьи, который предъявит свидетельство о смерти.
- Если родственников нет, можно хранить книжку в архиве организации до появления законных наследников.
Расписка о получении
При выдаче книжки родственнику необходимо оформить письменную расписку. В расписке указывается:
- ФИО получателя.
- Дата выдачи.
- Подтверждение, что он/она получил(а) трудовую книжку умершего работника.
- Подпись получателя и дата.
Пример расписки:
Я, _______________________________, удостоверяю, что получил(а) трудовую книжку умершего работника _______________________________ (ФИО), в связи с его смертью. Дата выдачи: _______________. Подпись: ___________________________
Что делать, если родственников нет?
В случае отсутствия родственников, которые могут предъявить свидетельство о смерти, трудовую книжку можно:
- Хранить в архиве организации до появления законных наследников;
- Передать в архив государственного органа (например, в архив муниципального образования) для сохранения документа.
Важно документировать, что книжка хранится в надлежащих условиях, чтобы избежать утраты сведений о стаже.
Дополнительные документы и выплаты
- Составляется расчётный лист по форме ЕФС‑1 (если работник был мобилизован).
- Выплачиваются все причитающиеся выплаты: зарплата за последний месяц, компенсация за неиспользованный отпуск, пособие по безработице (если применимо).
- В случае смерти на рабочем месте необходимо оформить справку о несчастном случае и уведомить Фонд социального страхования.
Частые ошибки и как их избежать
- Не указать ссылку на ТК РФ – может вызвать сомнения при проверке.
- Неправильные даты – важно, чтобы дата в приказе совпадала с датой смерти.
- Отсутствие печати работодателя – запись может быть признана недействительной.
- Неоформленная расписка – может привести к конфликту с родственниками.
Запись в трудовой книжке умершего работника – это важный юридический акт, который фиксирует факт прекращения трудового договора и сохраняет стаж работника для последующих пенсионных и социальных расчётов. Следуя приведённым рекомендациям, вы обеспечите правильность оформления, защитите интересы организации и уважительно отнесётесь к памяти умершего.
Для более подробной информации и шаблонов документов можно обратиться к официальным источникам: КонсультантПлюс, Минтруд России и Трудовик.