Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке (ТК) в момент её выдачи работнику, в т.ч. при переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки (ЭТК). Рассмотрим нормативно‑правовую базу, порядок заполнения, образцы записей и типичные ошибки.
Нормативно‑правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) – определяет порядок предоставления работнику сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Федеральный закон № 439‑ФЗ от г. (часть 2 статья 2) – регулирует переход от бумажной ТК к её электронному аналогу.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. – утверждает порядок оформления записей о выдаче ТК и о переходе на ЭТК.
- Методические рекомендации Минтруда (2023‑2024 гг.) – содержат образцы записей и примеры заполнения граф.
Важно: запись в бумажной ТК делается независимо от того, будет ли в дальнейшем использоваться электронный вариант. При этом факт выдачи фиксируется в Книге учёта движения трудовых книжек (графа 13).
Когда требуется запись?
- Выдача новой (первой) трудовой книжки новому сотруднику.
- Выдача заменённой/восстановленной книжки (например, после утраты).
- Выдача бумажной ТК работнику, который подал заявление о переходе на электронный вариант (ЭТК); В этом случае в ТК делается запись о выдаче «на руки» и в графе 3 указывается ссылка на заявление.
Куда вносится запись?
Запись вносится в раздел «Записи о выдаче трудовой книжки» (страницы 1‑2 ТК). Одновременно в Книгу учёта движения трудовых книжек (графа 13 «Расписка работника в получении ТК») фиксируется тот же факт.
Содержание записи в бумажной ТК
| № п/п | Дата | Содержание записи |
|---|---|---|
| 1 | ДД.ММ.ГГГГ | Выдана на руки трудовая книжка № ______ на основании письменного заявления Ф.И.О. работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ. |
Что указывается в графе 3 (при переходе на ЭТК)
В графу 3 вносим номер и дату заявления работника (например: «Заявление № 12 от г.»).
Подпись и печать
- Подпись работодателя (или лица, ответственного за ведение ТК) в графе «Подпись лица, вносящего запись».
- При наличии печати – ставится печать организации (кадровой службы).
- Работник ставит свою подпись в графе «Подпись работника (получателя ТК)» – подтверждая получение на руки.
Пошаговая инструкция заполнения
- Подготовка заявления – работник подаёт письменное заявление о выдаче ТК (или о переходе на ЭТК). В заявлении указываются Ф.И.О., должность, дата подачи.
- Проверка данных – убедитесь, что в личном деле сотрудника указаны правильные Ф.И.О., дата рождения, ИНН и др.
- Открытие ТК – откройте трудовую книжку на первой странице, где находится раздел «Записи о выдаче ТК».
- Заполнение полей:
- Номер записи – обычно «1», если это первая запись.
- Дата выдачи – указывается реальная дата выдачи (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Текст записи – см. образец в пункте 3.1.
- Графа 3 – номер и дата заявления (если требуется).
- Подпись и печать – подпишите запись и поставьте печать организации.
- Подпись работника – работник ставит подпись в графе «Подпись работника (получателя ТК)».
- Регистрация в Книге учёта – в графе 13 книги учёта движения ТК фиксируйте: «Выдана на руки на основании заявления № … от …» и подпись работника.
- Вручение ТК – передайте книжку сотруднику, убедитесь, что он получил её и подписал расписку.
Образцы записей
Пример записи при выдаче новой ТК
Иванова Ивана Ивановича о предоставлении сведений о трудовой деятельности в
соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ.
Подпись лица, вносящего запись: ___________________
Печать организации
Подпись работника: ___________________
Пример записи при переходе на электронный вариант
Петровой Марии Сергеевны (заявление № 7 от ) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в
соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ч. 2 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ.
Графа 3 (заявление): № 7 от
Подпись лица, вносящего запись: ___________________
Печать организации
Подпись работника: ___________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли делать запись, если ТК выдается в электронном виде?
Да. При переходе на ЭТК запись в бумажной ТК делается в том случае, если работнику выдается бумажный экземпляр «на руки» (например, для архивных целей). Если же полностью переходим на ЭТК и бумажную ТК не выдаём, запись в бумажной ТК не требуется.
Что делать, если работник отказался подписать запись?
Согласно ТК РФ, работник обязан подписать расписку о получении ТК. При отказе оформляется акт о невозможности получения подписи, который подписывается представителем работодателя и свидетелем.
Можно ли использовать типографскую печать вместо подписи?
Нет. Запись в ТК должна быть подписана от руки. Типографская печать допускается только для печати организации.
Как оформить запись, если ТК была выдана более чем одному сотруднику (например, в случае совместного трудоустройства супругов)?
Каждому сотруднику делается отдельная запись с указанием его Ф.И.О. и даты выдачи. В книге учёта движения ТК в графе 13 фиксируются обе подписи.
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие указания даты заявления в графе 3 (при переходе на ЭТК).
- Неправильный порядок слов в тексте записи – важно сохранять формулировку «Выдана на руки… на основании письменного заявления…».
- Не ставить подпись работника – без подписи запись считается незавершённой.
- Отсутствие печати организации, если она предусмотрена внутренними регламентами.
- Заполнение записи в чужой (не своей) трудовой книжке – каждую запись вносит только лицо, ответственное за ведение ТК.
Запись в трудовой книжке при выдаче на руки – обязательный юридический акт, который фиксирует факт передачи работнику сведений о трудовой деятельности. Правильное оформление записи гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ, Федерального закона 439‑ФЗ и приказов Минтруда. Следуя изложенной пошаговой инструкции и используя приведённые образцы, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить законность кадровой документации.
Дата актуализации статьи: .