Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ При прекращении трудового договора по истечении его срока в неё вносится специальная запись, которая должна соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и инструкций по ведению трудовых книжек․ Ниже представлен подробный разбор порядка оформления такой записи, нормативной основы, типичных ошибок и практических рекомендаций для кадровых специалистов и сотрудников․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие запись в трудовую книжку при истечении срока договора, содержатся в:

• Трудовом кодексе Российской Федерации, статья 77, часть 1, пункт 2 – «Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока трудового договора»;
• Инструкции по заполнению и хранению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 69) – пункты 34‑36, где указано, что запись делается в точном соответствии с формулировками ТК РФ;
• Письма Роструда (например, Письмо от № ПГ/12345-6-7) – разъяснения по оформлению записей при срочных договорах․

Когда делается запись

Запись в трудовую книжку вносится в день, следующий за последним днём работы, т․е․ в день официального прекращения трудового договора по истечении срока․ Работодатель обязан:

1. Предупредить работника об impending окончании договора не менее чем за три календарных дня (ст․ 79 ТК РФ);
2. Подготовить приказ об увольнении в связи с истечением срока договора;
3. Внести запись в трудовую книжку и завершить её подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации;
4. Получить подпись работника о получении трудовой книжки (за исключением случаев, когда работник отказывается расписаться – тогда делается отметка об отказе)․

Как правильно оформить запись

Запись делается в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки․ Последовательность заполнения:

1. В графе 1 указывается порядковый номер записи (продолжается нумерация из предыдущих записей);
2. В графе 2 – дата увольнения (день, месяц, год);
3. В графе 3 – формулировка основания прекращения трудового договора;
4. В графе 4 – ссылка на нормативный акт (статья ТК РФ);
5. В графе 5 – подпись уполномоченного лица и печать организации;
6. В графе 6 – подпись работника (или отметка об отказе)․

Пример формулировки записи

Согласно пункту 2 части первой статьи 77 ТК РФ запись должна выглядеть следующим образом:

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации․

Варианты, допустимые при наличии дополнительных обстоятельств (например, simultaneous с другими основаниями):

Уволен по истечении срока трудового договора, пункт 2 ч․1 ст․77 ТК РФ;
Трудовой договор прекращён в связи с истечением срока его действия, п․2 ч․1 ст․77 ТК РФ․

Важно: формулировка должна быть точной, без сокращений и произвольных добавлений․ Любые отклонения могут быть признаны нарушением при проверке трудовой инспекцией․
Что делать работодателю

Заблаговременно уведомить сотрудника о предстоящем окончании срочного договора (не менее чем за 3 дня);
Подготовить приказ об увольнении, указав в нём основание – «истечение срока трудового договора»;
Внести запись в трудовую книжку в день, следующий за последним рабочим днём;
Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации;
Получить подпись работника о получении трудовой книжки; при отказе – сделать отметку «Отказ от получения трудовой книжки»;
Оформить справку о доходах (2‑НДФЛ) и, при необходимости, выдать копию приказа об увольнении․

Что делать сотруднику

Проверить correctness записи в трудовой книжке: наличие даты, точной формулировки, ссылки на ст․77 ТК РФ, подписи и печати;
При обнаружении ошибок немедленно обратиться к работодателю с требованием внести исправления (в соответствии с п․36 Инструкции по ведению трудовых книжек);
Сохранить копию приказа об увольнении и справку о доходах для будущего подтверждения стажа и права на пособия;
При необходимости использовать запись для подтверждения трудового стажа при обращении в Пенсионный фонд, службу занятости или при приёме на новую работу․

Частые ошибки и как их избежать

Неправильная формулировка (например, «Уволен по окончании контракта» без ссылки на ТК РФ)․ Решение: использовать исключительно формулировку, указанную в ст․77 ТК РФ․
Отсутствие ссылки на статью ТК РФ․ Решение: в графе 4 обязательно указывать «пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Запись сделанная до фактического окончания срока․ Решение: запись вносится только после последнего рабочего дня․
Отсутствие печати или подписи уполномоченного лица․ Решение: перед выдачей трудовой книжки проверить наличие всех requisites․
Неучёт предупреждения за три дня․ Решение: фиксировать факт уведомления (например, подпись работника на уведомлении или электронное подтверждение)․

Полезные ресурсы и шаблоны
Для удобства кадровых специалистов можно воспользоваться следующими материалами (все ссылки актуальны на ):

КонсультантПлюс: Инструкция по заполнению трудовых книжек (2022)
Шаблон записи в трудовую книжку при истечении срока договора (Word)
Пример заполненной трудовой книжки (PDF)
Письмо Роструда от № ПГ/12345-6-7 о записях при срочных договорах

Запись в трудовую книжку при истечении срока трудового договора – обязательная процедура, строго регламентированная законодательством․ Соблюдение точной формулировки, своевременное внесение записи и наличие всех requisites (подписи, печати, ссылка на ст․77 ТК РФ) гарантируют правомерность документа и защищают права как работника, так и работодателя․ Следуя представленным рекомендациям и используя готовые шаблоны, кадровые службы смогут избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение трудовых книжек в организации․