Важность правильного оформления записи в трудовой книжке трудно переоценить: от неё зависят расчёт стажа, начисление пенсионных баллов, а также возможность получения различных социальных выплат. Ниже подробно описаны все этапы и нюансы оформления записи, будь то обычный ежегодный отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком или замещение должности во время отсутствия сотрудника.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие порядок внесения записей в трудовую книжку:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 66‑68, 71‑73.
• Положение о трудовых книжках (утверждённое приказом Минтруда России от № 165н).
• Приказы и методические рекомендации Минтруда, а также справочно‑правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант).

Согласно п. 35 Положения о трудовых книжках, все записи, внесённые в трудовую книжку, должны быть заверены подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации.

Когда необходимо вносить запись?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска (основной, дополнительный, без сохранения заработной платы).
2. Отпуск по беременности и родам (декретный отпуск).
3. Отпуск по уходу за ребёнком (до 1,5 лет).
4. Временное замещение должности (например, исполнение обязанностей начальника производства во время его отпуска).
5. Приём на работу временного работника на период отпуска основного сотрудника (срочный трудовой договор).

Состав записи в трудовой книжке

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Подготовка приказа

Составьте приказ, в котором указываются:

• ФИО сотрудника.
• Должность.
• Тип отпуска (основной, дополнительный, декретный, уход за ребёнком, замещение).
• Срок отпуска (даты начала и окончания).
• Номер приказа и дата его издания.

Шаг 2. Уведомление сотрудника

Сотруднику предоставляется копия приказа и, при необходимости, заявление об отпуске. Убедитесь, что сотрудник подписал заявление, подтверждая согласие с датами отпуска.

Шаг 3. Заполнение трудовой книжки

Внесите запись в трудовую книжку согласно таблице выше. Обратите внимание на следующие детали:

• Запись делается в строку 4 (для большинства организаций) – проверьте, в какой строке ваша организация ведёт записи.
• Все поля заполняются разборчиво чернильной ручкой.
• После заполнения подпишите запись и поставьте печать организации.

Шаг 4. Сдача оригинала записи сотруднику

Сотруднику выдается оригинал трудовой книжки с внесённой записью. При необходимости делается копия для отдела кадров.

Примеры записей

Обычный ежегодный отпуск

Пример записи:

 ООО «Ромашка» инженер‑технолог Отпуск Приказ № 12 от с по /Иванов И.И./ Печать

Декретный отпуск

 ЗАО «СтройИнвест» бухгалтер Отпуск по беременности и родам Приказ № 45 от с по /Петрова А.С./ Печать

Замещение должности во время отпуска руководителя

 ОАО «ТехноПром» заместитель директора по производству Временное замещение (исполнение обязанностей) Приказ № 78 от с по /Сидоров В.В./ Печать

Приём временного работника на период декретного отпуска

 ПАО «ЭнергоСбыт» специалист по логистике (временно) Приём на работу (временный) Трудовой договор № 23 от с по /Кузнецова Е.Е./ Печать

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить печать в каждой записи?

Да. По п. 35 Положения о трудовых книжках каждая запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации. Исключения бывают только в случае, если организация не имеет печати (например, ИП), тогда запись заверяется подписью и печатью ИП.

Можно ли вносить запись в трудовую книжку без приказа?

Нет. Запись без официального приказа считается недействительной и может быть оспорена в трудовом споре.

Как оформить запись, если сотрудник берёт отпуск без сохранения заработной платы?

В колонке «Вид записи» указывается «Отпуск без сохранения заработной платы». В колонке «Основание» указываеться приказ, в котором указано, что отпуск предоставлен без сохранения заработной платы.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о приёме на работу, а сотрудник переходит на другую должность во время отпуска?

В таком случае делается отдельная запись о «Временном переводе» или «Временном замещении», где указывается новая должность и срок действия. При этом прежняя запись о приёме на работу остаётся без изменений.

Можно ли вносить запись о выполнении обязанностей начальника в период его отпуска?

Да, это делается в виде записи «Временное замещение (исполнение обязанностей)». Важно указать основание – приказ о назначении сотрудника на исполнение обязанностей.

Ошибки, которых следует избегать

• Неразборчивый почерк. Записи должны быть читаемы, иначе они могут быть признаны недействительными.
• Отсутствие подписи или печати. Без заверения запись считается незарегистрированной.
• Неправильный порядок колонок. Следуйте официальному формату, иначе запись может быть отклонена при проверке.
• Указание неверных дат. Даты начала и окончания отпуска должны точно соответствовать приказу.
• Отсутствие ссылки на приказ. В колонке «Основание» обязательно указывайте номер и дату приказа.

Корректное внесение записи в трудовую книжку на время отпуска – это обязательный процесс, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Следуя приведённым рекомендациям, вы избежите типичных ошибок, обеспечите законность оформления и сохраните права сотрудника на пенсионные и социальные выплаты.

Помните: каждый случай (отпуск, декрет, замещение) имеет свои нюансы, но общие принципы оформления одинаковы – приказ, подпись, печать и точные даты.

Дата публикации: