С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что все работники, которые до этого имели бумажные формы, теперь должны оформить соответствующую запись в трудовой книжке, фиксирующую переход на электронный формат.
Общие требования к оформлению записи
Для корректного оформления записи в трудовой книжке необходимо соблюдать следующие пункты:
- Запись должна быть сделана в разделе «Электронные трудовые книжки»;
- В записи указываются фамилия, имя, отчество работника, номер трудовой книжки, дата перехода;
- Необходимо указать номер и дату выдачи электронного документа;
- Запись подписывается работником и представителем работодателя;
- В конце записи ставится печать организации (если она предусмотрена).
Образец записи
________________________________________________________________________________ | | | Ф.И.О. работника: Иванов Петр Сергеевич | | № трудовой книжки: 123456 | | Дата перехода на электронную форму: | | Номер и дата выдачи ЭТК: № 2026-001 от | | | | Примечание: Перевод с бумажной формы на электронную в рамках | | переходного периода, установленного Федеральным законом № | | 405-ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные | | акты Российской Федерации в части трудового законодательства». | | | | Подпись работника: ______________________ Дата: __.__.____ | | Подпись работодателя: ______________________ Дата: __.__.____ | | || ПЕЧАТЬ: _______________________ | |________________________________________________________________________________|
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовка документа: Сформировать электронный документ о переходе на ЭТК, утвердить его подписью руководителя.
- Получение подписи работника: Предоставить работнику копию документа для подписи.
- Заполнение записи в книжке: Внести данные в соответствующее поле трудовой книжки согласно образцу выше.
- Подписи и печать: Обе стороны ставят подписи, указывают дату, ставится печать организации.
- Фиксация в электронной базе: После подписи запись заносится в электронную базу данных работодателя.
- Хранение: Оригинал подписанной записи сохраняется в личном деле работника, а копия – в кадровом отделе.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие даты перехода: Убедитесь, что в записи указана точная дата перехода на ЭТК.
- Неправильный номер электронного документа: Проверьте номер и дату выдачи ЭТК, чтобы они совпадали с официальным документом.
- Отсутствие подписи работника: Подпись работника обязательна – без неё запись считается недействительной.
- Неправильный порядок заполнения полей: Следуйте образцу, чтобы избежать путаницы в оформлении.
Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг в модернизации кадрового учета. Правильно оформленная запись в трудовой книжке гарантирует юридическую корректность процесса и simplifies дальнейший контроль трудового стажа. Используйте приведённый выше образец как шаблон, адаптируя его под конкретные условия вашей организации.
Для более детального ознакомления с требованиями Федерального закона № 405-ФЗ рекомендуется обратиться к официальным разъяснениям Министерства труда и социальной защиты РФ.