Перевод сотрудника с основной должности на должность совместителя в рамках одной организации — процедура, требующая внимательного подхода к оформлению кадровых документов. Поскольку статус сотрудника меняется с «основного» на «внешнего» или «внутреннего» совместителя, это напрямую влияет на порядок ведения трудовой книжки.

Правовые основы и общие принципы

Согласно трудовому законодательству РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Важно помнить, что трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы. Если сотрудник переходит на совместительство в той же организации, где ранее работал на основной ставке, возникает вопрос: как зафиксировать этот переход?

Основной принцип заключается в том, что совместительство — это работа по совместительству, которая осуществляется в свободное от основной работы время. Следовательно, запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только в определенных случаях.

Порядок оформления записей

Если сотрудник остается в той же организации (внутреннее совместительство)

Если работник не увольняется с основной должности, а просто берет дополнительную нагрузку (внутреннее совместительство), то запись в трудовую книжку не вносится. В этом случае оформляется дополнительный трудовой договор, а учет рабочего времени ведется в табеле.

Если сотрудник переходит с основной должности на совместительство

Если работник увольняется с основной должности, чтобы занять эту же (или другую) позицию в качестве совместителя, процедура выглядит следующим образом:

• Запись об увольнении: Сначала вносится стандартная запись об увольнении с основного места работы (со ссылкой на статью ТК РФ).
• Запись о приеме на совместительство: Согласно позиции Роструда и Минтруда, записи о работе по совместительству в трудовую книжку вносятся только по желанию работника и только при условии, что работодатель по совместительству имеет доступ к книжке (что в случае одной организации происходит автоматически).

Как правильно сформулировать запись?

Если работник выразил желание зафиксировать совместительство в трудовой книжке, запись должна быть четкой и недвусмысленной. Рекомендуется использовать следующий алгоритм:

1. После записи об увольнении с основной должности можно сделать «Работа по совместительству».
2. Суть записи: «Принят на должность [название должности] на условиях совместительства».
3. Основание: Ссылка на приказ о приеме на работу (номер и дата).

Важно: Если сотрудник работает совместителем в другой организации, запись вносится только по его письменному заявлению и при предъявлении трудовой книжки (что бывает редко, так как книжка находится у основного работодателя).

Особенности при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года большинство работодателей перешли на электронный документооборот; В этом случае:

• Данные о приеме и переводе передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму СЗВ-ТД (или ее актуальные аналоги).
• При переводе на совместительство необходимо подать сведения о прекращении основного трудового договора и начале действия договора о совместительстве.
• В электронном реестре эти записи будут отображаться в хронологическом порядке.

Частые ошибки при оформлении

Чтобы избежать штрафов при проверках ГИТ, избегайте следующих ошибок:

• Смешивание статусов: Нельзя просто написать «Переведен на совместительство». Сначала должно быть прекращение основного трудового договора, затем — заключение договора о совместительстве.
• Отсутствие желания работника: Внесение записи о совместительстве без заявления сотрудника может быть расценено как нарушение правил ведения документации.
• Ошибки в нумерации: Если при внесении исправительных записей были допущены ошибки в номерах (например, несколько записей под номером 10), необходимо сделать отдельную запись: «Запись за №… внесена верно, запись за №… считать недействительной».