Вопрос о том, как оформить запись в трудовой книжке, когда сотрудник переводится из временной работы в постоянную, часто вызывает недоразумения. Ниже приведены подробные инструкции, основанные на действующих нормативных актах и практических рекомендациях 2026 года.
Что такое «временный перевод» и когда он признаётся постоянным?
Временный перевод – это перемещение сотрудника в другую структуру организации на ограниченный срок (обычно до 3 мес.). Если после окончания временного периода сотрудник остаётся на новом месте работы, его перевод признаётся постоянным. В таком случае необходимо внести запись в трудовую книжку о приёме на постоянную работу.
Ключевые моменты:
- Срок временного перевода не должен превышать 3 месяцев.
- После окончания срока сотрудник остаётся в новой структуре без увольнения.
- Постоянный статус фиксируется в трудовой книжке в течение 5 рабочих дней после фактического начала работы.
Законодательная база
В 2026 году действуют следующие нормативные акты:
- Трудовой кодекс РФ – основные требования к оформлению трудовых книжек.
- Приказ Минтруда РФ № 320н – утверждает новый бланк трудовой книжки и вкладыша.
- Постановление Правительства РФ № 225 – регламентирует форму трудовой книжки и ьный лист.
- Требование о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (если работодатель использует электронную систему).
Порядок заполнения трудовой книжки
Внесение записи о приёме на постоянную работу
Запись должна быть внесена в вкладыш трудовой книжки в течение 5 рабочих дней после фактического начала работы. В случае временного перевода, который признан постоянным, в запись добавляется дата начала работы в рамках временного перевода.
Формат записи (пример):
№ 1. – Приём на работу в должности «Инженер по эксплуатации» в ООО «ТехноПлюс» на постоянной основе. Дата начала работы: (первый день фактического исполнения обязанностей).
Заполнение раздела «Сведения о работе»
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей (дата начала временного перевода).
- Графа 3 – наименование структурного подразделения.
- Графа 4 – должность.
- Графа 5 – вид работы (постоянная).
- Графа 6 – сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП).
Подпись и печать
Вкладка должна быть подписана руководителем организации и печатается официальной печатью. После этого работник получает копию записи в личной карточке (форма N Т‑2).
Что делать, если запись не внесена вовремя?
Если работодатель не внес запись в течение 5 рабочих дней, работник имеет право требовать её внесения. В случае отказа работодатель может быть привлечён к ответственности согласно статье 152 Трудового кодекса.
Электронный формат трудовой книжки
С 2025 г. работодатель может вести электронную трудовую книжку. В таком случае сведения о приёме на постоянную работу должны быть отражены в системе «Кадры» и доступны работнику через личный кабинет. При этом обязательным остаётся оформление бумажной копии в случае запроса со стороны работника.
Пример заполнения в электронном виде
- В системе «Кадры» выбираем пункт «Внести запись о приёме».
- Заполняем поля:
- Дата начала работы:
- Должность: Инженер по эксплуатации
- Тип работы: Постоянная
- Подразделение: Технический отдел
- Причина: Перевод из временной работы
- Подтверждаем запись и сохраняем.
- Система автоматически генерирует электронный документ, который можно распечатать.
Как исправить ошибку в записи?
Если в записи допущена ошибка (неправильная дата, должность, ИНН работодателя), работодатель обязан внести исправление в течение 5 рабочих дней. Вкладка фиксируется как «исправленная» и содержит дату внесения исправления.
- Всегда проверяйте, что временный перевод действительно признан постоянным.
- Внесите запись в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
- Соблюдайте формат и требования к заполнению раздела «Сведения о работе».
- Если работаете в электронном формате, сохраняйте бумажную копию при необходимости.
- При возникновении спорных ситуаций обращайтесь в отдел кадров или профсоюз.
Таким образом, правильное оформление записи о приёме на постоянную работу после временного перевода обеспечивает законность трудовых отношений и защищает права как работодателя, так и работника.