Переход работника с должности внешнего или внутреннего совместителя на основное место работы — распространённая практика в кадровом администрировании. Однако многие кадровики сталкиваются с вопросом: как правильно оформить запись в трудовой книжке при таком переводе? Ответ на этот вопрос не всегда очевиден, особенно учитывая отсутствие прямых нормативных указаний в Трудовом кодексе РФ. Ниже — подробное руководство с правовой основой, образцами и практическими рекомендациями.
Основные правовые нормы
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Записи в неё вносятся только работодателем, у которого работник трудится по основному месту работы.
При этом работодатель по совместительству не вправе вносить записи в трудовую книжку, если она хранится у другого работодателя (основного). Однако есть важное исключение: если работник оформит письменное заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству, то работодатель по совместительству обязан выполнить эту просьбу (п. 4 и 11 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от № 69).
Ключевой принцип: трудовая книжка, у основного работодателя
Важно помнить: трудовая книжка всегда хранится у работодателя, где сотрудник работает по основному месту работы. Именно этот работодатель вносит все записи о трудовой деятельности, включая информацию о работе по совместительству, если работник об этом попросит.
Следовательно, если работник ранее работал по совместительству у вас, а теперь устраивается к вам же, но уже на основное место работы — запись в трудовую книжку вносит ваша кадровая служба, как работодатель по основному месту.
Как правильно оформить запись при переводе с совместительства на основную работу
При переводе с совместительства на основное место работы не делается запись о «переводе» — это распространённая ошибка. Вместо этого в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, а в графе 3 указывается, что работник ранее работал у вас по совместительству.
Порядок внесения записи:
- Увольнение с должности совместителя не оформляется — ведь работник продолжает трудиться в той же организации, просто меняется характер трудовых отношений.
- На основании приказа о приёме на основную работу (форма № Т-1) вносится запись о приёме на работу.
- В графе 3 (сведения о работе) к стандартной записи о приёме добавляется уточнение: «Принят на работу на основное место работы. Ранее работал у данного работодателя по совместительству с [дата] по [дата]».
Пример записи в трудовой книжке:
- Графа 1 (№ по порядку): 15
- Графа 2 (дата):
- Графа 3 (сведения о работе): Принят на работу в ООО «Рост» на должность менеджера по продажам. Ранее работал у данного работодателя по совместительству с по .
- Графа 4 (основание): Приказ № 45 от
Важно: не указывайте в записи, что работник «переведён» или «переведён с совместительства». Такие формулировки не соответствуют законодательству. Работник принимается на новую должность — это не перевод, а новый приём на основное место, при этом учитывается предыдущий стаж по совместительству.
Что делать, если трудовая книжка у другого работодателя?
Если работник ранее работал у вас по совместительству, а основное место работы — в другой организации, то:
- Вы как работодатель по совместительству не вносите запись о его работе у вас в его трудовую книжку, если она хранится у другого работодателя.
- Работник может подать заявление в вашу кадровую службу с просьбой выдать справку о работе по совместительству (с указанием периода, должности, ставки).
- Эта справка передаётся работнику, и он предоставляет её новому работодателю (по основному месту), который уже внесёт соответствующую запись в трудовую книжку.
Справка оформляется на бланке организации, заверяется печатью и подписью руководителя. Пример содержания:
Справка
Настоящим подтверждается, что Иванов Иван Иванович работал в ООО «Рост» с по по совместительству на должности менеджера по продажам в режиме 0,5 ставки. Работа осуществлялась в свободное от основной работы время. Сведения предоставлены по запросу работника.Генеральный директор
___________ /Сидоров С.С./
(печать)
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Вносят запись о «переводе» с совместительства на основную работу.
Правильно: Вносят запись о приёме на работу с уточнением о предыдущем совместительстве. - Ошибка: Работодатель по совместительству вносит запись в трудовую книжку без заявления работника.
Правильно: Запись вносится только по письменному заявлению работника, и только если трудовая книжка находится у этого же работодателя. - Ошибка: Не учитывают стаж по совместительству при оформлении отпуска или больничного.
Правильно: Стаж работы по совместительству учитывается при исчислении трудового стажа, включая право на ежегодный оплачиваемый отпуск. - Ошибка: Считают, что нужно оформлять увольнение с совместительства перед приёмом на основную работу.
Правильно: Увольнение не требуется — это один и тот же работодатель, просто меняется характер трудовых отношений.
Практические рекомендации для кадровиков
- Всегда запрашивайте у нового сотрудника трудовую книжку и уточняйте, где он работал ранее.
- Если работник ранее был совместителем у вас — проверьте даты его работы и подготовьте справку, если трудовая книжка у другого работодателя.
- При оформлении приказа о приёме на основную работу указывайте в основании: «на основании заявления работника о приёме на основную работу и в соответствии с Порядком ведения трудовых книжек».
- Храните копии заявлений работников о внесении записей о совместительстве — это защитит вас от претензий в будущем.
- При переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) — все действия аналогичны, но запись вносится в информационную систему Пенсионного фонда РФ.
Перевод с совместительства на основное место работы, это не просто смена ставки, а смена правового статуса работника. Поэтому запись в трудовую книжку должна отражать именно приём на работу, а не перевод. Уточнение о предыдущей работе по совместительству — это не обязательное, но крайне важное уточнение, которое помогает сохранить полноту трудового стажа работника и избежать ошибок при расчёте отпусков, пенсий и других льгот.
Главное правило: не придумывайте формулировки — следуйте практике, подтверждённой Минтрудом и КонсультантПлюс. Если сомневаетесь — запросите письменное разъяснение у регионального управления труда или юридического отдела.
Правильно оформленная запись в трудовой книжке — это не только формальность, но и гарантия прав работника на будущее.