Вопрос о правильном оформлении записи в трудовой книжке при переводе сотрудника с временного статуса на постоянный часто возникает у кадровиков, руководителей отделов и самих работников. Ниже представлена подробная инструкция, подкреплённая актуальными нормативными актами (по состоянию на 22 мая 2026 г.) и образцами записей.
Содержание
- Правовая база
- Когда обязательна запись в трудовую книжку
- Порядок внесения записи
- Образец записи о признании временного перевода постоянным
- Типичные ошибки и как их избежать
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 72.2) – определяет порядок и основания для перевода работника на другую постоянную работу.
- Приказ Минтруда России от № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек (зарегистрировано в Минюсте РФ № 63748).
- Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Правила).
- КонсультантПлюс (2026) – образцы форм записи «о признании временного перевода постоянным».
Согласно статье 72.2 ТК РФ, если работник, ранее переведённый временно, продолжает исполнять обязанности в новом подразделении более 90 дней, перевод считается постоянным, и об этом необходимо сделать запись в трудовую книжку.
Когда обязательна запись в трудовую книжку
| Ситуация | Требуется запись? | Основание |
|---|---|---|
| Временный перевод (до 90 дней) без последующего признания | Нет | Сведения фиксируются в личной карточке сотрудника. |
| Временный перевод, признанный постоянным (по истечении 90 дней или по решению работодателя) | Да | Приказ работодателя о признании перевода постоянным. |
| Перевод в другое юридическое лицо (внутри группы компаний) на постоянную основу | Да | Трудовой договор/дополнительное соглашение + приказ. |
| Перевод в рамках реорганизации (слияние, присоединение) | Да | Документы реорганизации + приказ. |
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Подготовка приказа
- Приказ оформляется в соответствии с образцом «Приказ № … от … о признании временного перевода постоянным».
- В приказе указываются:
- ФИО работника;
- Текущее и новое наименование должности;
- Наименование структурного подразделения, в которое перевод осуществляется;
- Дата фактического начала исполнения обязанностей в новом подразделении;
- Основание (постановка задачи, истечение 90‑дневного периода, решение руководства).
Заполнение полей в трудовой книжке
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑3). Порядок заполнения полей согласно Приказу Минтруда:
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| 1 | Порядковый номер записи (следующий после последней записи в данном разделе). |
| 2 | Дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с переводом (дата, указанная в приказе). |
| 3 | Наименование новой должности (полностью, без сокращений). |
| 4 | Наименование структурного подразделения, в которое перевод осуществляется. |
| 5 | Основание – номер и дата приказа (например, «Приказ № 45 от »). |
Технические нюансы
- Запись делается чернильной ручкой, чёрным цветом, без исправлений.
- Если запись делается в электронную трудовую книжку (ЭТК), используйте шаблон, предусмотренный в системе «Электронная трудовая книжка».
- Подпись и печать работодателя ставятся внизу страницы, где сделана запись.
Образец записи о признании временного перевода постоянным
Основание: Приказ № 45 от «О признании временного перевода сотрудника Иванова И.И. на постоянную работу в отдел автоматизации».
Если запись делается в электронную форму, то поля заполняются аналогично:
- Дата начала работы в новом подразделении:
- Должность: Старший инженер‑технолог
- Подразделение: Отдел автоматизации
- Основание: Приказ № 45 от
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие приказа. Запись без официального приказа считается недействительной. Убедитесь, что приказ подписан уполномоченным лицом и прошел согласование (если требуется).
- Неправильный порядок полей. В трудовой книжке строго фиксирован порядок колонок. Любое смещение приводит к ошибке в учёте.
- Запись в раздел «Сведения о работе» вместо «Сведения о должности». Перевод фиксируется в «Сведения о работе», а не в «Сведения о должности».
- Использование исправлений. Любые исправления (стирания, перекрёстные линии) делают запись недействительной. При ошибке оформляйте новый приказ и делайте новую запись.
- Неучёт периода 90 дней. Если перевод признан постоянным до истечения 90‑дневного периода без надлежащего основания, запись может быть оспорена в инспекции труда.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись, если перевод происходит в другую компанию группы?
Да. При переводе в другую юридическую структуру группы компаний, если он постоянный, запись в трудовую книжку делается в соответствии с тем же порядком, но в качестве основания указывается договор о переводе и приказ работодателя.
Как оформить запись, если работник уже имеет запись о предыдущем постоянном переводе?
В таком случае в колонке 1 указывается следующий порядковый номер (например, если последняя запись № 5, то новая будет № 6). Дата в колонке 2 – дата начала новой должности.
Можно ли в электронную трудовую книжку добавить запись вручную?
В ЭТК запись вносится только через официальные формы, генерируемые системой. Ручное редактирование запрещено и считается нарушением.
Что делать, если сотрудник отказывается подписать приказ о постоянном переводе?
Согласно ТК РФ, приказ может быть издан без подписи работника, однако в таком случае в трудовой книжке необходимо указать «без подписи работника». При этом рекомендуется оформить протокол согласования с объяснением причин отказа.
Как оформить запись, если перевод был признан постоянным после 120 дней?
Порядок тот же, но в колонке 2 указывается дата фактического начала работы в новом подразделении (например, ), а в колонке 5 – указание «признание постоянным после 120 дней» и номер приказа.
Оформление записи в трудовой книжке о переводе на постоянную работу – важный элемент кадрового документооборота, который гарантирует законность изменений в трудовых отношениях. Соблюдение нормативных требований (ТК РФ, Приказ Минтруда № 320н, Правила ведения трудовых книжек) и точное следование образцам записей позволяют избежать споров с инспекцией труда и сохранить права как работодателя, так и работника.
При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к юридическому отделу или воспользоватся сервисом КонсультантПлюс для получения актуального образца приказа и формы записи.