Прием на работу временного сотрудника для замещения основной работницы, находящейся в декретном отпуске (по беременности и родам или по уходу за ребенком), — распространенная практика․ Ключевой вопрос: как правильно оформить запись в трудовой книжке (ТК) или в документе «Сведения о трудовой деятельности» (СТД)? Главный принцип: запись производится как о приеме на обычную работу, без указания на временный или срочный характер договора, а также без ссылки на декретный отпуск основного работника․
Правовая основа и общий принцип
Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, является срочным (ст․ 59 ТК РФ)․ Однако сам факт заключения такого договора и его причина (декретный отпуск коллеги) не отражаются в трудовой книжке․ Запись в ТК/СТД фиксирует лишь сам факт приема на работу и прекращения трудовых отношений с конкретным работодателем․
В соответствии с Унифицированной формой Т-1 (приказ о приеме на работу) и правилами ведения ТК, в графе 3 (наименование организации, должность) указывается конкретная должность или специальность, на которую принят работник, а в графе 4 (подразделение) — структурное подразделение․ Указание «на период декретного отпуска», «временно», «по срочному договору» в этих графах не требуется и недопустимо․
Как правильно заполнить запись: пошаговая инструкция
Определите форму трудовой книжки
- Трудовая книжка установленного образца (до г․): Запись вносится в раздел «Сведения о работе»․ Если строки закончились, оформляеться вкладыш․
- Трудовая книжка нового образца (с г․) или СТД (электронный документ): Запись вносится в соответствующий раздел․ В СТД указывается дата приема и номер приказа, наименование организации, должность․
Содержание записи
Запись должна содержать:
- Дату приема на работу (число, месяц, год)․
- Наименование организации-работодателя (полное или сокращенное, как в уставе)․
- Должность (специальность, профессию) точно так, как она указана в трудовом договоре и штатном расписании․ Например: «Ведущий специалист отдела продаж», «Бухгалтер», «Менеджер»․
- Подразделение (если есть)․ Например: «Отдел маркетинга», «Производственный цех №2»․
Важно: Не пишите «временно», «на срок», «заместитель», «в порядке перевода» и т․п․ Должность указывается как постоянную․
Примеры корректных записей
Пример 1 (для классической трудовой книжки):
«
ООО «Вектор»
Инженер-программист
Отдел разработки ПО»
Пример 2 (для СТД в электронном виде):
Дата начала трудового отношения:
Наименование организации: ООО «Вектор»
Должность (специальность, профессия): Инженер-программист
Подразделение: Отдел разработки ПО
Основание: Приказ № 45-к от
Какие документы оформляются параллельно?
Правильная запись в ТК — лишь итог корректного оформления приема на работу․ Необходимо подготовить пакет документов:
- Заявление работника о приеме на работу (образец часто называется «Заявление о приеме на работу на время отпуска по беременности и родам (по уходу за ребенком) основного работника»)․ В заявлении указывается обычная формулировка о приеме на работу․
- Трудовой договор (срочный, на срок действия декретного отпуска основного работника)․ В пункте о сроке указывается конкретный период или дата возвращения основной сотрудницы․
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу по форме Т-1․ В тексте приказа также указывается, что прием осуществляется на время отпуска по беременности и родам (по уходу за ребенком) основного работника (ФИО, должность)․ Это внутренний документ, который не отражается в ТК․
- Копия документа, подтверждающего факт нахождения основного работника в отпуске (например, копия приказа об отпуске по беременности и родам/по уходу за ребенком)․ Хранится в личном деле временного сотрудника․
Особые случаи и частые ошибки
Ошибка №1: Указание временного характера в самой записи ТК
Неправильно: «, ООО «Вектор» — Инженер-программист (временно, на период декретного отпуска Ивановой А․П․)»․
Правильно: Запись без дополнений, как показано выше․ Вся информация о временности содержится в приказе и договоре․
Ошибка №2: Путаница с переводом
Если сотрудник уже работает в организации и его переводят на вакантную должность, освободившуюся из-за ухода в декрет, это другой правовой случай․ Тогда в ТК делается запись о переводе (с указанием прежней и новой должности, даты перевода, номера приказа о переводе)․ Но если человек принимается сначала на работу в эту организацию, то это всегда прием, даже если цель — заместить кого-то․
Ошибка №3: Отсутствие записи о прекращении
По окончании срока договора (возвращения основной работницы) с временным сотрудником трудовые отношения прекращаются․ В ТК/СТД обязательно вносится запись об увольнении (например, «, Уволен в связи с истечением срока трудового договора, п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»)․
Краткий итог в виде памятки
- Прием, а не перевод․ Если человек новый в организации — это прием․
- Обычная запись․ В ТК/СТД указывается только должность, без слов «временно», «срочно», «декретный»․
- Документы решают все․ Всю информацию о причине приема (декретный отпуск) и срочности отражайте в приказе Т-1 и трудовом договоре․
- Не забудьте про увольнение․ По окончании срока обязательно оформите запись об увольнении по п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ․
Соблюдение этих простых правил защитит и работодателя, и работника от проблем при проверках и при последующем трудоустройстве, так что запись в трудовой книжке будет абсолютно корректной и не вызовет вопросов у будущих кадровиков․