Вопрос о том, как правильно оформить запись в трудовой книжке при приеме на работу стажера, вызывает много споров среди работодателей и HR-специалистов. В этой статье мы разберем все нюансы, нормативные требования и практические рекомендации по данному вопросу;

Когда необходимо делать запись в трудовую книжку о приеме стажера

Согласно разъяснениям Роструда и нормам трудового законодательства:

• Если стажер работает 5 дней или меньше и затем увольняется, запись в трудовую книжку не вносится, и она возвращается работнику без изменений
• Если стажировка длится более 5 дней, работодатель обязан внести соответствующую запись в трудовую книжку
• Запись делается только в том случае, если стажер принят на основное место работы

Правовые основы оформления стажировки

Нормативные акты

Основные документы, регулирующие данный вопрос:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 59, 68, 70)
2. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
3. Приказ Минтруда России от № 557н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»
4. Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ»

Особенности оформления стажировки

Стажировка может оформляться:

• В качестве испытательного срока (если это предусмотрено трудовым договором)
• По срочному трудовому договору
• В рамках ученического договора (без записи в трудовой книжке)

Пошаговая инструкция по внесению записи

Подготовка документов

Перед внесением записи необходимо:

1. Заключить трудовой договор с стажером
2. Издать приказ о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а)
3. Подготовить трудовую книжку стажера (если она ведется)
4. Заполнить личную карточку работника (форма Т-2)

Формулировка записи в трудовой книжке

Запись о приеме на работу стажера вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать:

Где:

• Должность: «стажер» (указывается в соответствии с штатным расписанием)
• Дата приема: дата начала работы по трудовому договору
• Основание: реквизиты приказа о приеме на работу

Порядок внесения записи

Запись должна быть:

• Четкой и разборчивой
• Без помарок и исправлений
• С указанием даты внесения (в графе «Дата внесения»)
• С подписью ответственного лица (обычно это работник отдела кадров)

Особенности при различных формах оформления стажировки

Стажировка по срочному трудовому договору

Если стажировка оформлена срочным трудовым договором, запись в трудовую книжку вносится с указанием:

• Срока действия договора (если он установлен)
• Причины срочности (например, «для прохождения стажировки»)

Стажировка в рамках испытательного срока

Если стажировка совпадает с испытательным сроком:

• В трудовой книжке указывается просто «стажер»
• Испытательный срок отдельно не выделяется в записи
• По истечении испытательного срока запись не дублируется

Стажировка без трудового договора (ученический договор)

В этом случае:

• Запись в трудовую книжку не вносится
• Оформляется отдельный ученический договор
• В трудовую книжку может быть внесена запись о получении профессии/квалификации по окончании обучения

Что делать, если стажер уже имеет трудовую книжку

Если у стажера уже есть бумажная трудовая книжка, а работодатель ведет электронные трудовые книжки (ЭТК):

1. Сделать запись в бумажной трудовой книжке
2. Оформить ЭТК и внести в нее аналогичную запись
3. Указать в обеих документах, что они являются взаимодополняющими

Типичные ошибки при оформлении записи о стажере

Работодатели часто допускают следующие ошибки:

• Отсутствие записи при стажировке более 5 дней
• Неправильная формулировка должности (например, «стажер-практикант» вместо просто «стажер»)
• Отсутствие основания (реквизитов приказа)
• Неправильная дата внесения записи
• Отсутствие подписи ответственного лица

Образцы и шаблоны

Образец приказа о приеме стажера

Образец записи в трудовой книжке

Ответственность за нарушения

За неправильное оформление записи в трудовой книжке или ее отсутствие предусмотрены следующие виды ответственности:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
  • Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей
  • Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Материальная ответственность за ущерб, причиненный работнику в связи с неправильным ведением трудовой книжки
• Дисциплинарная ответственность для работников кадровой службы

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если стажировка длится 3 дня?

Нет, если стажировка длится 5 дней или меньше, запись не вносится, и трудовая книжка возвращается работнику без изменений.

Можно ли стажеров оформлять без трудового договора?

Да, если оформляется ученический договор. В этом случае запись в трудовую книжку не вносится.

Как быть, если стажер отработал 6 дней и уволился? Нужно ли делать запись?

Да, так как срок стажировки превышает 5 дней, запись должна быть внесена.

Можно ли в трудовой книжке писать «стажер-практикант»?

Нет, правильная формулировка ー просто «стажер». Указание «практикант» не является корректным.

Оформление записи в трудовой книжке о приеме на работу стажера требует внимательного подхода и соблюдения всех нормативных требований. Основные правила:

1. Запись вносится только при стажировке более 5 дней
2. Формулировка должна быть четкой и правильной («стажер», а не «стажер-практикант»)
3. Необходимо указать основание (реквизиты приказа)
4. Если у стажера уже есть бумажная трудовая, а работодатель ведет ЭТК, запись делается в обоих документах
5. При оформлении по ученическому договору запись не вносится

Соблюдение этих правил позволит избежать споров с проверяющими органами и защитить интересы как работодателя, так и работника.