Приём сотрудника на работу по внешнему совместительству требует оформления соответствующей записи в трудовой книжке․ Ниже представлен подробный порядок действий, нормативные основания и примеры заполнения, которые помогут избежать ошибок и обеспечить соблюдение трудового законодательства․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 60․1 – определение внешнего совместительства;
• Постановление Минтруда России от № 69 «О порядке ведения трудовых книжек»;
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 69)․

Что считается внешним совместительством?

Внешним совместителем является работник, который одновременно трудится у двух и более работодателей, при этом основное место работы у одного из них, а дополнительное – у другого (внешнего) работодателя․ Запись о таком совместительстве вносится только в трудовую книжку, хранящуюся у внешнего работодателя․

Последовательность действий при приёме внешнего совместителя

1. Подготовка документов – запрос у сотрудника копии трудовой книжки (или справки о месте основной работы), копии паспорта, ИНН, СНИЛС․
2. Издание приказа о приёме на работу по совместительству – в приказе указывается, что работа выполняется во внешнем совместительстве, должность, оклад, режим работы․
3. Внесение записи в трудовую книжку – производится специалистом отдела кадров внешнего работодателя․
4. Хранение документов – приказ и копия трудовой книжки остаются в личном деле сотрудника․

Как правильно заполнить запись в трудовой книжке

Заполнение производится в соответствии с разделом «Сведения о работе» трудовой книжки․ Ниже указаны обязательные графы и их содержание․

Пример записи:

1. ООО «Альфа‑Тех»
2. Инженер‑программист
3. Приказ № 12‑к от г․ о приёме на работу по внешнему совместительству․

Особенности оформления при внешнем совместительстве

• В графе 2 обязательно указывается полное название внешнего работодателя, а не название организации, где сотрудник работает основно․
• Если сотрудник уже имеет запись о основном месте работы, новая запись о совместительстве помещается после последней записи о основном месте (в хронологическом порядке) или может быть оформлена блоком вместе с записью об увольнении с основного места, если такое происходит одновременно․
• Запись о совместительстве не требует подписи сотрудника; достаточно подписи уполномоченного лица отдела кадров и печати организации․
• При увольнении с внешнего совместительства в трудовой книжке делается запись об увольнении (графа 1 – дата увольнения, графа 2 – наименование организации, графа 3 – должность, графа 4 – номер и дата приказа об увольнении)․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания внешнего работодателя в графе 2․ Проверяйте, что в графе 2 написано точное название организации, у которой оформляется совместительство․
• Неправильная формулировка в графе 4․ В графе 4 должно быть указано только основание приказа о приёме на работу по совместительству; не смешивайте с основанием приказа о переводе или увольнении․
• Запись в неправильном порядке․ Если у сотрудника уже есть записи о основном месте, новая запись о совместительстве должна идти после них, если не оформляется блок одновременно с увольнением․
• Отсутствие печати или подписи․ Запись считается недействительной без подписи ответственного лица и печати организации․

Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли показывать трудовую книжку новому работодателю при приёме на внешнее совместительство? Нет, трудовая книжка остаётся у основного работодателя․ Для оформления совместительства достаточно предоставить справку о месте основной работы или копию трудовой книжки․
2. Можно ли вести электронную трудовую книжку для внешнего совместителя? Да, с 2021 года допускается ведение электронных трудовых книжек․ Запись о внешнем совместительстве вносится в электронный формат теми же правилами, что и в бумажный вариант․
3. Что делать, если запись о совместительстве была внесена с ошибкой? Ошибку исправляют путём признания записи недействительной (запись «Запись недействительна») и внесения новой правильной записи с ссылкой на исправляющий приказ․

Правильное оформление записи в трудовой книжке при приёме внешнего совместителя обеспечивает соблюдение трудовых прав сотрудника и защищает работодателя от возможных претензий инспекции труда․ Следуя представленному алгоритму, используя обязательные реквизиты и избегая типичных ошибок, кадровики смогут оформлять такие записи быстро и безошибочно․