Вопрос о правильном оформлении записи в трудовой книжке при приёме на работу остаётся актуальным и в эпоху цифровизации. Несмотря на переход к электронным трудовым книжкам, в ряде стран и ситуаций до сих пор сохраняется бумажный формат. Ниже приведён подробный разбор того, как должна выглядеть запись, какие требования предъявляются к её содержанию и как правильно оформлять электронную запись.
Исторический контекст и законодательные изменения
- 10 июня 2021 г. – в Украине официально введён режим обязательного использования электронных трудовых книжек при приёме на работу.
- В России с 2023 года действует закон о цифровой трудовой книжке, но бумажный вариант остаётся возможным, если работник не отказался от него.
- В Казахстане 6 октября 2025 г. Министерство труда и социальной защиты населения напомнило гражданам о необходимости подтверждения наличия электронной трудовой книжки.
Что должно содержать запись при приёме на работу?
Независимо от того, оформляется ли запись в бумажной или электронной форме, в неё должны входить следующие элементы:
- Дата приёма на работу – точная дата, когда сотрудник официально начал трудовые отношения с работодателем.
- Наименование организации – полное название работодателя, включая ИНН/КПП.
- Должность – должность, на которую сотрудник был принят.
- Условия работы – сведения о форме занятости (полный рабочий день, неполный рабочий день, удалённый режим и т.д.) и о месте работы.
- Условия оплаты труда – размер заработной платы, её способ расчёта (периодичность, валютные условия).
- Права и обязанности – краткое описание основных обязанностей сотрудника и его прав.
- Подпись работодателя – официальная подпись уполномоченного лица.
- Подпись сотрудника (если требуется).
- Свидетельство о приёме – в случае бумажной книги, отдельный документ, подтверждающий приём.
Пример текста записи (бумажная)
« г. – Приём на работу в ООО «ТехноПром» в должности инженера по проектированию. Форма занятости – полный рабочий день. Место работы – г. Киев. Заработная плата – 30 000 ₴ в месяц. Работник обязуется выполнять поставленные задачи, соблюдать трудовую дисциплину и правила охраны труда. Работодатель гарантирует своевременную оплату труда и соблюдение прав сотрудника. Подпись работодателя: ___________________ (Иванов И.И.). Подпись сотрудника: ___________________ (Петров П.П.).»
Пример текста записи (электронная)
В электронном формате запись выглядит как структурированный JSON‑объект, который сохраняется в базе данных работодателя и доступен через портал «Электронная трудовая книжка»:
{
"date_of_hire": "2025-07-12",
"employer_name": "ООО ТехноПром",
"employer_inn": "1234567890",
"position": "Инженер по проектированию",
"employment_type": "полный рабочий день",
"workplace": "г. Киев",
"salary": {
"amount": 30000,
"currency": "₴",
"frequency": "monthly"
}, "rights_and_obligations": "Соблюдение трудовой дисциплины, выполнение задач, соблюдение правил охраны труда.",
"employer_signature": "Иванов И.И.",
"employee_signature": "Петров П.П."
}
Как правильно оформить запись в электронном формате?
Согласно законодательству, приём на работу в электронном виде требует выполнения следующих шагов:
- Регистрация в системе – работодатель регистрирует нового сотрудника в портале «Электронная трудовая книжка».
- Заполнение шаблона – в системе есть предустановленный шаблон, который автоматически заполняется данными из HR‑системы.
- Подтверждение подписей – цифровая подпись работодателя подтверждается через электронный сертификат. Сотрудник может подписать запись с помощью электронной подписи либо подтвердить её устно.
- Сохранение и хранение – запись сохраняется в базе данных и доступна для просмотра как работодателем, так и сотрудником.
- Синхронизация с государственными реестрами – система автоматически отправляет данные в реестр трудовых книжек, если это предусмотрено законодательством.
Особые случаи, когда сохраняется бумажный вариант
- Сотрудник отказался от электронной трудовой книжки и предпочёл бумажный вариант.
- В некоторых регионах (например, в некоторых областях Украины) пока не реализована полная цифровизация.
- При приёме на работу в периодичном трудоустройстве (сезонные работы) иногда сохраняется бумажный формат для удобства учёта.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
С 2021 года при приёме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка. Для подтверждения её наличия можно:
- Проверить наличие письма от работодателя, подтверждающего регистрацию в системе.
- Запросить у сотрудника скриншот страницы профиля в портале «Электронная трудовая книжка».
- Обратиться в государственный реестр трудовых книжек с запросом о наличии записи.
- В любой ситуации запись должна быть полной и достоверной, чтобы избежать конфликтов при проверках.
- При переходе на электронный формат важно обучить персонал работе с новой системой.
- Соблюдение требований к подписи и сроков хранения гарантирует юридическую силу записи.
- При возникновении сомнений лучше обратиться к специалисту по кадрам или инспектору труда.
Таким образом, правильное оформление записи в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный элемент правовой защиты как работодателя, так и сотрудника. В эпоху цифровизации соблюдение всех требований становится ещё более критичным, поскольку ошибки могут привести к штрафам и судебным разбирательствам.