Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю работника. Правильное оформление записей в ней имеет юридическую силу и защищает интересы как работодателя, так и сотрудника.

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 66 – порядок оформления и ведения трудовой книжки.
• Статья 67 – порядок внесения записей о приёме, переводе, увольнении.
• Статья 68 – требования к формулировке записей.
• Постановление Правительства РФ № 99 от № 99‑р – переход на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Когда запись обязательна?

Запись о приёме на работу по срочному трудовому договору вносится в следующих случаях:

1. При заключении договора с фиксированным сроком (например, на 6 месяцев, 1 год).
2. При работе по проекту, сезонной занятости, замещении в отпуске и т.п.
3. Если работник ранее уже имел запись в трудовой книжке (перевод, повторный приём).

Куда вносится запись?

Запись делается в раздел «Записи о приёме на работу» (страницы 1‑2) трудовой книжки. Если запись делается после уже существующей записи о приёме, она ставится в следующую свободную строку.

Как правильно оформить запись

Запись должна быть выполнена чёрными чернилами в блоках, предусмотренных в книжке, без исправлений и зачеркиваний. Ниже – типовой образец записи.

Текстовая формулировка

Согласно ст. 68 ТК РФ, запись должна содержать:

• Дата приёма (день, месяц, год).
• Наименование организации (полное официальное название).
• Наименование должности (должность, разряд, если есть).
• Основание приёма (срочный трудовой договор, указать срок).
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

Пример записи (бумажная трудовая книжка)

 ООО «Ромашка» Инженер‑технолог По срочному трудовому договору № 123 от г. (срок действия договора – ‑) /И. Иванов/
 

Пример записи (электронная трудовая книжка)

В ЭТК запись формируется автоматически в системе «Госуслуги» или в корпоративном сервисе работодателя. Данные вводятся в поля:

• Дата начала работы –
• Организация – ООО «Ромашка»
• Должность – Инженер‑технолог
• Основание – Срочный трудовой договор № 123 от г., срок до
• Подтверждение – подпись руководителя в виде электронной подписи.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка документов
   • Трудовой договор (срочный) – оригинал и копия.
   • Приказ о приёме (если используется приказ, а не только договор).
   • Паспортные данные и ИНН сотрудника.
2. Проверка наличия свободных строк в трудовой книжке работника.
3. Заполнение записи согласно образцу (см. пункт 4).
4. Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
5. Передача копии записи сотруднику (по требованию ТК РФ).
6. Внесение данных в электронный реестр (если используется ЭТК) – через портал «Госуслуги» или корпоративную HR‑систему.
7. Хранение оригинального договора в архиве работодателя (не менее 5 лет).

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный срок договора – в записи указывается только срок действия договора, а не дата окончания контракта.
• Отсутствие печати – без печати запись считается недействительной.
• Использование синей или красной ручки – допускаются только чёрные чернила.
• Пропуск подписи – подпись должна быть читаемой, без исправлений.
• Запись в неправильный раздел – запись о приёме делается только в разделе «Записи о приёме», а не в «Записи о переводе».

Специфика при работе с электронными трудовыми книжками

С 2021 года большинство организаций переводят учёт трудовых книжек в электронный формат. Основные отличия:

• Запись вносится автоматически через специализированный сервис.
• Подтверждение подписи – ЭЦП руководителя.
• Работник получает уведомление в личном кабинете «Госуслуги».
• Изменения могут быть внесены только по согласованию с работником и при наличии официального документа (договор, приказ).

Пример полного процесса (схема)

Для наглядности представляем схематический процесс:

 ┌───────────────────────┐
 │ 1. Сотрудник принимает│
 │ предложение о работе│
 └───────┬───────────────┘
 │
 ┌───────▼───────────────┐
 │ 2. Заключается срочный │
 │ трудовой договор │
 └───────┬───────────────┘
 │
 ┌───────▼───────────────┐
 │ 3. Работодатель готовит│
 │ приказ/запись в ТК │
 └───────┬───────────────┘ │
 ┌───────▼───────────────┐
 │ 4. Вносится запись в │
 │ бумажную/ЭТК │
 └───────┬───────────────┘
 │ ┌───────▼───────────────┐
 │ 5. Сотрудник получает │
 │ копию записи и │
 │ подтверждение в ЭТК │
 └───────────────────────┘
 

Что делать, если запись пропущена?

Если запись о приёме по срочному договору была пропущена, необходимо:

1. Составить акт о пропуске записи, подписанный обеими сторонами.
2. Подготовить постановление о внесении записи (приказ руководителя).
3. Внести запись в свободную строку, указав дату приёма и срок договора.
4. Для ЭТК – подать запрос в сервис «Госуслуги» с приложением всех документов.

Корректное внесение записи о приёме по срочному договору – важный элемент кадрового учёта. Соблюдение требований ТК РФ, правильная формулировка и использование официальных бланков (или электронных сервисов) гарантируют юридическую чистоту и защищают обе стороны от возможных споров.

Помните: запись должна быть сделана в течение трёх рабочих дней после начала работы, иначе работодатель может быть привлечён к административной ответственности.

Статья подготовлена на основе действующего Трудового кодекса РФ, постановления о переходе на электронные трудовые книжки и практики кадровых служб.