Приём сотрудника по срочному трудовому договору для замещения основного работника, находящегося в отпуске по беременности и родам (декрет) или по уходу за ребёнком, требует оформления соответствующей записи в трудовой книжке (ТК) или в разделе «Сведения о трудовой деятельности» электронной трудовой книжки. Ниже рассмотрены правовые основания, порядок действий, образцы записей и типичные ошибки.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 59 (срочный трудовой договор), ст. 256 (отпуск по беременности и родам), ст. 256.1 (отпуск по уходу за ребёнком).
- Постановление Минтруда России от № 69 – порядок ведения трудовых книжек и внесения записей.
- Письмо Роструда от № ПГ/07‑21‑104‑24 – разъяснение, что при приёме на срочный договор для замещения отсутствующего работника запись в ТК вносится в общем порядке без указания срочности договора.
- ФЗ № 432‑ФЗ от – о электронной трудовой книжке (применяется, если у работника есть электронная ТК).
Когда запись вносится в бумажную трудовую книжку, а когда – в электронную
- Если у работника бумажная ТК заведена до и в разделе «Сведения о работе» есть свободные строки – запись вносится непосредственно в неё.
- Если свободных строк нет – оформляется вкладыш к существующей книжке (форма вкладыша утверждена Приказом Минтруда от № 69).
- Если у работника электронная трудовая книжка (ведётся в ПФР) – запись делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности» через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через работодателя в СЗВ‑ТД.
Порядок оформления записи
- Оформить приказ о приёме на работу по срочному трудовому договору (указать должность, подразделение, размер ставки, срок действия договора – обычно до даты выхода основного работника из отпуска).
- Составить трудовой договор (срочный) и ознакомить работника под подпись.
- В день выхода на работу внести запись в ТК (или электронную ТК) в соответствии с образцом, приведённым ниже.
- Сделать запись в личной карточке сотрудника (форма Т‑2) и в учёте кадров.
- При необходимости оформить вкладыш к книжке (если места нет).
Образец записи в бумажную трудовую книжку
Запись вносится в колонку «Дата приёма», «Наименование организации, её структурного подразделения (если есть)», «Должность, профессия, специальность», «Основание приёма» (приказ № и дата). В колонке «Примечание» обычно ничего не пишут, так как по разъяснению Роструда указание на срочность договора не требуется.
Дата приёма: Наименование организации: ООО «Развитие» Должность: бухгалтер Основание приёма: Приказ № 45 от г.
Если в книжке используется старый формат (до 2003 г.), запись может выглядеть так:
– ООО «Развитие», бухгалтер, по приказу № 45 от г.
Образец записи в электронную трудовую книжку (СЗВ‑ТД)
В электронной форме поля заполняются согласно требованиям формы СЗВ‑ТД:
- Тип сведений: Приём на работу.
- Дата события: .
- Наименование страхователя: ООО «Развитие».
- ИНН страхователя: 7701234567.
- Должность (профессия, специальность): бухгалтер.
- Основание: Приказ № 45 от г.
Особенности оформления при разных сроках декретного отпуска
- Отпуск по беременности и родам (до 140 дней) – срочный договор обычно заключается на весь период отпуска; запись в ТК делается один раз при приёме.
- Отпуск по уходу за ребёнком (до 1,5 лет, а при необходимости до 3 лет) – договор может быть заключён на срок до выхода основного работника из отпуска; при продлении отпуска основного работника срочный договор продлевается дополнительным соглашением, а новая запись в ТК не требуется (изменяется только срок действия договора в кадровых документах).
- Если основной работник выходит досрочно – срочный договор расторгается по соглашению сторон; в ТК вносится запись об увольнении временного работника (по основанию – окончание срочного трудового договора).
Типичные ошибки и как их избежать
- Указание в ТК, что договор срочный – не требуется и может привести к некорректному отражению трудового стажа.
- Отсутствие ссылки на приказ – запись должна содержать номер и дату приказа о приёме.
- Заполнение колонки «Примечание» произвольным текстом – лучше оставить её пустой или указать только основание приёма.
- Не оформление вкладыша при отсутствии свободных строк – приводит к невозможности внести дальнейшие записи.
- Не внесение записи в электронную ТК при наличии у работника электронной книжки – нарушает требования ФЗ № 432‑ФЗ.
Практический чек‑лист для кадровика
- Проверить, есть ли у работника бумажная или электронная ТК.
- Убедиться, что в бумажной ТК есть свободные строки (или подготовить вкладыш).
- Подготовить приказ о приёме по срочному договору (указать срок – до выхода основного работника из отпуска).
- Заключить срочный трудовой договор и ознакомить работника под подпись.
- В день выхода на работу внести запись в ТК (или СЗВ‑ТД) согласно образцу.
- Сделать запись в личной карточке (Т‑2) и в учёте кадров.
- При необходимости оформить вкладыш к книжке.
- Хранить копию приказа, договора и записей в личном деле работника.
Запись о приёме работника на время декретного отпуска оформляется в общем порядке, без специальных пометок о срочности договора. Главное – правильно оформить приказ и трудовой договор, внести запись в соответствующую форму трудовой книжки (бумажную или электронную) и соблюсти требования по ведению кадровой документации. Следуя приведённым выше рекомендациям, вы избежите распространённых ошибок и обеспечите корректное отражение трудового стажа сотрудника.