В данной статье подробно рассмотрен порядок оформления записи в трудовой книжке (ТК) при приёме сотрудника на временную работу в связи с отсутствием основного работника (отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, больничный и т.п.).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (ведение трудовых книжек), ст. 59 (срочный трудовой договор), ст. 71 (временный перевод).
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней» (в редакции, действующей с ).
- Письмо Роструда от № 1922‑6‑1 «О внесении записей в трудовую книжку при приёме на работу».
- Разъяснения КонсультантПлюс и онлайн‑инспекция.рф (2024‑2026 гг.) о необходимости ведения записей только после отработки более 5 дней.
Все указанные нормативные акты действуют на момент написания статьи .
Когда запись в ТК делается обязательно?
- Сотрудник отработал более 5 календарных дней у данного работодателя.
- Трудовой договор заключён на срочной основе (в т.ч. для замещения absent‑worker).
- Запись вносится после первого рабочего дня, но не ранее чем по истечении 5‑дневного срока, если работник решил уволиться раньше.
Если срок работы составил 5 дней или меньше, запись в трудовую книжку не делается, а при увольнении выдаётся справка о периоде работы (по желанию сотрудника).
Особенности оформления временного приёма
При приёме на работу для замещения absent‑worker запись в ТК оформляется так же, как и при обычном приёме, но в графе «Сведения о работе» указывается, что работа носит временный характер. Это позволяет позже отличить постоянную позицию от замещения.
Что должно быть указано в трудовой книжке
- Номер записи – последовательный номер в разделе «Сведения о работе».
- Дата приёма на работу – день, месяц, год (формат ДД.ММ.ГГГГ).
- Наименование организации – полное наименование работодателя (как в учредительных документах).
- Должность ( profession, specialty ) – точно как в трудовом договоре.
- Вид деятельности – краткое описание выполняемых функций (можно скопировать из должностной инструкции).
- Основание для записи – реквизиты приказа о приёме (№, дата) и указание, что договор заключён на срочной основе для замещения absent‑worker (например: «Приказ № 123 от о приёме на работу временного сотрудника на период отсутствия основного работника И.И. Иванова (отпуск по уходу за ребёнком)»).
При увольнении временного работника в той же строке делается запись об окончании трудового договора (дата, основание – приказ об увольнении, ссылка на трудовой договор).
Пример записи в трудовой книжке
№ п/п Дата Сведения о работе Основание 1 ООО «СтройГрад», инженер‑проектировщик, выполнение проектных работ по объектам жилого строительства. Приказ № 45 от о приёме на работу по срочному трудовому договору на период отсутствия основного работника Петрова С.В. (отпуск по беременности и родам) с по .
После окончания срока (например, ) в той же строке добавляется:
Уволен по окончании срочного трудового договора. Приказ № 78 от .
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Если сотрудник перешёл на ЭТК, работодатель обязан:
- Получить СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) от сотрудника или оформить запрос в СФР через личный кабинет на портале госуслуг.
- Внести сведения о приёме, переводе и увольнении в электронную форму через систему СФР (форма СТД‑СФР).
- При отсутствии СТД‑Р у newly hired сотрудника можно оформить его на работу, но предыдущий стаж учитываться не будет (пока не будет предоставлен документ о стаже).
В случае временного приёма порядок заполнения ЭТК идентичен бумажному варианту: в поле «Сведения о работе» указывается должность, наименование организации и примечание о временном характере работы.
Практические рекомендации для кадровика
- Проверьте, отработал ли сотрудник более 5 дней перед внесением записи.
- Оформите приказ о приёме на работу с чётким указанием срочности и причины (отпуск основного работника).
- Внесите запись в трудовую книжку (или ЭТК) не позднее следующего рабочего дня после истечения 5‑дневного периода.
- При увольнении временного работника сделайте запись об окончании договора в той же строке, указав номер и дату приказа об увольнении.
- Храните копии приказов и трудового договора в личном деле сотрудника минимум 50 лет (как требует ст. 66 ТК РФ).
- Если работник использует электронную трудовую книжку, направьте сведения в СФР в течение трёх рабочих дней с даты приёма/увольнения.
Запись в трудовой книжке о временном приёме на работу для замещения absent‑worker оформляется по общим правилам ведения ТК, с обязательным указанием срочного характера трудового договора и причины замещения. Главное – соблюсти пятидневный порог для внесения записи, правильно оформить приказ и, при использовании ЭТК, передать сведения в СФР. Следуя изложенным рекомендациям, кадровик избежит штрафов и обеспечит корректный учёт трудовой деятельности сотрудников.
Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.