Смерть сотрудника – это событие, требующее особого подхода в кадровой документации. В частности, в трудовой книжке необходимо внести соответствующую запись о прекращении трудового договора, оформить соответствующие приказы и передать документ семье покойного. Ниже подробно рассматриваем все этапы.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 81, ст. 83) и Правилам оформления и ведения трудовой книжки (утв. Постановлением Госкомстата РФ от № 1), в случае смерти работника:
- Трудовой договор считается прекращённым с даты смерти.
- Запись о прекращении трудового договора вносится в трудовую книжку и в личную карточку (форма Т‑2).
- Документ выдаётся члену семьи работника (родитель, супруг, ребёнок) по заявлению или под расписку.
Необходимые документы
Для корректного оформления требуется собрать следующие документы:
- Свидетельство о смерти (оригинал).
- Приказ о прекращении трудового договора (подписанный руководителем).
- Заявление одного из родственников о выдаче трудовой книжки (по желанию).
- Копия паспорта работника (для подтверждения личности).
Пошаговая инструкция
Следуйте нижеописанному алгоритму, чтобы избежать ошибок и задержек.
Шаг 1. Подтверждение факта смерти
Получите оригинал свидетельства о смерти. Без этого документа оформление невозможно.
Шаг 2. Оформление приказа
Руководитель организации подписывает приказ о прекращении трудового договора с умершим сотрудником. В приказе указываются:
- ФИО работника;
- Дата и место смерти;
- Основание прекращения – смерть;
- Дата прекращения трудового договора (день смерти).
Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку
В трудовую книжку в соответствующие графы вносится запись:
- Номер и дата приказа.
- Основание – «Смерть работника».
- Дата прекращения трудового договора – день смерти.
- Подпись кадровика (или уполномоченного лица).
Шаг 4. Заполнение личной карточки (форма Т‑2)
В личную карточку вносится аналогичная запись, что и в трудовой книжке. Это необходимо для внутреннего учёта.
Шаг 5. Передача документа семье
После завершения всех записей трудовую книжку передают одному из родственников:
- Под расписку, если родственник явно заявит о получении;
- Почтой, если заявление о выдаче сделано в письменной форме одним из родственников.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если трудовую книжку никто не забирает?
Ответ: По закону запись в книжке всё равно должна быть сделана. Графы 12‑13 (основания прекращения) заполняются независимо от того, получен ли документ. Через два года хранение такой книжки в отделе кадров считается законным, после чего её можно передать в архив или уничтожить согласно внутренним нормам.
Вопрос: Кто подписывает запись в книжке?
Ответ: Запись заверяется подписью кадровика или иного уполномоченного сотрудника организации. При необходимости может быть поставлена печать организации.
Вопрос: Можно ли оформить запись без приказа?
Ответ: Нет. Приказ о прекращении трудового договора обязателен, так как он подтверждает законность действия и служит основанием для внесения записи.
Сроки и особенности
После внесения всех записей трудовую книжку следует хранить в отделе кадров в течение 2 лет. После истечения срока её передают в архив или уничтожают согласно установленным правилам.
Важно помнить, что запись в книжке – это не просто формальность, а юридически значимый документ, который подтверждает факт прекращения трудовых отношений и позволяет семье получить все положенные выплаты.
Оформление записи в трудовой книжке при смерти работника требует соблюдения ряда формальностей:
- Получение свидетельства о смерти.
- Подготовка и подписание приказа.
- Внесение точных данных в книжку и личную карточку.
- Передача документа семье в соответствии с законом.
Соблюдая данный алгоритм, вы обеспечите соответствие требованиям трудового законодательства и избежите возможных споров в дальнейшем.