Смерть сотрудника — это тяжелое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива, но и строгого соблюдения законодательных норм при оформлении кадровой документации. Одним из ключевых вопросов в такой ситуации является правильное внесение записи в трудовую книжку умершего и ее последующая выдача родственникам. Ошибки в этом процессе могут создать проблемы для наследников при оформлении пенсий и пособий.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно сформулировать запись, на какие нормативные акты ссылаться и как legally передать документ семье покойного.

Основания для внесения записи

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника регулируется пунктом 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ. Это основание не требует волеизъявления сторон, так как является объективным обстоятельством, делающим продолжение работы невозможным.

Днем прекращения трудового договора считается день смерти, указанный в свидетельстве о смерти, выданном органами ЗАГС, или день вступления в силу решения суда о признании работника умершим.

> Важно: Приказ об увольнении (прекращении договора) издается в тот же день, когда работодателю стало известно о смерти сотрудника, но датироваться он должен датой смерти.

Правила внесения записи в трудовую книжку

Согласно актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России № 320н), запись вносится следующим образом:

Графа 1 (№ п/п): Ставится порядковый номер записи.
Графа 2 (Дата): Указывается дата смерти работника (согласно свидетельству о смерти), а не дата издания приказа или внесения записи.
Графа 3 (Сведения о приеме, переводе, увольнении): Вносится формулировка без сокращений.
Графа 4 (Основание): Указываются реквизиты приказа (распоряжения) работодателя. Ссылка на статью ТК РФ в этой графе не обязательна, но часто указывается для полноты информации.

Образец формулировки в графе 3

Текст записи должен звучать дословно так:
> Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Альтернативный вариант (если работник признан умершим судом):
> Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника умершим, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Пример заполнения полей:

| № п/п | Дата | Сведения о приеме, переводе, увольнении | Основание |
| :— | :— | :— | :— |
| 15 | | Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. | Приказ от № 45-к |

Обратите внимание: в графе 4 указывается дата и номер приказа о прекращении договора, а не свидетельства о смерти.

Порядок выдачи трудовой книжки родственникам

После внесения записи трудовую книжку необходимо выдать. Поскольку лично получить документ работник не может, процедура выдачи имеет свои особенности.

Кому выдается документ?

Трудовая книжка выдается одному из родственников умершего работника. Законодательно не установлена строгая очередность (кто именно из родственников имеет приоритет), поэтому работодатель вправе выдать документ первому обратившемуся близкому человеку (супругу, детям, родителям, братьям/сестрам).

Необходимые документы

Для получения трудовой книжки родственник должен предоставить:

• Свой паспорт (для идентификации личности).
• Оригинал или заверенную копию свидетельства о смерти работника.

Процедура выдачи

Родственник пишет заявление на выдачу трудовой книжки (по желанию, но рекомендуется для документооборота).
Работодатель проверяет документы.
Факт выдачи фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе «Подпись работника, получившего трудовую книжку» расписывается родственник.
Рекомендуется взять с родственника расписку в получении документа, где будут указаны ФИО получившего, данные паспорта, дата получения и номер трудовой книжки.

> Если родственники не обратились: Если в течение длительного времени родственники не объявляются, трудовая книжка хранится у работодателя до момента ее востребования. Срок хранения таких документов составляет 50 лет (для документов, созданных после 2003 года).

Оформление формы СЗВ-ТД

Параллельно с внесением записи в бумажную трудовую книжку (если она велась) работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР).

• Форма: СЗВ-ТД.
• Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о прекращении трудового договора.
• Содержание: В форме указывается код основания прекращения договора («СМЕРТЬ») и ссылка на п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Частые ошибки работодателей

Во избежание проблем с проверками и жалоб со стороны родственников, избегайте следующих ошибок:

• Неверная дата в графе 2: Нельзя ставить дату издания приказа или дату поступления свидетельства о смерти. Только дата смерти.
• Сокращения в тексте: Фразы «в связи со смертью» или сокращение «ТК РФ» (в основной части записи) недопустимы. Все должно быть написано полностью.
• Выдача без подтверждения родства: Не выдавайте трудовую книжку посторонним лицам без доверенности, даже если они утверждают, что являются друзьями семьи. Требуйте свидетельство о смерти и паспорт.
• Отсутствие записи в Книге учета: Выдача документа родственнику обязательно фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек.

Оформление документов в связи со смертью работника требует особой внимательности и тактичности. Правильно внесенная запись в трудовую книжку («Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника…») и своевременная ее передача родственникам под расписку помогут семье покойного быстро решить вопросы, связанные с наследством и социальными выплатами. Соблюдение норм ст. 83 ТК РФ и Порядка № 320н гарантирует юридическую чистоту процедуры для самой организации.