Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При увольнении по собственной инициативе в неё вносится специальная запись, которая должна соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и внутренним нормативным актам организации. Ниже представлен подробный руководство по оформлению такой записи, включая правовые основания, порядок заполнения и готовый образец.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 80 – право работника расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе (уведомление за две недели, если иное не установлено договором или коллективным соглашением).
• Постановление Минтруда России № 69 от  г. «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности» (с изменениями и дополнениями).
• Внутренние приказы организации о ведении кадрового документооборота (как правило, регламентируют порядок подписи и проставления печати).

Важно: запись в трудовой книжке делается только после фактического прекращения трудового договора (в последний рабочий день) и после получения подписи работника на заявлении об увольнении.

Порядок оформления увольнения по собственному желанию

1. Получение заявления от работника (в письменной форме, с указанием даты подачи и желаемой даты увольнения).
2. Регистрация заявления в журнале incoming documents или в электронной системе кадрового учета.
3. Подготовка приказа об увольнении (форма Т‑8 или иная, утверждённая организацией). В приказе указываются:
   • номер и дата приказа;
   • ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение;
   • основание – п. 2 ч. 2 ст. 80 ТК РФ (увольнение по собственной инициативе);
   • дата последнего рабочего дня.
4. Ознакомление работника с приказом под подпись (обычно в последний рабочий день).
5. Расчёт и выдача всех причитающихся выплат (заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, иные выплаты).
6. Запись в трудовую книжку (в последний рабочий день, после расчёта).
7. Вручение трудовой книжки работнику под расписку.

Что должно содержаться в записи об увольнении по собственному желанию

Согласно пункту 2 части второй статьи 35 ТК РФ (и соответствующим положениям Постановления Минтруда), запись включает следующие обязательные элементы:

• Дата записи – день, месяц, год (формат ДД.ММ.ГГГГ).
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке (например, 01, 02 …).
• Формулировка основания – стандартный текст, предусмотренный законодательством:

«Уволен по собственному желанию» (или альтернативные варианты: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника», «Трудовой договор прекращён по собственной инициативе»).

• Ссылка на нормативный акт – указание статьи ТК РФ (ст. 80) и/или пункта приказа об увольнении.
• Подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель).
• Печать организации (при наличии).

Все элементы размещаются в одной строке трудовой книжки, разделенные пробелами или дефисами, в соответствии с образцом, утверждённым организацией.

Образец записи в трудовой книжке

№ 01 Уволен по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ) Подпись _____________ М.П.

Разберём каждую часть:

Если организация ведёт электронную трудовую книжку (ЭТК), запись формируется в личном кабинете работника на портале «Госуслуги» или в специализированной системе кадрового учёта, но содержание остаётся идентичным.

Образец заявления об увольнении по собственному желанию

Для completeness полезно привести типовой шаблон заявления, который работник подаёт в отдел кадров.

[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]

«___» __________ 2026 г.


Заявление

Прошу уволить меня с занимаемой должности [указать должность] по собственному желанию с «___» __________ 2026 г. (последний рабочий день).

Причина увольнения: [по желанию можно указать, например, «переход на другую работу», «личные обстоятельства» и т.д.].

Подпись _____________ /[ФИО]/

После получения заявления кадровая служба ставит на него входящий номер и дату получения, затем готовит приказ об увольнении.

Частые ошибки при оформлении записи и как их избежать

• Отсутствие ссылки на ТК РФ – некоторые кадровые специалисты пишут только «Уволен по собственному желанию». Лучше добавить указание статьи (ст. 80 ТК РФ) или номера приказа.
• Неправильная дата – запись делается в день фактического прекращения трудового договора, а не в день подачи заявления.
• Отсутствие подписи или печати – без подписи уполномоченного лица запись считается недействительной.
• Несоблюдение последовательности номеров – номера записей должны идти подряд без пропусков.
• Использование нестандартных формулировок – отклонения от утверждённого текста могут привести к спорам при проверке трудовой инспекцией.

Рекомендуется вести журнал образцов записей и periodically сверять их с актуальными нормативными актами.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 г. в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки для новых сотрудников, а с 2023 г. – для всех работников, кто дал согласие на ведение ЭТК. При увольнении по собственному желанию в ЭТК запись формируеться автоматически после загрузки приказа в систему. Основные моменты:

• В системе указывается та же формулировка: «Уволен по собственному желанию» (ст. 80 ТК РФ).
• Подпись заменяется электронной подписью уполномоченного лица (или подписью работодателя в системе).
• Печать организации не требуется, но в системе сохраняется реквизит организации (ИНН, КПП, наименование).
• Работник получает уведомление о внесении записи в личный кабинет на портале «Госуслуги».

Если работник отказался от ведения ЭТК, оформление производится в бумажном виде по образцу, приведённому выше.

Полезные ссылки и ресурсы

• Трудовой кодекс РФ (статья 80) – официальный текст.
• Постановление Минтруда России № 69 от  г. – порядок ведения трудовых книжек.
• Портал «Госуслуги» – личный кабинет для работы с электронной трудовой книжкой.
• Контур.Бухгалтерия – сервис с готовыми шаблонами приказа и записи в трудовую книжку.

Правильное оформление записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке – это не только соблюдение законодательных требований, но и гарантия защиты прав как работника, так и работодателя. Следуя представленному алгоритму, используя приведённый образец и избегая типичных ошибок, вы обеспечите корректность кадрового документооборота и minimизируете риски возникновения споров с трудовой инспекцией или бывшими сотрудниками.

Помните, что актуальная информация всегда доступна в официальных источниках (ТК РФ, Постановления Минтруда, внутренние нормативные акты организации). При сомнениях рекомендуется консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу.