Запись в трудовой книжке при увольнении по сокращению численности или штата организации является одним из ключевых моментов оформления трудовых отношений. Неправильная формулировка может привести к спорам с работником, штрафам для работодателя и сложностям при начислении пенсии. Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, основанная на действующем Трудовом кодексе РФ и актуальных разъяснениях контролирующих органов (данные актуальны на ).
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 81 – основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя (сокращение численности или штата).
- Часть 1, пункт 2 ст. 81 ТК РФ – конкретизирует, что увольнение производится в связи с сокращением штата работников организации.
- Приказ Минтруда России № 122н от «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – регламентирует форму записи в трудовой книжке.
- ФЗ‑27 «О страховых взносах в ПФР» и ФЗ‑400 «О страховых пенсиях» – требуют корректного отражения периода работы для начисления страхового стажа.
Согласно пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ, запись в трудовой книжке должна содержать:
- Формулировку основания расторжения трудового договора;
- Ссылку на конкретную норму закона (статья, часть, пункт).
Пошаговая инструкция оформления записи
Подготовка документов
- Приказ об увольнении по сокращению штата (форма Т‑8 или Т‑8а).
- Трудовая книжка работника (бумажная) либо электронный трудовой договор (СТД‑Р).
- Справка 2‑НДФЛ за два предшествующих года.
- Данные по страховым взносам ОПС (при необходимости).
Внесение записи в бумажную трудовую книжку
- Открыть трудовую книжку на последней незаполненной странице раздела «Сведения о работе».
- В колонке «Дата» указать дату увольнения (день, месяц, год).
- В колонке «Наименование организации, должность» записать полное наименование организации и должность, которую занимал сотрудник.
- В колонке «Причина увольнения» внести запись строго по образцу:
Уволен в связи с сокращением штата работников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ
Важно:
- Каждое слово пишется полностью, без сокращений и аббревиатур (кроме общепринятых обозначений статей, частей, пунктов).
- После точки ставится пробел перед следующей записью (если она будет).
- Запись делается черной или синей пастой, разборчивым почерком.
- В системе кадрового учета создать событие «Увольнение» с типом «Сокращение штата».
- В поле «Основание» выбрать «Пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ».
- Система автоматически сформирует запись в виде:
Внесение записи в электронный трудовой договор (СТД‑Р)
Уволен в связи с сокращением штата работников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ
После подтверждения события необходимо направить сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня.
Примеры корректных записей
| Вариант | Запись в трудовой книжке |
|---|---|
| Сокращение штата (обычное) | Уволен в связи с сокращением штата работников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ |
| Сокращение численности | Уволен в связи с сокращением численности работников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ |
| Сокращение штата по соглашению сторон | Уволен по соглашению сторон в связи с сокращением штата работников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ |
Обратите внимание, что в случае увольнения по соглашению сторон основание указывается дополнительно, но ссылка на ст. 81 ТК РФ остаётся обязательной.
Типичные ошибки и способы их исправления
Ошибки в формулировке
- Сокращение слов – например, «Уволен в связи с сокращ. штата…» – недопустимо.
- Отсутствие ссылки на закон – запись типа «Уволен в связи с сокращением штата» без указания пункта, части и статьи считается неполной.
- Неправильная пунктуация – лишние запятые, отсутствие точки в конце записи.
Как исправить ошибку
- После всех существующих записей в трудовой книжке сделать новую строку.
- В колонке «Причина увольнения» записать:
Запись от [дата ошибочной записи] признана недействительной. Правильная запись: Уволен в связи с сокращением штата работников организации, п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ
- Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и дата исправления.
При ведении электронного трудового договора исправление производится путем аннулирования ошибочного события и создания нового с верным основанием.
Особенности оформления при разных форматах трудовой книжки
Бумажная трудовая книжка
- Запись делается только черной или синей пастой.
- Не допускается использование карандаша, гелевых ручек с стираемым цветом.
- После записи необходимо поставить печать организации (если она предусмотрена внутренними нормами).
Электронный трудовой договор (СТД‑Р)
- Основание выбирается из справочника «Основания расторжения трудового договора».
- Система контролирует наличие ссылки на статью ТК РФ.
- После подтверждения события формируется выписка, которую работник получает в личном кабинете Госуслуг или на бумаге по запросу.
Что выдавать сотруднику в день увольнения
- Трудовая книжка (с правильной записью) либо выписка из СТД‑Р.
- Справка 2‑НДФЛ за два календарных года, предшествующих году увольнения.
- Сведения о сумме начисленных страховых взносов в ПФР (форма СТД‑ПФР).
- Расчётный лист и выплата всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за отпуск, выходное пособие при сокращении).
- Копия приказа об увольнении.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при сокращении штата – это не только формальное соблюдение требований трудового законодательства, но и гарантия защиты прав работника на получение страхового стажа и социальных выплат. Следуя представленной инструкции, кадровик минимизирует риск ошибок, а организация избежит возможных штрафов и трудовых споров.
Помните: каждое слово в записи должно быть написано полностью, ссылка на статью 81, часть 1, пункт 2 ТК РФ обязательна, а исправления допускаются только путем добавления новой записи с признанием предыдущей недействительной.