Выход на пенсию – важный этап в профессиональной жизни сотрудника. При этом необходимо правильно оформить запись в трудовой книжке (бумажной или электронной), чтобы избежать недоразумений при обращении в Пенсионный фонд, в отделе кадров или при оформлении документов в МФЦ.
Какие сведения требуется внести
В трудовую книжку вносится запись об увольнении в связи с выходом на пенсию. Эта запись должна содержать:
- Дата увольнения;
- Причину увольнения – «выход на пенсию»;
- Сведения о последнем месте работы (наименование организации, должность, период работы);
- При необходимости – сведения о стаже, заработной плате и страховых отчислениях (для подтверждения прав на пенсию).
Если в электронной трудовой книжке (ЭТК) отсутствуют сведения о периодах до 1 января 2020 г., их необходимо дополнить данными из бумажной трудовой книжки.
Как добавить недостающие данные в ЭТК
Для пополнения ЭТК следует выполнить следующие действия:
- Собрать все страницы бумажной трудовой книжки, включая сведения о приёме, переводе, увольнении и прочих кадровых мероприятиях;
- Войти в личный кабинет на портале МОИФИНАНСЫ или в личный кабинет ПФР;
- Выбрать пункт «Дополнить ЭТК сведениями из бумажной трудовой»;
- Загрузить скан или фотографию каждой страницы, где отражены нужные сведения;
- Подтвердить загрузку и дождаться обработки (обычно в течение нескольких рабочих дней).
После завершения процесса в ЭТК появятся все недостающие записи, и документ будет готов к использованию.
Оформление увольнения в связи с пенсией
Увольнение по причине выхода на пенсию оформляется в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ. В трудовой книжке вносится запись, которая фиксирует:
- Инициатор увольнения – работник (по собственному желанию);
- Причину увольнения – «выход на пенсию»;
- Дата окончания трудовых отношений.
Важно помнить, что выход на пенсию не происходит в день, когда наступает пенсионный возраст. Например, сотрудник может уже получать пенсию несколько лет, но продолжает работать до официального увольнения.
Пример записи в бумажной трудовой книжке
Запись: Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию. Дата увольнения: . Последнее место работы: ОАО «Строительная компания «Север», должность – главный бухгалтер, с по .
Как правильно оформить возврат трудовой книжки
После того как запись внесена и документ готов, его необходимо вернуть в Пенсионный фонд России (или в другую уполномоченную организацию). Алгоритм такой:
- Получить трудовую книжку у работодателя;
- Предъявить её в ПФР, указав серию и номер;
- Вернуть документ работодателю после подтверждения получения;
- Сохранить копию расписки о возврате.
При соблюдении данного порядка дополнительных записей о выдаче трудовой книжки не требуются.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить электронную трудовую книжку сразу после увольнения? – Да, при условии, что у сотрудника есть доступ к госуслугам и он может запросить выписку из ЭТК.
- Что делать, если бумажная трудовая книжка потеряна? – Нужно подать в ПФР или в отдел кадров письменное заявление о восстановлении, указав причины отсутствия документа.
- Какие документы нужны для подтверждения стажа? – Справка о стаже из ПФР, копии страниц из бумажной трудовой книжки, приказы о приёме на работу.
Пошаговая инструкция для кадрового сотрудника
- Собрать всю необходимую документацию (бумажную трудовую книжку, приказы, приказы об увольнении, справки о заработной плате).
- Сформировать запись об увольнении в установленном виде (см. пример в пункте 2.1).
- Внести запись в ЭТК через личный кабинет ПФР или в МФЦ, загрузив сканы всех страниц бумажной трудовой.
- Получить подтверждение от ПФР о внесении данных.
- Вернуть трудовую книжку работодателю и оформить расписку о её получении.
- Сохранить копии всех документов для будущих запросов в Пенсионный фонд.
Правильное заполнение трудовой книжки в связи с выходом на пенсию – важный элемент юридической и финансовой подготовки к пенсионному возрасту. Соблюдая описанные выше правила, вы гарантируете:
- достоверность записей о стаже и причинах увольнения;
- своевременное подтверждение прав на пенсию;
- отсутствие задержек в возврате документа и выдаче компенсаций.
При возникновении сложностей рекомендуется обратиться в Пенсионный фонд России или в консультационный центр кадрового обслуживания.
Автор статьи: кадровый специалист, 2026 год.