Смерть сотрудника – это трагическое событие, которое сопровождается рядом обязательных кадровых и бухгалтерских процедур. Одной из них является оформление записи в трудовой книжке о прекращении трудового отношения в связи со смертью. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм действий работодателя, нормативные основания и примеры оформления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 84.1 – прекращение трудового договора в связи со смертью работника).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках».
• Федеральный закон «О страховых пенсиях» (для уведомления Пенсионного фонда).
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и инструкции по её заполнению».

Порядок действий при смерти сотрудника

1. Получение документов, подтверждающих факт смерти. Обычно это свидетельство о смерти (выдаётся ЗАГСом) либо справка из морга/больницы.
2. Определение даты прекращения трудового договора. Дата считается днём смерти, указанным в свидетельстве.
3. Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается в разделе «Сведения о работе» (или «Информация о работе») на следующей свободной строке.
4. Выдача трудовой книжки (или её копии) родственникам или уполномоченному лицу. Если родственники не забирают документ, работодатель обязан хранить её в течение 50 лет.
5. Уведомление Пенсионного фонда РФ. В течение пяти рабочих дней после смерти работодатель подаёт форму СЗВ-ТД (или электронный эквивалент) с указанием причины увольнения – «смерть работника».
6. Расчёт и выплата всех причитающихся сумм. Заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск, пособия и др. выплачиваются наследникам или уполномоченным лицам в соответствии с законодательством.

Что указывается в записи трудовой книжки

Запись оформляется согласно инструкции по заполнению трудовых книжек и содержит следующие обязательные реквизиты:

• Дата записи – день, когда вноситься запись (обычно день получения свидетельства о смерти).
• Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
• Сведения о работодателе – наименование организации, её ИНН и КПП (при необходимости).
• Основание прекращения трудового договора – формулировка: «Уволен в связи со смертью».
• Дата прекращения трудового договора – дата смерти, указанная в свидетельстве о смерти.
• Номер и дата документа, послужившего основанием для записи – номер и дата свидетельства о смерти (или справки).
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и расшифровка.
• Печать организации (если она используется).

Пример записи в трудовой книжке

Запись № 12

ООО «Альфа-Тех», ИНН 7701234567, КПП 770101001
Уволен в связи со смертью
Дата прекращения трудового договора: 
Основание: свидетельство о смерти № 45/2026 от , выданное ЗАГСом г. Москвы
Подпись: __________________ /Иванов И.И./
М.П.

При оформлении записи важно соблюдать аккуратность: все поля заполняются без сокращений, даты указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Что делать с трудовой книжкой после заполнения

• Передача родственникам. По заявлению близких родственников (супруг(а), дети, родители) трудовая книжка выдаётся им на руки. При получении необходимо оформить акт приёма‑передачи.
• Хранение у работодателя. Если родственники не заявляют о получении книжки в течение шести месяцев, работодатель обязан хранить её в личном деле сотрудника (или в отдельном архиве) не менее 50 лет с даты последней записи.
• Электронный дубликат. С 2021 года ведётся электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД). При смерти работника в электронном личном кабинете ПФР делается отметка о прекращении трудовой деятельности по основанию «смерть».

Ответственность за нарушение порядка оформления

Нарушение установленной процедуры может повлечь:

• Административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение сроков подачи сведений в ПФР) – от 500 до 1000 руб. для должностных лиц.
• Гражданско‑правовые исковые требования со стороны наследников (невыплата причитающихся сумм, невозможность получения пенсии).
• Репутационные риски для организации.

Полезные советы кадровой службы

1. Заведите шаблон записи в электронном виде, чтобы быстро заполнять необходимые поля при получении свидетельства о смерти.
2. Своевременно информируйте бухгалтерию о необходимости начисления выплат наследникам.
3. Храните копии свидетельств о смерти в отдельном папке «Кадровые документы по увольнениям» – это упростит проверку со стороны инспекций.
4. При работе с электронными трудовыми книжками проверяйте, что в системе ПФР отметка о смерти выставлена корректно (поле «Основание прекращения» – «Смерть работника»).
5. Обучайте сотрудников отдела кадров действиям в чрезвычайных ситуациях – наличие чёткого инструктажа снижает стресс и ошибки.

Заполнение трудовой книжки при смерти работника – это строго регламентированная процедура, направленная на защиту прав наследников и корректное ведение учёта трудовых отношений. Соблюдение нормативных требований, аккуратное заполнение всех реквизитов и своевременное взаимодействие с Пенсионным фондом помогут избежать штрафов и спорных ситуаций. Наличие чёткого внутреннего регламента и готового шаблона записи значительно упростит работу кадровой службы в трудный момент.