Запись в трудовой книжке за прогул, это не просто формальность, а юридически значимое действие, которое фиксирует грубое нарушение трудовой дисциплины․ Неправильное оформление может привести к признанию увольнения незаконным, восстановлению работника на работе и выплате компенсаций․ С 2026 года, с повсеместным переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), порядок немного изменился, но суть осталась прежней․ Данное руководство актуально как для бумажных, так и для электронных трудовых книжек․

Что считается прогулом по Трудовому кодексу РФ?

Согласно ст․ 192 ТК РФ, прогул, это отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены)․ Важно отличать:

• Прогул — полное отсутствие без причины․
• Опоздание — приход позже установленного времени․ За одно опоздание уволить за прогул нельзя․ Но систематические опоздания (например, 3 раза в течение 2 месяцев) могут быть квалифицированы как прогул по совокупности, если это предусмотрено локальными нормативными актами и правилами внутреннего распорядка․

Уважительные причины отсутствия (болезнь, карантин, выполнение государственных обязанностей и т․д․) должны быть подтверждены документально․ Отсутствие таких документов — основание для квалификации как прогула․

Подготовительный этап: что должен сделать работодатель ДО увольнения

Уволить за прогул нельзя просто так․ Необходимо соблюсти процедуру, установленную ст․ 193 ТК РФ:

1. Запрос объяснительной․ Работодатель обязан в письменной форме потребовать от сотрудника объяснений по факту отсутствия․ Лучше всего — направить заказное письмо с уведомлением о вручении или вручить под расписку․ Если сотрудник отказывается давать объяснения, составляется соответствующий акт․
2. Служебное расследование․ Нужно собрать доказательства: табель учета рабочего времени, приказы о выходе на смену, свидетельские показания, данные системы контроля доступа (СКУД)․ Все это оформляется актом․
3. Издание приказа (распоряжения) об увольнении․ На основании собранных материалов издается приказ по форме Т-8 (для бумажных книжек) или электронный приказ в системе ЭТК․ В приказе должны быть четкие формулировки: «Уволить за прогул (неявку на рабочее место без уважительных причин) с [дата]»․ Приказ должен быть ознакомлен под роспись с сотрудником (или направлен ему по почте)․

Формулировка записи в трудовой книжке: образцы

Запись должна быть краткой, точной и соответствовать основанию увольнения, указанному в приказе․ Используйте унифицированные формулировки, рекомендованные Минтрудом․

Для бумажной трудовой книжки (форма Т-2)

Запись вносится в графу 3 (сведения о работе) на основании приказа․ Пример:

[Дата] Уволен за прогул (неявку на рабочее место без уважительных причин) на основании п․ 1 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ․ Приказ от [дата приказа] № [номер]․

Обязательно: в конце записи ставятся подпись ответственного лица (кадровика, руководителя) и печать организации․ Все предыдущие записи также заверяются при увольнении․

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2026 года для большинства работников ведение ЭТК в Социальном фонде России (СФР) — основной способ․ Порядок аналогичен, но технически иной:

1. Работодатель направляет в СФР Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) с указанием основания увольнения․
2. В системе СФР выбирается код причины увольнения: «Увольнение за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул)»․
3. Текст записи формируется автоматически на основе переданных данных․ Он будет выглядеть аналогично бумажному варианту, но без печати․
4. Сотрудник может в любой момент получить выписку из ЭТК (электронную или бумажную) через личный кабинет на портале Госуслуг или в СФР․

Последствия ошибок при оформлении записи

Частые и опасные ошибки:

• Неточная формулировка․ Запись «Уволен по собственному желанию» вместо «за прогул» полностью меняет юридический смысл․
• Отсутствие ссылки на приказ․ Без номера и даты приказа запись не подтверждает законность увольнения․
• Несвоевременное внесение․ По правилам, запись вносится в день увольнения или не позднее следующего рабочего дня․
• Отсутствие заверения (для бумажной)․ Без подписи и печати запись недействительна․
• Неправильный код в ЭТК․ Если в ЕФС-1 указан не тот код причины, в выписке будет неверная информация․

Что будет, если ошибка? Сотрудник может обратиться в суд с иском о восстановлении на работе, и при наличии доказательств (например, что он был в отпуске или больнице) суд, скорее всего, встанет на его сторону, если запись в книжке не соответствует реальным обстоятельствам․

Особенности перехода на электронную трудовую книжку (с 2026 года)

Согласно ст․ 66․1 ТК РФ:

• С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки для вновь принимаемых на работу граждан, которые ранее не имели трудовой книжки․
• Для остальных работников (имеющих бумажную книжку) сохраняется право выбора: продолжить вести бумажную или перевести ее в электронную форму․ Перевод в ЭТК происходит только с согласия работника․
• При увольнении работника с бумажной книжкой, если он не дал согласия на перевод в ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку с внесенной записью об увольнении․
• Если работник согласен на ЭТК, то запись вносится только в электронную базу СФР․ Бумажный документ при этом не выдается․

Пошаговая инструкция: от факта прогула до записи в книжку

1. Фиксация факта․ В день прогула: проверьте табель, составьте акт о неявке․
2. Запрос объяснений․ Направьте письменный запрос сотруднику (желательно в тот же день или на следующий)․
3. Рассмотрение объяснений․ Если причина не подтверждена документами, готовьте документы для увольнения․
4. Издание приказа․ Подготовьте приказ об увольнении за прогул (форма Т-8 или электронный приказ)․ Уведомьте сотрудника․
5. Внесение записи․
   • Для бумажной книжки: В день увольнения (или на следующий) внесите запись в графу 3, заверьте подписью и печатью․ Сдайте книжку сотруднику под расписку․
   • Для ЭТК: В тот же день сформируйте и направьте в СФР форму ЕФС-1 с указанием кода причины увольнения «за прогул»․ Убедитесь, что данные приняты системой․
6. Выдача документов․ При увольнении выдайте сотруднику трудовую книжку (бумажную) или справку из ЭТК (если он работает с электронной версией), а также все расчеты․

Запись «Уволен за прогул» в трудовой книжке — это итог строгого и документально подтвержденного процесса․ Основные принципы: доказанность факта, законность процедуры, точность формулировки и своевременность․ В эпоху электронных трудовых книжек критически важно правильно указать код причины увольнения в ЕФС-1․ При малейших сомнениях в законности своих действий или в обстоятельствах прогула — проконсультируйтесь с юристом по трудовому праву; Это сэкономит компанию от судебных издержек и репутационных потерь․

Статья подготовлена на основе анализа информации о порядке ведения трудовых книжек и увольнении за прогул по состоянию на май 2026 года․ Актуальность нормативных актов (ТК РФ, приказы Минтруда, правила ведения ЭТК) необходимо проверять на момент применения․