Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современных условиях организации часто сталкиваются с необходимостью замещать сотрудника, temporarily absent (по болезни, декретному отпуску, командировке и т.д.). При этом важно соблюсти требования трудового законодательства и правильно внести сведения в трудовую книжку замещающего работника. Ниже представлен подробный пошаговый гид, включающий нормативную базу, порядок оформления, образцы записей и практические рекомендации.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (прием на работу), ст. 68 (ведение трудовых книжек), ст. 59 (запись о приеме на работу).
Постановление Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их копий» (далее – Правила ведения ТК).
Письмо Роструда от № ПГ/07‑12‑03‑12‑01 о порядке внесения записи при приеме на работу замещающего сотрудника.
Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (для подтверждения факта отсутствия основного работника – справка из отдела кадров или больничный лист).

Согласно ст. 66 ТК РФ, при приеме на работу работодатель обязан внести запись в трудовую книжку работника, если данная работа является для него основной. При замещении отсутствующего сотрудника запись оформляется как обычный прием на работу – без указания, что работа носит временный характер или что сотрудник замещает другого работника.

Последовательность действий при приеме замещающего работника

Получение заявления от работника (или инициатива работодателя) о приеме на работу на определенный срок.
Подготовка приказа о приеме на работу (форма Т‑1 или аналогичная внутренняя форма). В приказе указываются:
- дата приема;
- должность, структурное подразделение;
- срок действия трудового договора (если срочный) – например, «с по »;
- основание: «в связи с временным отсутствием работника ФИО (должность) в связи с болезнью/декретным отпуском/командировкой»;
- номер и дата приказа.
Ознакомление работника с приказом под роспись.
Заполнение трудовой книжки (если у работника уже есть ТК – делаем запись; если нет – заводим новую).
Внесение записи в личную карточку работника (форма Т‑2).
Оформление трудового договора (срочный или бессрочный, в зависимости от продолжительности замещения).
Уведомление отдела кадров и бухгалтерии о начале и окончании замещения (для начисления зарплаты, отпусков, больничных и т.д.).

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись о приеме на работу оформляется в соответствии с п. 9 Правил ведения трудовых книжек. Обязательные элементы:

Номер записи – последовательный номер в трудовой книжке.
Дата приема – день, месяц, год (формат ДД.ММ.ГГГГ).
Информация о работодателе – полное наименование организации, её ИНН (по желанию, но часто указывают).
Должность, структурное подразделение – именно та, на которую принимается работник.
Номер и дата приказа о приеме на работу.

Важно! Запись не должна содержать пометки о том, что работа является временной или что сотрудник замещает отсутствующего работника. Такие формулировки могут быть расценены как нарушение правил ведения ТК и привести к спорам при проверке трудовой инспекции.

Пример записи в трудовой книжке

Запись № 12

Принят на работу в ООО «Альфа‑Тех» (ИНН 7701234567)
Должность: инженер‑программист отдела разработки
Подразделение: отдел информационных технологий
Приказ № 45 от

Если данное место работы является для работника первым, перед записью о приеме необходимо оформить новую трудовую книжку (заполнить ьный лист: ФИО, дата рождения, образование, профессия и т.д.).

Что НЕ следует писать

«в связи с отсутствием основного работника»;
«временный замещающий сотрудник»;
«по совместительству» (если работа не совместительна).

Указание подобных фраз делает запись несоответствующей Правилам ведения ТК и может быть основанием для требования исправить запись.

Оформление окончания замещения

Когда срок замещения истекает (или основной работник возвращается), необходимо оформить запись об увольнении или переводе замещающего сотрудника:

Если трудовой договор был срочным и заканчивается – запись об увольнении по истечении срока договора (ст. 77 ТК РФ, п. 1 ч. 1).
Если договор бессрочный, но работа была временной – возможен перевод на другую должность или увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
Запись об увольнении оформляется аналогично приему: номер записи, дата, основание (приказ об увольнении), номер и дата приказа.

Пример записи об увольнении

Запись № 13

Уволен по истечении срока трудового договора
Приказ № 78 от

После увольнения в трудовой книжке ставится запись о прекращении трудового договора, а в личной карточке – отметка об окончании работы.

Практические рекомендации и частые ошибки

Частые ошибки

Указание в записи фразы «временно», «замещает», «по совместительству» без основания.
Отсутствие номера и даты приказа в записи.
Несоблюдение последовательности номеров записей (пропуск или дублирование).
Запись о приеме сделана карандашом или разборчивым почерком, что затрудняет чтение.
Не оформлена новая трудовая книжка, когда место работы первое для сотрудника.

Прием на работу на время отсутствия основного работника – распространенная практика, требующая строгого соблюдения трудового законодательства. Запись в трудовой книжке оформляется как обычный прием на работу, без указания временного характера или замещения. Следуя представленному алгоритму, используя правильные формулировки и проверяя каждый этап, вы избежите ошибок, обеспечите прозрачность кадрового учета и защитите организацию от возможных претензий трудовой инспекции.

Помните: аккуратность, внимательность к деталям и своевременная сверка с нормативными актами – залог корректного ведения трудовых книжек и благоприятных трудовых отношений в вашей компании.

Статья подготовлена с использованием информации из открытых источников и действующего законодательства на дату .

Оформление записи в трудовой книжке замещающего работника: пошаговый гид